De raad keurt het reglement goed.
Bij de voorgaande editie van ArTiesTenToer waren er wat onduidelijkheden onder de deelnemende kunstenaars. Om dit te voorkomen, wordt het bestaande reglement uitgebreid.
- Artikels 2, 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012
- gemeenteraadsbesluit van 28 januari 2020
Goedkeuring reglement ArTiesTenToer
Het gemeentelijke reglement voor ArTiesTenToer regelt de werking, afspraken en retributie met de deelnemende kunstenaars.
Belangrijkste nieuwigheden:
- Kunstenaars voorzien zelf hun materiaal om te kunnen tentoonstellen op hun locatie.
- Kunstenaars zorgen zélf voor een locatie. De gemeente zal niet actief op zoek gaan naar locaties voor de deelnemers.
- Pachthof Stroykens mag natuurlijk nog gebruikt worden door deelnemers, maar de kost van de zaalhuur alsook het materiaal ligt niet bij de gemeente.
- In het overzichtsplan wordt één locatie per kunstenaar opgenomen.
- De gemeente komt niet tussen in geschillen tussen kunstenaars en locaties.
- De gemeente komt niet tussen in geschillen tussen kunstenaars onderling.
- De deadline om zich in te schrijven is 15 februari.
- De deadline voor het bezorgen van alle informatie door de kunstenaars is 28 februari.
- De deadline voor de betaling van de inschrijving is 28 februari.
- Indien deze deadlines niet worden gerespecteerd, zal de informatie waarover de gemeente op dat moment beschikt zo verschijnen op het overzichtsblad, ook al is deze informatie niet volledig. Indien er hierdoor fouten staan in het overzichtsblad, ligt de verantwoordelijkheid hiervan bij de kunstenaar, niet bij de gemeente.
- Bij het niet terugbrengen van de vlaggen wordt er een kost van 50 euro aangerekend. Deelnemers zijn hiervan op de hoogte.
- Bij het niet tijdig ophalen van de kunstwerken, stockeert de gemeente het kunstwerk in de berging, waar er maar een beperkte plaats is en het niet meer verzekerd is. Deelnemers zijn hiervan op de hoogte.
- De inhoud van het overzichtsplan.
- De inhoud van de website.
- Samenkomst van de werkgroep tweemaal per jaar.
- De gemeente moedigt de kunstenaars aan om ook zelf promotie te maken voor hun deelname aan het evenement. Indien zij extra’s aanbieden, zoals een workshop tijdens het evenement, moeten de kunstenaars dit tijdig doorgeven zodat dit vermeld kan worden op hun pagina op www.artiestentoertervuren.be.
Budget beschikbaar op GBB/0719-09/6150400/GEMEENTE/VT/0/IP-GEEN
Enig artikel. De raad keurt het 'algemeen reglement en praktische gegevens ArTiestenToer' goed als volgt:
Algemeen reglement en praktische gegevens ArTiesTenToer
ALGEMENE INFORMATIE
Artikel 1.
De afdeling Vrije Tijd van de gemeente Tervuren organiseert, samen met de input van de werkgroep, de ArTiesTenToer. Tijdens dit evenement kan men het werk van Tervuurse kunstenaars ontdekken in een atelier, een handelszaak of op een openbare locatie. Daarnaast wordt er in het vrijetijdscentrum een overzichtstentoonstelling georganiseerd waarbij men één werk van elke deelnemende kunstenaar kan bekijken. Deze overzichtstentoonstelling is toegankelijk tijdens de openingsuren van het vrijetijdscentrum.
Artikel 2.
Enkel Tervuurse kunstenaars of kunstenaars met een duidelijke link met Tervuren kunnen deelnemen.
Artikel 3.
De ArTiesTenToer vindt plaats tijdens het Hemelvaartsweekend telkens van donderdag tot en met zondag.
Artikel 4.
Er wordt verwacht dat elke deelnemende kunstenaar zijn/haar kunstwerken tentoonstelt tijdens de volledige duur van het evenement. Hier kan licht van afgeweken worden in samenspraak met de gemeente, maar op de eerste dag van het evenement moet iedereen meedoen. (zie artikel 3)
Artikel 5.
Alle vormen van beeldende kunst worden toegelaten (bijv. schilder- en tekenkunst, keramiek, fotografie, beeldhouwkunst, graffiti, …). Ook andere kunstvormen (muziek, dans, film, …) zijn welkom.
