De gemeenteraad keurt het reglement over buurtfeesten goed.
Het buurtfeest van de Paardenmarktstraat is ondertussen enorm gegroeid en heeft nood aan extra materiële ondersteuning. Verder was het reglement ook verouderd.
- Artikelen 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De gemeenteraad is bevoegd voor het vaststellen van de gemeentelijke reglementen.
- De wet van 25 juni 1993 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante activiteiten en kermisactiviteiten, gewijzigd bij de wetten van 4 juli 2005, 20 juli 2006, 22 december 2009 en 21 januari 2013 en de decreten van 24 februari 2017 en 3 maart 2023, artikelen 8 tot en met 10 (hierna afgekort als de 'wet')
- Het koninklijk besluit van 24 september 2006 betreffende de uitoefening en organisatie van ambulante activiteiten gewijzigd bij besluiten van de Vlaamse Regering van 21 april 2017 en 22 september 2023, artikel 15 en artikelen 23 tot en met 44
- Artikel 5.72 en 5.81 van de wet van 28 april 2022 betreffende de verbintenissen.
- Zonaal evenementenreglement van 1 mei 2023
- Besluit van de Vlaamse Regering van 20 december 2024 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 17 februari 2012 tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen
- Wet van 14 november 1983 over de controle op de toekenning en aanwending van sommige toelagen
- Artikel 40 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017
- Retributiereglement van 25 mei 2021 voor het ontlenen en het gebruik van materiaal van de dienst Werken in Eigen Beheer
- Retributiereglement van 18 december 2025 over het inzetten van gemeentelijk vakpersoneel
Voor het buurtfeest in de Paardenmarktstraat was het basispakket voor buurtfeesten niet voldoende. Volgens het reglement mogen zij meer afnemen dan het basispakket, maar kan dit pas 6 weken voor het buurtfeest bevestigd worden. Dit om tafels, stoelen en partytenten nog beschikbaar te houden voor andere externe organisatoren die tot 6 weken voor hun evenement een aanvraag mogen indien. Dienst evenementen heeft de vraag gekregen om te kijken hoe dit wél mogelijk is voor grote buurtfeesten. Verder is het reglement geüpdatet, waar verschillende zaken verouderd waren. De volgende wijzigingen en/of toevoegingen zijn gebeurd:
De aanpassing van het reglement geeft geen aanleiding tot een structurele verhoging van het budget.
Artikel 1. Algemene bepalingen
Binnen de perken van de jaarlijks goedgekeurde begrotingskredieten wordt onder de hierna vermelde voorwaarden een gemeentelijke financiële of indien gewenst logistieke ondersteuning verleend aan activiteiten die tot doel hebben de sociale contacten binnen een straat, wijk, buurt (of een duidelijk afgebakend gedeelte ervan) te bevorderen. Hierbij is het de bedoeling bestaande initiatieven te ondersteunen en nieuwe te bevorderen.
Artikel 2. Doelgroep
§1 Elk straat-, buurt- of wijkcomité of elke bewonersgroep of vereniging met als hoofddoel de sociale contacten in de buurt te bevorderen door de organisatie van een straat-, buurt- of wijkfeest kan één maal per kalenderjaar een beroep doen op dit reglement.
§2 Onder een straat-, buurt- en wijkfeest wordt verstaan: elke activiteit die het buurtleven opwaardeert en ontmoeting stimuleert. Uitgesloten zijn privéfeesten, familiefeesten, feesten van vzw’s, horecazaken, vennootschappen of verenigingen met een ander hoofddoel dan het bevorderen van de sociale contacten binnen een buurt, activiteiten met winstoogmerk, schoolfeesten en feesten met een politiek, religieus of filosofisch karakter.
§3 Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:
- Regulier buurtfeest: een activiteit die zich richt tot de doelgroep zoals omschreven in §1 en §2;
- Groot buurtfeest: een buurtfeest waarbij de organisator kan aantonen dat er meer dan 100 bewoners aanwezig zullen zijn. Vanwege de schaal en de organisatorische impact worden deze feesten beschouwd als evenementen met een breder gemeentelijk kader. Om het aantal bewoners te staven zal een lijst worden opgevraagd met alle uitgenodigde personen met hun huisnummer.
