Besluit  Gemeenteraad

Enig artikel. De raad keurt voorliggend erkenningskader voor Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA) goed.

1. Doel
Lokaal bestuur Tervuren ontwikkelt met dit document een lokaal erkenningskader voor Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA). Dit reglement geeft uitvoering aan het BOA-decreet. Het reglement legt lokale kwaliteitsverwachtingen door middel van erkenningsvoorwaarden vast voor organisatoren van buitenschoolse opvang en activiteiten binnen het grondgebied van Tervuren.

De erkenningsvoorwaarden bouwen voort op de zes kerngebieden die door de Vlaamse overheid zijn vastgelegd en die gebaseerd zijn op het Europees kwaliteitskader voor kinderopvang.

Lokaal bestuur Tervuren erkent buitenschools aanbod voor kleuters en lagereschoolkinderen dat voldoet aan voorwaarden uit dit reglement en in overeenstemming is met het BOA-decreet.

2. Definities
In dit reglement hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis.
- BOA: buitenschoolse opvang en activiteiten.
- BOA-decreet: het Decreet van 3 mei 2019 houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten, inclusief latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten.
- Voor- en naschoolse opvang: formeel georganiseerde kinderopvang voor schoolgaande kinderen buiten de schooluren.
- Activiteiten: bezigheden buiten de schooluren die bijdragen aan de ontwikkeling van kinderen, zoals het vergroten van kennis, het aanleren van vaardigheden en het stimuleren van persoonlijke groei.
- Buitenschools aanbod: het geheel van opvang en activiteiten buiten de schooluren.
- School: enkel scholen uit het gesubsidieerd en gefinancierd onderwijs.
- Organisator: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die buitenschools aanbod organiseert.
- Begeleider: iedere persoon (vrijwilliger of professional) die onder verantwoordelijkheid van de organisator activiteiten uitvoert of kinderen begeleidt binnen de buitenschoolse opvang of vrijetijdswerking.
- Ouders: de opvoedingsverantwoordelijken van het kind.
- Kinderen: betreft kinderen van 2,5 tot 12 jaar.
- LSV: lokaal samenwerkingsverband: overlegplatform waarin lokale actoren betrokken bij buitenschoolse opvang en activiteiten afstemmen over het beleid en het aanbod.
- Inclusief aanbod: een werking waarin ieder kind welkom is, met aandacht voor diversiteit en gelijke kansen, ongeacht sociaaleconomische achtergrond, beperking, taal of thuissituatie. Initiatieven met een werking die gebaseerd is op een specifieke geloofsovertuiging en/of politieke overtuiging zijn per definitie uitgesloten.
- Kwetsbare gezinnen: gezinnen die door financiële, sociale, culturele of taal gerelateerde drempels moeilijker toegang hebben tot reguliere buitenschoolse opvang of vrijetijdswerking.

3. Doelgroep en toepassingsgebied
Dit reglement geldt voor alle organisatoren die:
- Buitenschoolse opvang of activiteiten aanbieden voor kinderen tussen 2,5 en 12 jaar die in Tervuren wonen of schoollopen.
- Opvang en/of activiteiten aanbieden binnen het lokaal beleidskader op het grondgebied van Tervuren of de intentie hebben om hiermee te starten.
- Erkend wensen te worden binnen het lokaal BOA-kader.
- De visie op BOA van het lokaal bestuur Tervuren (zie bijlage I) onderschrijven en actief meewerken om deze visie ook te vertalen binnen de eigen werking.

We maken in dit kader onderscheid tussen:
- Categorie A: Voor- en naschoolse opvang
- Categorie B: Vakantiewerking en activiteiten

Dit reglement formuleert lokale voorwaarden die gelden voor beide categorieën. Vervolgens formuleren we voor elke categorie specifieke erkenningsvoorwaarden.

De lokale erkenning is geen verplichting voor een organisator, maar zal wel een noodzakelijke voorwaarde zijn om in aanmerking te kunnen komen voor een BOA-subsidie.

4. Voorwaarden tot erkenning
Organisaties of verenigingen die al erkend zijn door de gemeente Tervuren of via een ander reglementair kader (bv. jeugdwerk, sportverenigingen of scholen) moeten geen aparte erkenning aanvragen voor hun buitenschools aanbod. Zij worden automatisch beschouwd als erkend onder dit kader. Het buitenschools aanbod dat zij aanbieden moet voldoen aan de erkenningsvoorwaarden van dit kader en zal opgevolgd worden zoals vermeld in “Toezicht en handhaving”.