PRAKTISCHE INFORMATIE: LOCATIE EN MATERIAAL
Artikel 6.
Elke deelnemende kunstenaar moet zelf zorgen voor een locatie in groot-Tervuren waar zijn/haar werk wordt tentoongesteld. De gemeente zal niet actief op zoek gaan naar locaties en ook geen huurgelden betalen. De gemeente komt verder niet tussen in geschillen tussen kunstenaars en locaties.
Per deelnemende kunstenaar wordt er één locatie gecommuniceerd in het overzichtsplan én op de website. Meerdere locaties zijn niet mogelijk.
De gemeente staat open om bv. Pachthof Stroykens, of een andere locatie van de gemeente, te reserveren voor deze periode aan het meest gunstige tarief, waardoor deelnemende kunstenaars een zo laag mogelijk huur moeten betalen voor deze locatie. Indien hiervoor interesse is, moet dit ten laatste in de maand december voor de ArTiesTenToer plaatsvindt, worden doorgegeven. Bij het later doorgeven van de interesse, kan de gemeente geen garantie geven dat de locatie nog beschikbaar is.
Meerdere kunstenaars mogen samen op eenzelfde locatie tentoonstellen als individuele deelnemer of als groep.
Artikel 7.
De gemeente is niet verantwoordelijk om het nodige materiaal te voorzien om de kunstwerken van deelnemers te kunnen tentoonstellen op hun eigen locatie. Zo is de gemeente verder niet verantwoordelijk voor het materiaal indien meerdere deelnemende kunstenaars onderling afspreken om een bepaalde locatie tentoon te stellen.
Alle deelnemende kunstenaars betalen dezelfde inschrijvingsprijs en zijn zélf verantwoordelijk voor hun materiaal en locatie te regelen.
PRAKTISCHE INFORMATIE: INSCHRIJVEN
Artikel 8.
Elke deelnemende kunstenaar betaalt € 25 via het online inschrijvingsprogramma van de afdeling Vrije Tijd. De afdeling Vrije Tijd voorziet voor elke deelnemende kunstenaar:
- 10 programmafolders (zie artikel 11)
- een publicatie op de afzonderlijke website www.artiestentoertervuren.be (zie artikel 12)
- 1 beachvlag (zie artikel 13)
- een plaats op een overzichtstentoonstelling in het vrijetijdscentrum (inclusief verzekering) (zie artikel 14 en artikel 15)
- 5 affiches
Er kan ook als groep worden ingeschreven, waarbij de prijs voor één groep ook € 25 euro bedraagt. De groepsnaam zal worden vermeld op het overzichtsplan en de groep zal één websitepagina krijgen.
Individuele inschrijvingen zullen apart per naam vermeld worden op het overzichtsplan en een individuele websitepagina krijgen.
Artikel 9.
De deadline om zich in te schrijven om deel te nemen als kunstenaars aan het evenement is 15 februari. Het online inschrijvingsformulier moet dan volledig worden ingevuld.
De deelnemers hebben dan nog tot 28 februari om alle informatie omtrent het kunstwerk door te geven aan de afdeling Vrije Tijd samen met een kwaliteitsvolle, relevante en rechtenvrije foto van de kunstwerken. Ook een foto van de kunstenaar zelf wordt bezorgd aan de gemeente, die zal gebruikt worden op de website van de ArTiesTenToer.
De deelnemende kunstenaar ontvangt een elektronische bevestiging van zijn/haar inschrijving.
Indien deze deadlines niet worden gerespecteerd, zal de info waarover de afdeling Vrije Tijd op 1 maart beschikt, verschijnen op het overzichtsplan en op de website. Indien er hierdoor fouten staan in het overzichtsblad of de informatie niet volledig is, ligt de verantwoordelijkheid hiervoor bij de deelnemende kunstenaar. Door deze nieuwe regeling zal de website én het overzichtsplannetje sneller beschikbaar zijn, wat nodig is om de ArTiesTenToer kwalitatief te houden naar onze bezoekers toe.
Artikel 10.
De deadline van de betaling voor de deelname is ook 28 februari. Bij het niet tijdig betalen, zonder verwittiging aan de afdeling Vrije Tijd, zal er één herinnering worden gestuurd via mail. Indien hierna geen betaling volgt, wordt de deelname aan het evenement automatisch geannuleerd.
PRAKTISCHE INFORMATIE: OVERZICHTSPLAN, WEBSITE EN BEACHVLAG
Artikel 11.