Artikel 3. Voorwaarden
Om in aanmerking te komen voor ontvangst van deze ondersteuning dient het initiatief te voldoen aan de volgende voorwaarden:
- Het straat-, buurt- of wijkfeest vindt plaats op het grondgebied van de gemeente Tervuren en richt zich tot alle inwoners van minstens één volledige straat of straatgedeelte met minimum 20 geografisch gegroepeerde en geregistreerde huisnummers (tenzij ingeval één volledige straat minder dan 20 huisnummers telt);
- Iedere inwoner van het afgebakende gebied is welkom op het feest en dient er een uitnodiging voor te ontvangen;
- De leden van het organiserend comité zijn woonachtig in de betrokken straat, wijk, buurt of afgebakend gedeelte ervan;
- Het straat-, buurt- of wijkfeest kan plaatsvinden op privéterrein alsook op de openbare weg. In het laatste geval is de organisator ertoe gehouden tijdig de nodige aanvragen te doen voor het afsluiten van de betrokken straat /straten;
- Er wordt door de organisator een verzekering afgesloten voor het feest;
- De organisator dient een plan bij te voegen met een overzicht van de inname van het openbaar domein;
- De organisator is verantwoordelijk voor het plaatsen van de signalisatie voorafgaand aan de start van de activiteit evenals het wegnemen van signalisatie na de activiteit, dit in overeenstemming met de uren zoals vermeld in de toelating van de gemeente.
Artikel 4. Aanvraagprocedure
§1 De aanvraag tot ondersteuning dient door het organiserend comité uiterlijk 6 weken voor de datum van de activiteit ingediend te worden bij het gemeentebestuur van Tervuren.
Deze aanvraag gebeurt online via het evenementenloket.
Deze aanvraag dient volledig en correct te worden ingevuld in het Nederlands. Het verstrekken van onvolledige of onjuiste gegevens kan aanleiding geven tot terugvordering van de gehele of een deel van de principieel toegekende som.
§2 De aanvragen worden behandeld in volgorde van de datum van indiening.
§3 Indien de activiteit gewijzigd wordt of niet kan doorgaan, deelt het organiserend comité dit onmiddellijk mee aan de afdeling Vrije Tijd.
§4 Het college van burgemeester en schepenen verleent binnen de 3 weken na de datum van ontvangst van het geldige aanvraagformulier en na advies van respectievelijk de afdeling Vrije Tijd en de dienst WEB (Werken in Eigen Beheer) al dan niet zijn principiële goedkeuring aan de financiële of logistieke ondersteuning van de activiteit.
Artikel 5. Doel van de financiële ondersteuning (subsidie)
§1 De subsidie beoogt de financiële ondersteuning van de basisorganisatiekosten die rechtstreeks verband houden met de activiteit. Niet limitatief wordt onder ‘basisorganisatiekosten’ verstaan: materiaalkosten zoals huur frigo’s, gasvuren, toebehoren keukenmateriaal, kosten voor aanmaak van affiches, flyers, uitnodigingen, versieringen, uitkoopsommen, verzekeringen, … met uitzondering evenwel van kosten voor aankoop van geschenken, voedsel, drank, vervoerskosten of onkosten voor het verhuren van eigen materieel door particuliere personen (al dan niet wonend in de straat, wijk of buurt waarop de aanvraag betrekking heeft of behorend tot het organiserend comité).
§2 De financiële ondersteuning is afhankelijk van de categorie zoals gedefinieerd in Artikel 2, §3:
- Voor een regulier buurtfeest bedraagt de subsidie maximaal 200 EUR.
- Voor een groot buurtfeest bedraagt de subsidie maximaal 300 EUR. In dit geval dient de volledige namenlijst na afloop van het evenement te worden bezorgd ter verantwoording.
§3 Deze tegemoetkoming kan niet méér dan de effectieve kosten bedragen noch gecumuleerd worden met andere gemeentelijke subsidies of toelagen voor dezelfde activiteit. Indien bij meerdere instanties/overheden een subsidie/toelage bekomen wordt voor hetzelfde initiatief, mogen de verantwoordingsstukken slechts éénmaal ingebracht worden.
§4 Het organiserend comité verbindt er zich toe al de toepasselijke wettelijke en administratieve voorschriften na te leven (politiereglementen, taksen, Unisono, signalisatie, verzekeringen, e.a.).
§5 Het gemeentebestuur draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de organisatie en kan derhalve op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden.
