Besluit  Gemeenteraad

Enig artikel. De gemeenteraad keurt de afsprakennota met betrekking tot het Lokaal Samenwerkingsverband BOA in Tervuren goed.

Artikel 1. Oprichting
Het lokaal samenwerkingsverband BOA (Buitenschoolse Opvang en Activiteiten) wordt opgericht onder de naam "Lokaal Samenwerkingsverband", afgekort “LSV”. De zetel is gevestigd in Tervuren, Administratief Centrum De Zevenster Markt 7A, 3080 Tervuren.

Artikel 2. Doelstellingen, taken en bevoegdheden
Het LSV fungeert als een forum dat samen met het lokaal bestuur de lokale uitvoering van het BOA-decreet vormgeeft. Het LSV streeft naar een gedragen, kwaliteitsvol en inclusief beleid rond buitenschoolse opvang en activiteiten in Tervuren. Het is een vrijwillig overlegplatform dat advies verstrekt over het BOA-beleid en fungeert als brug tussen het lokaal bestuur en de betrokken partners, maar ook tussen partners onderling.
De doelstellingen van het LSV zijn:
1. Advies uitbrengen aan het lokaal bestuur over de uitvoering van haar opdrachten over buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA) en de meerjarenplanning. Dit advies is niet bindend.
2. Gezamenlijk operationele doelstellingen ontwikkelen en acties coördineren om het lokale beleid rond BOA uit te voeren.
3. Het bevorderen van de samenwerking en afstemming tussen de diverse aanbieders van buitenschoolse opvang en activiteiten binnen de gemeente.
4. Het vormt het inspraakorgaan voor alles wat met het lokaal BOA beleid te maken heeft.
5. Het ondersteunen van het lokaal bestuur bij de implementatie van het BOA-decreet.
6. Het ontwikkelen en opvolgen van een lokaal kwaliteitskader voor BOA-aanbieders.
7. Het gebruik van het Nederlands als verbindende taal stimuleren.
8. Nadenken over goede communicatie over het lokale aanbod.

LSV werkt steeds binnen het kader van de BOA-visie die opgesteld is door het lokaal bestuur en goedgekeurd werd op de gemeenteraad en draagt deze visie mee uit.

Transparantie en wederzijds vertrouwen zijn essentieel voor een constructieve samenwerking. Alle partners worden evenwaardig behandeld en gehoord. Het LSV waakt over een neutrale en respectvolle omgang. Bij klachten wordt verwezen naar de klachtenprocedure van het lokaal bestuur Tervuren.

Artikel 3.  Samenstelling
Het LSV bestaat uit een vaste groep van partners en personen die direct betrokken zijn bij het uitvoeren van het BOA-beleid.

Voor het lokaal bestuur:
- De kerngroep BOA van het lokaal bestuur:
° Coördinator BOA
° Huis van het Kind
° Vrijetijdsconsulent sport
° Vrijetijdsconsulent jeugd en cultuur
- Bevoegde schepen (zonder stemrecht)

Voor de scholen, kinderen en ouders:
- Scholen binnen het gefinancierd en gesubsidieerd onderwijs op grondgebied Tervuren
- (Groot)ouders en afgevaardigden van ouderverenigingen.
- Kinderen: de stem van kinderen wordt mee in rekening genomen via
° Hun ouders
° Specifieke bevragingen georganiseerd door de BOA-coördinator

Voor organisaties en verenigingen die kunnen erkend worden als BOA-aanbieder:
- Organisaties en verenigingen die erkend zijn als BOA-aanbieder
- Organisatoren en initiatiefnemers van buitenschoolse opvang en activiteiten
- Welzijns-, jeugd- sport-, cultuurverenigingen, vrijetijdsorganisaties en andere relevante organisaties. Er wordt een gemandateerde vertegenwoordiging gevraagd van de relevante gemeentelijke adviesraden: jeugdraad, sportraad, cultuurraad en het Lokaal Overleg Kinderopvang (max. drie leden per adviesraad).