Lokaal bestuur Tervuren verleent de erkenning als BOA-aanbod onder de volgende voorwaarden:

4.1. Organisatorisch beleid
Organisatorisch beleid gaat over de manier waarop een organisator zijn werking structureert en vormgeeft. Het gaat over het beleid, de regelgeving en de financiering vanuit een heldere visie op ieders verantwoordelijkheid. Het omvat de visie, de afspraken en de organisatievorm die nodig zijn om buitenschoolse opvang en activiteiten kwaliteitsvol en duurzaam aan te bieden. Het zorgt voor duidelijkheid, continuïteit en betrouwbaarheid, zowel naar ouders en kinderen als naar het lokaal bestuur en andere partners.

Lokale erkenningsvoorwaarden
- De organisator verbindt zich ertoe om te allen tijde een recent uittreksel uit het centraal strafregister (Model 596-2) voor te kunnen leggen voor al de natuurlijke personen die in rechtstreeks contact komen met de kinderen.
- De organisator is een rechtspersoon of feitelijke vereniging.
- De organisator beschikt over een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor deelnemers en begeleiders, en lichamelijke ongevallen voor deelnemers en begeleiders. Ook zijn alle verplichte verzekeringen voor zijn type werking in orde.
- De organisator toont beleidsvoerend vermogen aan via een duidelijke structuur met aanspreekpunt voor ouders en het lokaal bestuur.
- De organisator voert een gezond financieel beleid.
- De organisator kijkt erop toe dat de opvang en/of activiteiten doorgaan op een locatie die voldoet aan de veiligheids- en toegankelijkheidsnormen en is afgestemd op de doelgroep en de functies van het aanbod.
- Er zijn interne afspraken over veiligheid (inclusief begeleiding bij verplaatsingen), noodsituaties en grensoverschrijdend gedrag. De organisator evalueert periodiek de procedures in zaken brandveiligheid.
- De organisator houdt een aanwezigheidsregister bij. De organisator beschikt over essentiële informatie van de kinderen zoals identiteits- en contactgegevens van ouders en kind, relevante medische info van het kind en personen die het kind mogen ophalen.
- De organisator onderschrijft de lokale visie op het BOA-beleid zoals vooropgesteld door het lokaal bestuur Tervuren.

Specifieke erkenningsvoorwaarden
Categorie A: voor- en naschoolse opvang
- Aanbod opvang op scholen:
° op schooldagen (voorschools en naschools op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag)
° op vrije en pedagogische dagen
- Openingsuren opvang:
° Voorschools: 7.30u tot start schooldag
° Naschools: einde schooldag tot 18u

Categorie B: Vakantiewerking en activiteiten
- Aanbod activiteiten: minimaal 10 uur aanbod verspreid over een schooljaar binnen of aansluitend op de uren van de opvang
- Aanbod vakantiewerking
° Minimum 3 volle dagen van 8u tot 17u;
° of 5 halve dagen van 8u tot 13u;
° verspreid telkens over 5 dagen tijdens schoolvakanties.

4.2. Pedagogisch beleid
Pedagogisch beleid gaat over de kwaliteit van de dagelijkse omgang met kinderen. Het draait om warme interacties tussen begeleiders en kinderen, het stimuleren van hun ontwikkeling en het creëren van een veilige, uitdagende en inclusieve omgeving. Het omvat ook de rol van taal, met Nederlands als verbindende taal, en de aandacht voor het welbevinden en de betrokkenheid van alle kinderen.

