De raad keurt het reglement voor de erkenning van de vrijetijdsverenigingen goed.
Door de aanpassing van de reglementen voor de werkingssubsidies jeugd, sport en cultuur en de globale aanpak ervan, werd ook gekozen voor het maken van een globaal reglement voor de erkenning.
Wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt (Cultuurpactwet);
Wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen;
Artikel 40 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017;
Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus;
Ministerieel Besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus met de bijbehorende bijlagen met de schema's en de rekeningstelsels;
Het meerjarenplan 2020-2025 van de gemeente Tervuren.
Op basis van de basisnota die werd goedgekeurd door het college, is er gewerkt aan een nieuw reglement. In dit nieuwe reglement is bewust gekozen voor een erkenning van verenigingen met een lokale verankering.
Er is voorzien in een overgangsperiode voor de reeds erkende verenigingen. Deze verenigingen behouden hun erkenning gedurende één jaar en krijgen met andere woorden de tijd om zich aan te passen aan de nieuwe reglementering.
De bestaande voordelen (dus deze voorafgaand aan het nieuwe reglement) voor erkende verenigingen blijven ongewijzigd.
Dit reglement kwam tot stand met de medewerking van de bevoegde adviesraden sport, jeugd en cultuur. Er was inspraak mogelijk op verschillende manieren.
| Cultuur | Jeugd | Sport |
| Werkgroep: 8 momenten waarvan het laatste op 16 januari 2023 |
Werkgroep: 7 momenten |
Sportraad: 3 momenten waarvan |
| Consultatie 2022: |
Consultatie 2022: tijdens 3 Algemene vergaderingen |
Consultatie 2022: infovergadering op 4 oktober 2022 |
| Simulatie najaar 2022 gegevens van de verenigingen | ||
| Consultatie 2023: infovergadering 27 februari 2023 |
Consultatie 2023: Algemene vergadering 1 maart 2023 |
Consultatie 2023: infovergadering op 10 januari 2023 |
Dit reglement geeft geen aanleiding tot een structurele verhoging van het budget.
Enig artikel. De raad keurt het reglement voor de erkenning van de vrijetijdsverenigingen als volgt goed:
Reglement voor de erkenning van de vrijetijdsverenigingen
ALGEMENE BEPALINGEN
ARTIKEL 1. DOELSTELLING
Het lokaal bestuur Tervuren wil het gemeenschapsleven in Tervuren bevorderen en verenigingen ondersteunen die daartoe bijdragen. Om in aanmerking te kunnen komen voor ondersteuning, dient een vereniging eerst erkend te worden.
ARTIKEL 2. ALGEMEEN
Het lokaal bestuur Tervuren erkent vrijetijdsverenigingen volgens de voorwaarden die in dit reglement vastgelegd zijn en na advies van de bevoegde adviesraad.
ARTIKEL 3. DEFINITIES
3.1. Een vrijetijdsvereniging is een groep mensen die zich verenigt onder één noemer (naam) om een bepaald doel te bereiken op sportief of op socio-cultureel vlak via (groeps)activiteiten die zich hoofdzakelijk in de vrije tijd van mensen afspelen.
3.2. De bevoegde adviesraad is een bij gemeenteraadsbesluit opgerichte adviesraad wiens bevoegdheden het dichtst aansluiten bij de hoofdactiviteit van de verenigingen. Concreet gaat dit over de jeugdraad, sportraad en cultuurraad.
TOEPASSINGSGEBIED
ARTIKEL 4. ERKENNINGSVOORWAARDEN
Om door de gemeente erkend te worden als Tervuurse vrijetijdsvereniging, dient de vereniging aan de volgende voorwaarden te voldoen:
1. De vereniging is een groepering van mensen die zich structureel (lange termijn) heeft georganiseerd of die pas opstart met het engagement om zich structureel te organiseren met als primaire doelstellingen gezamenlijke interesse of hobby, sociale verbinding, ontmoeting en/of talentontwikkeling.
2. De vereniging heeft een actieve werking op het grondgebied van de gemeente Tervuren en is een vzw of feitelijke vereniging. De vzw-statuten dienen up-to-date te zijn en een feitelijke vereniging dient te beschikken over een basisdocument waarin de basisregels van de vereniging staan neergeschreven.
3. De vereniging heeft minstens 3 leden waarvan minstens één lid minstens 18 jaar is.
4. De vereniging werkt hoofdzakelijk of volledig met vrijwilligers en zonder commerciële doeleinden.
5. De vereniging is democratisch georganiseerd en heeft een autonoom bestuur.
6. De vereniging is een open vereniging: iedereen die tot de doelgroep van de vereniging behoort, moet lid kunnen worden van de vereniging op voorwaarde dat hij/zij de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt. De vereniging streeft naar diversiteit en inclusie binnen de werking.
7. De vereniging onderschrijft het streven naar een harmonieus Tervuren waar mensen met respect voor en mét elkaar samenleven. De vereniging stelt zich open en dialogerend op in het brede Tervuurse veld.
8. De vereniging erkent en onderschrijft het Nederlandstalig karakter van de gemeente en erkent in dat kader het belang van het Nederlands voor haar werking, communicatie en organisatie.
9. De burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de vereniging, haar leden, haar bestuurders, lesgevers en leiding wordt door een verzekering, aangepast aan de activiteit, gedekt. De verzekering kan ook door een koepel of federatie afgesloten zijn.
10. Minstens 50% van de leden van de vereniging woont in Tervuren.
Indien 50% van de leden woont in Tervuren, Overijse, Bertem, Huldenberg en Hoeilaart dan volstaat 30% inwoners van Tervuren.
Verenigingen met 75 of meer leden die in Tervuren wonen, moeten niet aan deze percentages voldoen.