Op het overzichtsplan worden de volgende dingen genoteerd:
- naam
- locatie voor bezoek (één locatie)
- foto van kunstwerk
- kunstvorm: maximum twee kunstvormen toegelaten
- openingsuren indien deze afwijken van de standaard openingsuren
Artikel 12.
Op de website worden de volgende dingen genoteerd:
- naam
- locatie voor bezoek (één locatie)
- foto van kunstwerk
- foto van de kunstenaar
- kunstvorm
- openingsuren
- korte biografie
Artikel 13.
Elke deelnemende kunstenaar ontvangt één beachvlag bij zijn deelname. Hier zijn de volgende afspraken van toepassing:
a) Ophalen van terugbrengen van de vlag + voet: de afdeling Vrije Tijd stelt twee data voor wanneer de vlag en de voet kunnen worden opgehaald én moeten teruggebracht worden.
b) Bij het ophalen van de vlag zal er een document worden ondertekend waarin de deelnemende kunstenaar aangeeft op de hoogte te zijn dat er een boete van 50 euro volgt, indien de vlag niet wordt teruggebracht binnen de afgesproken termijn. Dit om te voorkomen dat er elk jaar nieuwe vlaggen moeten worden aangekocht en dit budget ingezet kan worden voor de promotie van de ArTiesTenToer.
PRAKTISCHE INFORMATIE: OVERZICHTSEXPO
Artikel 14.
Elke deelnemende kunstenaar kan één werk tentoonstellen op een overzichtstentoonstelling in het vrijetijdscentrum. Hierbij moet rekening gehouden worden met onderstaande spelregels:
- Technische gegevens
Op te hangen kunstwerken:
maximum hoogte – breedte: 90 cm (inclusief lijst)
minimum hoogte – breedte: 30 cm
Beelden:
maximum Hoogte – Breedte – Diepte: 50 cm.
Kleine objecten worden tentoongesteld in een vitrinekast.
-Inleveren van de werken
De afdeling Vrije Tijd stelt een datum voor wanneer de werken moeten worden ingeleverd.
- Afhalen van de werken
Alle werken worden afgehaald op de laatste dag van de overzichtstentoonstelling, tenzij anders is overeengekomen met de projectleider van de gemeente. De deelnemende kunstenaars zijn op de hoogte dat de kunstwerken NIET verzekerd zijn, indien deze moeten worden gestockeerd bij het niet ophalen van het kunstwerk (zie artikel 15).
Artikel 15.
De ingezonden werken worden tegen schade en diefstal verzekerd tijdens het evenement.
Bij het niet tijdig terug ophalen van de kunstwerken, zijn de deelnemende kunstenaars op de hoogte dat hun kunstwerk in de berging zal worden geplaatst en dit niet meer verzekerd zal zijn. De exporuimte is enkel gereserveerd gedurende de periode van het evenement en moet daarna vrij zijn voor andere expo's. Het laten hangen van kunstwerken is niet mogelijk.
OVERIGE: GESCHILLEN, WERKGROEP EN PROMO
Artikel 16.
De gemeente komt niet tussen in geschillen tussen kunstenaars onderling.
De gemeente komt niet tussen in geschillen tussen kunstenaars en locaties.
Artikel 17.
Tweemaal per jaar wordt er samengezeten met de werkgroep van de ArTiesTenToer. De afdeling Vrije Tijd plant deze momenten in.
Artikel 18.
De gemeente raadt aan dat de deelnemende kunstenaars zélf ook promotie maken. De gemeente merkt op dat het bezoekersaantal hoger ligt bij kunstenaars die zelf promotie hebben gemaakt en iets extra's voorzien tijdens het evenement. Denk hierbij aan workshops, kunstwerken in het echt maken, wat drinken voorzien voor de bezoekers, een akoestisch bandje plaatsen...
Indien deelnemende kunstenaars dergelijke extra's aanbieden én dit graag vermeld zien op de website, moeten ze dit via mail doorgeven voor het afsluiten van de inschrijvingen. Dergelijke extra's kunnen niet vermeld worden op het overzichtsplan, aangezien hiervoor niet voldoende plaats is.
Artikel 19.
Het aangepaste reglement gaat in vanaf 1 december 2022. Het voorgaande gemeentelijke reglement van 28 januari 2020 wordt vanaf de inwerkingtreding van het nieuwe reglement opgeheven.