Lokale erkenningsvoorwaarden
- De organisator beschikt over pedagogische afspraken om een veilige en gestructureerde omgeving te creëren, waarin kinderen zich kunnen ontwikkelen (bv.: omgang met kinderen, dagplanning, stellen van grenzen, inspraak van kinderen, ...).
- Interesses, mogelijkheden en talenten van alle kinderen worden aangesproken:
° Begeleiders pikken deze op en spreken de kinderen hierover aan.
° Er worden gevarieerde ontplooiingskansen en speelmogelijkheden aangeboden.
° Er wordt rekening houden met de voorkeur van kinderen, zodat ze zichzelf kunnen zijn.
- De omgang met taal is bewust: Nederlands is de verbindende taal. De begeleiders ondersteunen de kinderen bij het gebruik van het Nederlands, met respect voor de thuistaal van de kinderen.
- Er zijn diverse speelmogelijkheden aanwezig afgestemd op de verschillende leeftijden, interesses en noden van de kinderen.
- Er is een inclusieve en niet discriminerende omgang met kinderen en hun ouders.
- Er wordt binnen de initiatieven een doordachte begeleider-kind-ratio toegepast:
° vanaf 10 kinderen, zijn er minimaal 2 begeleiders aanwezig
° minimum 1 begeleider per 18 kinderen (uitgezonderd tijdens korte piekmomenten)

4.3. Medewerkersbeleid
Medewerkers zijn de motor van buitenschoolse opvang en activiteiten. Hun competenties en inzet bepalen in grote mate de kwaliteit van de werking. Het medewerkersbeleid gaat dus over wie er instaat voor de opvang en begeleiding, welke competenties ze hebben, hoe ze ingezet worden, en welke randvoorwaarden nodig zijn om duurzaam en kwaliteitsvol te werken.

Lokale erkenningsvoorwaarden
- De organisator beschikt voor elke begeleider over een uittreksel uit het strafregister (Model 596-2), of een gelijkwaardig document voor wie niet in België woonachtig is, dat minstens een onberispelijk gedrag in de omgang met minderjarigen aantoont.
- De voertaal is Nederlands. Alle begeleiders beschikken over voldoende kennis van het Nederlands voor het organiseren van hun activiteiten.
- De organisator beschikt over interne afspraken over het medewerkersbeleid (bv.: inzet van medewerkers (vrijwilligers, jobstudenten, ...), vorming, coaching, werkomstandigheden, welzijn en draagkracht, ...).

Specifieke erkenningsvoorwaarden
Categorie A: voor- en naschoolse opvang
- Er is een verantwoordelijke die de werking aanstuurt en het aanspreekpunt vormt voor ouders, begeleiders en het lokaal bestuur.
- Er is altijd minstens één begeleider aanwezig die beschikt over de basis-competenties om met kinderen te werken en waarbij een relevant diploma, attest of ervaring kan worden aangetoond (uitgezonderd daluren).

Categorie B: Vakantiewerking en activiteiten
- Er is een verantwoordelijke die de werking aanstuurt en het aanspreekpunt vormt voor ouders, begeleiders en het lokaal bestuur.
- Begeleiders zijn deskundigen in hun vakgebied/activiteitengebied en kunnen dit aantonen met diploma’s of relevante ervaring.

4.4. Toegankelijkheid
Toegankelijkheid betekent dat alle kinderen en gezinnen vlot toegang hebben tot buitenschoolse opvang en activiteiten, ongeacht hun achtergrond, inkomen of specifieke zorgnoden. Het gaat om meer dan betaalbaarheid: ook bereikbaarheid, beschikbaarheid, bruikbaarheid, begrijpbaarheid, betrouwbaarheid, bekendheid, begrip volheid en betreedbaarheid spelen een rol. Samen zorgen deze elementen ervoor dat het aanbod toegankelijk is voor alle gezinnen en kinderen, met bijzondere aandacht voor kleuters, kinderen uit kwetsbare gezinnen en kinderen met specifieke zorgbehoeften. Participatie, sociale cohesie en respect voor diversiteit staan daarbij centraal.

Lokale erkenningsvoorwaarden
- Er is een actuele en duidelijke beschrijving van het aanbod, inclusief openingsuren, prijsbeleid en inschrijvings- en annuleringsvoorwaarden.
- Er wordt duidelijke taal gebruikt in communicatie naar ouders.
- Er geldt een duidelijk en sociaal prijsbeleid, met transparantie en toepassing van de gemeentelijke systemen.
- De werking is open en toegankelijk voor alle kinderen, met aandacht voor kleuters, kinderen uit maatschappelijk kwetsbare gezinnen en kinderen met specifieke zorg- of ondersteuningsbehoeften. Enkel wanneer de draagkracht van de organisatie wordt overschreden en dit voldoende gemotiveerd wordt, kunnen kinderen geweigerd worden.