Afhankelijk van de agendapunten kunnen andere personen op afroep aansluiten, zoals bijvoorbeeld (lijst is niet exhaustief):
- Andere gemeentelijke bevoegde diensten, zoals de sociale dienst, jeugddienst, vrijetijdsdienst,...
- Andere relevante partners zoals welzijns- en jeugdorganisaties.
- Externe experten – deskundigen, vakorganisaties
- Vertegenwoordigers van andere overheden (bijvoorbeeld bovenlokale of regionale netwerkpartners)
- Kinderen
- OCMW
- Welzijnsraad

Artikel 4. Lidmaatschap
Artikel 4.1. Toetreding
Bij het begin van elke gemeentelijke bestuursperiode worden alle lokale actoren en gebruikers die recht hebben op vertegenwoordiging in het LSV door het lokaal bestuur geïnformeerd over de opdrachten en interne werking van het LSV.

Organisaties of personen die interesse hebben om deel uit te maken van het Lokaal Samenwerkingsverband kunnen zich spontaan aanmelden bij het lokaal bestuur Tervuren, via de BOA-coördinator. Het lokaal bestuur beoordeelt elke aanvraag op basis van de relevantie van de betrokken partij, de mate van betrokkenheid bij buitenschoolse opvang en activiteiten, en de omvang en samenstelling van de reeds actieve leden.

Artikel 4.2. Duur en einde lidmaatschap
Het lidmaatschap binnen het LSV  wordt toegekend voor de duur van de legislatuur. Het lidmaatschap van het LSV of vertegenwoordiger van een vereniging/organisatie in het LSV eindigt:
a. Door persoonlijk ontslag 
b. Door het opnemen van een politiek mandaat binnen de gemeente (uitgezonderd de bevoegde schepen voor BOA)
c. Door het verdwijnen van de organisatie, dienst of voorziening die men vertegenwoordigt
d. Door het verdwijnen van de link tussen de vertegenwoordiger en de organisatie.
e. Door het verdwijnen van de link tussen de vertegenwoordiger en/of de organisatie met de BOA-werking.
f. Door wijziging in het doel en/of de toegewezen opdrachten van het LSV door het lokaal bestuur

De kerngroep van het LSV behoudt zich het recht voor om het lidmaatschap van het Lokaal Samenwerkingsverband BOA te weigeren of in te trekken, hetzij algemeen, hetzij voor een specifieke vergadering, thema of agendapunt. Deze beslissing wordt genomen op basis van objectieve criteria, waaronder maar niet beperkt tot: het herhaaldelijk creëren van een negatieve sfeer, het onvoldoende constructief bijdragen aan het overleg, het vertonen van een obstructieve of destructieve houding, het niet respecteren van de overlegcultuur, of het ondermijnen van het vertrouwen binnen het samenwerkingsverband. De kerngroep van het LSV motiveert dergelijke beslissingen en communiceert deze transparant aan de betrokken partij.

Artikel 5. Werking
Artikel 5.1. Vergaderingen
Het LSV komt minimaal twee keer per jaar samen. Bijkomende vergaderingen kunnen worden georganiseerd:
- op initiatief van de voorzitter of secretaris,
- op verzoek van een lid van het samenwerkingsverband. In dat geval evalueren de voorzitter en het lokaal bestuur gezamenlijk de noodzaak en meerwaarde van een extra vergadering, in verhouding tot de eerstvolgende geplande bijeenkomst. Hierbij wordt rekening gehouden met de urgentie van de te bespreken onderwerpen en het belang van een tijdige bijeenkomst.

De bijeenkomsten worden voorbereid door de BOA-coördinator (of een aangestelde vervanger) van het lokaal bestuur. Elk lid kan agendapunten aanbrengen.

De voorzitter leidt de vergaderingen, waarbij het Nederlands als voertaal geldt. Bij afwezigheid neemt de secretaris deze taak over.

Van elke vergadering wordt een verslag opgemaakt.

De vergaderingen zijn niet openbaar.

Artikel 5.2. Functies
De leden benoemen uit hun midden een voorzitter. De voorzitter wordt om de twee jaar herverkozen. Bij gebrek aan (kandidaat) voorzitter neemt de BOA-coördinator (of zijn/haar vervanger) deze rol op.

De voorzitter heeft als taak:
- Het leiden van de vergadering.
- Het bepalen van de agenda.
- Het sturen van discussies.
- Het faciliteren van besluitvorming.

De BOA-coördinator van Tervuren treedt op als secretaris van het LSV.