11. De gemeenteraad kan een uitzondering toestaan. De vereniging dient dan te zorgen voor een duidelijke motivatie omtrent de binding van de vereniging met de gemeente Tervuren.
12. Een vereniging uit Eizer kan een uitzondering krijgen op voorwaarde dat zij ook actief zijn op het grondgebied Tervuren, door het organiseren van activiteiten of evenementen in Tervuren. De gemeenteraad beslist over deze erkenningsaanvraag.
ARTIKEL 5. UITGESLOTEN VERENIGINGEN
Volgende groepen/verenigingen worden uitgesloten voor erkenning:
• commerciële initiatieven;
• beroepsinitiatieven;
• mutualiteiten;
• vakorganisaties;
• politieke partijen en de afdelingen ervan.
ERKENNINGSPROCEDURE
ARTIKEL 6. AANVRAAG
Elke vereniging die erkend wenst te worden, dient bij het college van burgemeester en schepenen een aanvraag tot erkenning in waarin wordt aangetoond dat zij voldoet aan de vereisten in artikel 4, waaronder:
• De lijst van alle bestuursleden en hun contactgegevens.
• De ledenlijst met woonplaats. Deze wordt na de erkenning onmiddellijk vernietigd.
• Bewijs dat de vereniging initiatief neemt om het gemeenschapsleven in Tervuren te bevorderen. Dit kan via een werkingsverslag, flyers, affiches, statuten of huishoudelijk reglement …
• Bewijs van aansprakelijkheidsverzekering.
ARTIKEL 7. PROCEDURE
7.1. De afdeling vrije tijd beoordeelt de aanvragen en brengt advies uit aan het college van burgemeester en schepenen. Indien een vereniging niet voldoet aan de voorwaarden kan een uitzondering worden toegestaan door de gemeenteraad na advies van de bevoegde adviesraad.
7.2. De lijst van reeds erkende verenigingen wordt om de 3 jaar nogmaals ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Dit in het eerste en vierde jaar van de bestuursperiode. De erkende verenigingen krijgen op dat moment een uitnodiging van de afdeling vrije tijd om hun gegevens te bevestigen en te actualiseren.
7.3. In de periode tussen aanvaarding van de aanvraag door de afdeling vrije tijd en beslissing tot erkenning door het college van burgemeester en schepenen heeft de vereniging het statuut van ‘voorlopig erkend’, hetgeen dezelfde rechten en plichten omvat als ‘erkend’.
7.4. De verstrekte gegevens komen in een databank die de gemeente kan gebruiken voor beleidsvoering, promotie en algemene administratie. Alle persoonsgegevens worden conform de huidige privacywetgeving verwerkt.
VOORDELEN VAN DE ERKENNING
ARTIKEL 8. VOORDELEN
Erkende verenigingen kunnen gebruikmaken van verschillende gemeentelijke ondersteuningsvormen:
• Opgenomen worden in de lijst van erkende verenigingen van de gemeente Tervuren;
• Gebruik kunnen maken van de communicatiekanalen van de gemeente (https://www.tervuren.be/vrije-tijd/verenigingen-en-clubs/communicatiekanalen-voor-verenigingen);
• Gemeentelijke subsidies kunnen aanvragen als deze verenigingen voldoen aan de voorwaarden van de subsidiereglementen;
• Tariefverminderingen en voorrang kunnen krijgen bv. bij terbeschikkingstelling van gemeentelijke infrastructuur;
• Gratis kunnen ontlenen van materialen via de dienst WEB of de uitleendienst.
Indien er in een gemeentelijk reglement verwezen wordt naar ‘erkende vereniging(en)’, dan worden onder meer de vrijetijdsverenigingen bedoeld die een erkenning genieten in overeenstemming met dit reglement.
ARTIKEL 9. SANCTIE EN VERLIES VAN ERKENNING
9.1. Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen tot het stopzetten van een erkenning wanneer de betrokken vereniging niet meer voldoet aan één of meer voorwaarden voor erkenning uit artikel 4, en dit na advies van de bevoegde adviesraad.
9.2. Indien een vereniging niet meer voldoet aan de gestelde voorwaarden is het de verantwoordelijkheid van de vereniging om dit te melden aan de afdeling vrije tijd.
9.3. Een vereniging verliest automatisch haar erkenning indien er gedurende 1 jaar geen werking is tenzij de vereniging contact opneemt met de gemeente en motiveert waarom dat zij haar erkenning wenst te behouden. Hierover zal het college een beslissing nemen na advies van de bevoegde adviesraad.
9.4. Erkende verenigingen, die oneigenlijk gebruik maken van hun erkenning verliezen hun erkenning voor het werkjaar waarin de vaststelling wordt gedaan.
Het college van burgemeester en schepenen stelt het oneigenlijk gebruik vast en de beslissing van het college wordt medegedeeld aan de vereniging.
De intrekking van de erkenning heeft automatisch verlies van het recht op de gemeentelijke ondersteuning tot gevolg.
OVERGANGSMAATREGELEN
ARTIKEL 10. BESTAANDE ERKENNINGEN
De door de bevoegde adviesraad reeds erkende vrijetijdsverenigingen behouden hun erkenning bij aanvang van het reglement. Deze verenigingen krijgen 1 jaar de tijd om zich in regel te stellen met de nieuwe voorwaarden. Deze verenigingen worden na 1 jaar uitgenodigd door de afdeling vrije tijd om een aanvraag in te dienen zoals voorzien in artikel 6.
SLOTBEPALINGEN
ARTIKEL 11. SLOTBEPALINGEN
11.1. Alle niet in dit reglement voorziene gevallen, en ook mogelijke betwistingen, worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen met een advies van de afdeling vrije tijd.
11.2. Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2023.