4.5. Monitoring en evaluatie
Monitoring en evaluatie gaat over het systematisch opvolgen en beoordelen van de werking. Het doel is om de kwaliteit te verbeteren, ervaringen van kinderen, ouders en medewerkers te benutten en zo het beleid en de praktijk voortdurend bij te sturen. Het is belangrijk omdat het inzicht geeft in wat goed loopt, waar drempels zitten en hoe het aanbod beter kan aansluiten bij de noden van gezinnen en kinderen.

Lokale erkenningsvoorwaarden
- De organisator evalueert het aanbod door systematisch feedback te verzamelen van gezinnen, kinderen en medewerkers. De organisator bezorgt deze informatie op eenvoudige vraag van het lokaal bestuur.
- De organisator rapporteert over deelnemers, aanbod en toegankelijkheid aan het lokaal bestuur.
- De organisator voorziet een klachtenprocedure.
- Er is een duidelijk aanspreekpunt voor vragen en klachten.
- De organisator meldt elke situatie waarbij de fysieke of psychische integriteit van een kind of medewerker wordt geschonden aan de BOA-coördinator.

Specifieke erkenningsvoorwaarden
Categorie A: voor- en naschoolse opvang
- Bijkomend aan de duidelijk omschreven klachtenprocedure rapporteert de organisator jaarlijks aan de BOA-coördinator over de klachtenbehandeling.

Categorie B: Vakantiewerking en activiteiten
- De organisator heeft minstens één jaarlijks evaluatiemoment met het lokaal bestuur. Het initiatief hiervan ligt bij de organisator, in samenspraak met de BOA-coördinator.

4.6. Verbondenheid
Verbondenheid gaat over de brug slaan tussen kinderen, ouders, buurt en partners. Het betekent dat organisatoren zich niet op zichzelf terugplooien, maar actief samenwerken met gezinnen, scholen, buurtorganisaties en het lokaal bestuur. Zo ontstaat er een netwerk dat kinderen ondersteunt in hun groei en dat ouders een plek geeft in de werking. Verbondenheid versterkt de samenhang in de buurt en zorgt dat opvang en activiteiten deel uitmaken van een groter geheel.

Lokale erkenningsvoorwaarden
- De organisator werkt samen met de BOA-coördinator en andere organisatoren in functie van het realiseren van overkoepelende doelstellingen rond het BOA-aanbod (bv.: om het aanbod op elkaar af te stemmen).
- De organisator heeft een open en transparante houding naar het LSV en volgt de adviezen ervan op.

5. Procedure tot erkenningsaanvraag
5.1. Indienen van het aanvraagdossier
Een aanvraag tot erkenning kan op elk moment ingediend worden via het formulier op de website van lokaal bestuur Tervuren of bij de BOA-coördinator via boa@tervuren.be. De erkenning moet minstens 2 maanden voor de gewenste start van de organisatie van opvang of activiteiten in het kader van BOA worden aangevraagd.

De ingevulde gegevens moeten betrekking hebben op de situatie zoals ze is op het moment van indienen van de aanvraag tot erkenning.

De aanvraag tot erkenning bevat minstens:
- Een ingevuld aanvraagformulier met basisgegevens van de organisator (o.a. contactgegevens).
- Een korte omschrijving van werking en aanbod (doelgroep, locatie, tijdstip) en klachtenprocedure.
- Bewijs van rechtspersoonlijkheid.
- Een verklaring op eer dat wordt voldaan aan de voorwaarden uit dit reglement en de organisatie in overeenstemming is met het BOA-decreet.
- Bewijsstukken en bijlagen: verzekeringspolis en bewijs van betaling, ...

De aanvrager krijgt een schriftelijke bevestiging (per mail) van ontvangst. Hierin worden ook de contactgegevens van de bevoegde dienst vermeld.

Elke wijziging van werkings- of contactgegevens die zich voordoen na het indienen van de aanvraag moet onmiddellijk schriftelijk worden gemeld aan het lokaal bestuur.