De secretaris staat in voor:
- Verslaggeving en verspreiding van het verslag.
- Administratieve uitwerking en opvolging van de dossiers.
- Het uitvoeren van de genomen beslissingen.

Artikel 5.3. Afwezigheden
De leden zijn maximaal aanwezig en verontschuldigen zich als zij niet kunnen aansluiten.

Een lid, dat verhinderd is een vergadering van het LSV bij te wonen, bericht daarvan tijdig de voorzitter en/of secretaris en probeert in de mate van het mogelijke in een plaatsvervanging te voorzien.

Artikel 5.4. Besluitvorming
Binnen het LSV worden adviezen en beslissingen in principe niet genomen via formele stemmingen, maar ontstaan deze uit overleg en gezamenlijke afweging. Er wordt gestreefd naar een zo groot mogelijke consensus en een breed gedragen besluitvorming, waarbij unanieme instemming het uitgangspunt is.

Diverse standpunten, nuances en kanttekeningen worden steeds zorgvuldig genotuleerd in het verslag, zodat de rijkheid van het overleg bewaard blijft. Deze werkwijze bevordert een constructieve dialoog en laat ruimte voor het toelichten van verschillende denkwijzen. Net deze diversiteit aan perspectieven draagt bij aan doordachte en duurzame oplossingen die breed gedragen zijn binnen het samenwerkingsverband.

Bij gebrek aan consensus, worden besluiten genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen geldt de stem van de voorzitter als doorslaggevend.

Artikel 5.5. Verslag
Het verslag van het LSV wordt digitaal binnen de maand na de vergadering verstuurd naar alle leden. Opmerkingen dienen te worden geformuleerd via e-mail aan de voorzitter en de secretaris en dit binnen een termijn van 14 kalenderdagen. Deze opmerkingen worden besproken op de volgende bijeenkomst onder het punt “goedkeuring vorig verslag”. Het verslag en de opmerkingen worden teruggekoppeld naar het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 6. Advies
Het lokaal samenwerkingsverband kan het lokaal bestuur adviseren over alle onderwerpen die verband houden met buitenschoolse opvang en activiteiten binnen de gemeente. De adviezen worden gegeven door de vaste groep.

Daarnaast kan het college van burgemeester en schepenen ook ad hoc adviesvragen richten aan het lokaal samenwerkingsverband. In dat geval bezorgt het college van burgemeester en schepenen een duidelijke vraag, vergezeld van de stukken die nodig zijn om advies te kunnen verlenen, aan de voorzitter en de secretaris van het lokaal samenwerkingsverband.

Het lokaal samenwerkingsverband beschikt over een termijn van 60 dagen om advies uit te brengen. In spoedeisende gevallen kan het college van burgemeester en schepenen vragen om deze termijn in te korten.

Indien het niet wenselijk is om voor de adviesvraag het lokaal samenwerkingsverband BOA fysiek te laten samenkomen, kan er beslist worden om digitaal te adviseren. In dat geval wordt de adviesvraag samen met de bijhorende stukken rondgestuurd naar de leden van het lokaal samenwerkingsverband, met het verzoek om opmerkingen te formuleren. Van de geformuleerde opmerkingen wordt nadien een verslag opgemaakt.

Indien het college van burgemeester en schepenen het advies van het lokaal samenwerkingsverband niet volgt, bezorgt zij binnen de 30 dagen een gemotiveerde collegebeslissing aan de voorzitter en secretaris van het lokaal samenwerkingsverband.

Het lokaal samenwerkingsverband kan zelf thema’s of adviezen aanreiken richting het college van burgemeester en schepenen, zij bezorgt binnen de 30 dagen een gemotiveerde collegebeslissing aan de voorzitter en de secretaris van het lokaal samenwerkingsverband.

Artikel 7. Wijziging van de afspraken
Adviezen in verband met wijzigingen aan deze afsprakennota kunnen alleen worden voorgesteld aan de gemeenteraad na goedkeuring door minstens twee derde van de aanwezige leden.

Voorstellen voor wijziging worden ter advies voorgelegd aan de gemeenteraad, die daarin de eindbeslissing neemt.

Artikel 8. Inwerkingtreding
Deze afsprakennota treedt in werking na goedkeuring door het lokaal bestuur op de gemeenteraad en bevestiging op de eerste vergadering van het Lokaal Samenwerkingsverband.