§6 De financiële tegemoetkoming wordt via overschrijving ontvangen na beoordeling van de bewijsstukken bedoeld in artikel 6 van dit reglement.
Artikel 6. Verantwoordingsstukken en uitbetaling van de financiële tegemoetkoming
§1 Met het oog op de uitbetaling dienen uiterlijk 2 maanden na de datum van het evenement volgende verantwoordingsstukken aangetekend of tegen ontvangstbewijs bezorgd te worden aan de gemeente Tervuren, afdeling Vrije Tijd, Markt 7B, 3080 Tervuren
- De onkostennota, opvraagbaar bij de afdeling Vrije Tijd, Markt 7B, 3080 Tervuren, via vrijetijd@tervuren.be met daarbij gevoegd de facturen/ onkostennota’s die betrekking hebben op de organisatie alsook de originele betalingsbewijzen;
- De initiatiefnemers verklaren hierbij dat deze verantwoordingsstukken uitsluitend aangewend worden met het oog op de subsidies via dit subsidiereglement;
- Relevante documenten die de georganiseerde activiteit aantonen (niet limitatief: uitnodiging, affiche, flyer, enkele foto’s van het evenement e.d.).
§2 De uitbetaling gebeurt op het door het organiserend comité opgegeven rekeningnummer binnen de 3 weken na de datum van ontvangst van de geldige verantwoordingsstukken, na beoordeling en advies van de afdeling Vrije Tijd.
§3 Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor om de conform artikel 4 §4 principieel goedgekeurde financiële tegemoetkoming in te trekken indien het organiserend comité de gevraagde verantwoordingsstukken niet binnen de in §1 vastgelegde termijn overmaakt of indien onregelmatigheden geconstateerd werden.
Artikel 7. Logistieke ondersteuning
§1 Het organiserend comité kan ervoor kiezen om de financiële ondersteuning om te zetten in een gemeentelijke logistieke ondersteuning van de activiteit. Hiertoe is een basispakket ter beschikking bestaande uit :
- 2 karren van elk 50 klapstoelen,
- 20 tafels,
- 2 partytenten,
Indien de organisator meer dan één basispakket wenst te gebruiken, gelden de volgende regels:
- Voor een regulier buurtfeest kan extra materiaal vanaf 6 weken voor de start van de activiteit worden toegestaan, afhankelijk van de beschikbaarheid .
- Voor een groot buurtfeest (zoals gedefinieerd in Art. 2, §3) kan dit extra materiaal (extra tafels, stoelen of tenten) reeds bij de initiële aanvraag worden gereserveerd. Voor hen vervalt de extra wachttermijn.
§2 Ook in dit geval zijn artikel 5 §4 en 5 §5 van dit reglement van toepassing.
§3 Levering van dit materiaal is enkel mogelijk op weekdagen en mits voorafgaande afspraak met de dienst WEB.
§4 Gebruik van het basispakket materiaal gebeurt zonder betaling van een waarborg. Bij schade of verlies worden de kosten van herstel of van vervanging volledig aangerekend. Ook als het materiaal enorm vuil is, zal hiervoor een vergoeding gevraagd worden volgens het retributiereglement over het inzetten van gemeentelijk vakpersoneel.
§5 De beschikbaarheid van het materiaal is niet gegarandeerd. Indien het materiaal niet ter beschikking is, blijft het voor het organiserend comité mogelijk om gebruik te maken van de subsidie, die wel gegarandeerd blijft.
Artikel 8. Controle en sancties
§1 Controle op de naleving van dit reglement en op de juistheid van de in het aanvraagformulier opgegeven activiteit kan op verzoek van het college van burgemeester en schepenen op ieder ogenblik worden uitgeoefend door een afgevaardigde van de afdeling Vrije Tijd. Vastgestelde afwijkingen van de aanvraag kunnen leiden tot de uitsluiting van de organisatie voor de financiële ondersteuning voor het betreffende kalenderjaar.
§2 Verzet door het organiserend comité tegen de uitoefening van deze controle kan eveneens leiden tot de uitsluiting voor de financiële ondersteuning voor het betreffende kalenderjaar.
§3 Het college van burgemeester en schepenen beslist ingeval van betwistingen telkens na advies van de afdeling vrije tijd.
Artikel 9. Slotbepaling
Het reglement op de buurtfeesten van 25 mei 2021 wordt opgeheven vanaf 1 juni 2026. Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2026.