5.2. Beoordelingsprocedure
- De BOA-coördinator beoordeelt de aanvraag op ontvankelijkheid, volledigheid en inhoudelijke kwaliteit en kan indien nodig bijkomende informatie opvragen.
- De BOA-coördinator nodigt de organisator uit voor een kennismakingsgesprek. Dit kennismakingsgesprek is een onontbeerlijke stap in de beoordelingsprocedure: zonder gesprek kan een organisator niet erkend worden.
- De aanvraag wordt voor advies voorgelegd aan het LSV.
- Het advies van de BOA-coördinator en het LSV worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

5.3. Beslissing en geldigheidsduur van erkenning
- Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de erkenning.
- De beslissing wordt genomen binnen 10 weken na het indienen van de aanvraag.
- De beslissing wordt binnen 14 kalenderdagen na het nemen van de beslissing schriftelijk meegedeeld aan de organisator.
- De erkenning is geldig totdat een nieuw erkenningsreglement van toepassing is.

6. Toezicht en handhaving
6.1. Doel
Toezicht heeft tot doel de kwaliteit, veiligheid en transparantie van het lokale BOA-aanbod te bewaken met aandacht voor ondersteuning en verbeterkansen.

6.2. Handhaving
Door een aanvraag te doen, aanvaardt de organisator elke mogelijke vorm van controle die lokaal bestuur Tervuren kan (laten) uitoefenen, noodzakelijk voor de toepassing van dit reglement:
- Lokaal bestuur Tervuren kan altijd informatie opvragen om na te gaan of de organisator (nog) voldoet aan de voorwaarden van dit reglement.
- Lokaal bestuur Tervuren kan altijd ter plaatse controleren of de organisator de erkenningsvoorwaarden naleeft.

6.3. Voorwaarden voor erkenning
Tijdens de periode van erkenning moet de organisator blijven voldoen aan de voorwaarden opgenomen in dit reglement. Bij erkenning aanvaardt de organisator de verantwoordelijkheid om elke wijziging die de erkenning in het gedrang zou kunnen brengen, onmiddellijk zelf te melden aan het lokaal bestuur.

6.4. Verlies van erkenning
Indien de organisator niet langer voldoet aan alle voorwaarden, dan heeft de organisator na melding hiervan door het lokaal bestuur, de tijd om zich opnieuw in regel te stellen. Deze termijn wordt door het lokaal bestuur bepaald naargelang de aard van de tekortkomingen. Een stappenplan met bijhorende timing wordt opgesteld in samenspraak met de BOA-coördinator en de handhavingsambtenaar en wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Indien de organisator zich niet opnieuw in regel stelt, zal dit kunnen leiden tot de weigering (van verlenging), intrekking of opschorting van de erkenning.

Het college van burgemeester en schepenen kan de erkenning van de organisator weigeren, opschorten of intrekken indien:
- Blijkt dat de organisator niet langer voldoet aan de voorwaarden zoals vermeld in dit reglement.
- Als ernstige inbreuken op dit reglement worden vastgesteld, waarbij de veiligheid en/of de integriteit van kinderen, ouders en/of medewerkers bedreigd wordt, dan kan het college van burgemeester en schepenen de erkenning onmiddellijk intrekken.

6.5. Aansprakelijkheid handhaving
Lokaal bestuur Tervuren kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de schade die geleden wordt naar aanleiding van de weigering, opschorting of intrekking van de erkenning als organisator buitenschools aanbod.

7. Slotbepalingen
7.1. Betwistingen
Alle betwistingen over de toepassing van dit reglement worden beslecht door het college van burgemeester en schepenen.  Bezwaren moeten schriftelijk (via aangetekend schrijven of afgifte tegen ontvangstbewijs) gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen (Markt 7A bus 2, 3080 Tervuren) en dit uiterlijk binnen de 30 kalenderdagen te rekenen vanaf de dag na de kennisgeving van de beslissing. De aanvrager dient zijn redenen te motiveren. De postdatum of datum op het ontvangstbewijs gelden als bewijs.

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college van burgemeester en schepenen.

7.2. Wijzigingen aan dit erkenningskader
Het lokaal bestuur behoudt zich het recht voor om bij overmacht of wijzigende regelgeving de voorwaarden of categorieën aan te passen. Wijzigingen van dit kader worden ter advies voorgelegd aan het LSV.

7.3. Inwerkingtreding
Dit reglement wordt goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 mei 2026 en treedt in werking op 1 juni 2026.