De raad keurt het bestek, de gunningswijze en de raming goed.
De dienst burgerzaken evalueerde samen met de dienst ICT het huidige softwarelandschap rond de modules bevolking, burgerlijke stand en vreemdelingenzaken. Momenteel wordt er in verschillende applicaties van verschillende leveranciers gewerkt. De dienst wenst voor deze modules in één applicatie en met één leverancier te werken.
- Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 40 en 41, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018
- Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies
- De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag excl. btw bereikt de drempel van 221.000,00 euro niet)
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren
De dienst burgerzaken maakt momenteel gebruik van de volgende softwarepakketten:
- Bravo (aanpassingen rijksregister - woonstcontroles
- Hospes (opvolging vreemdelingendossiers)
- CS DABS (opmaak akten burgerlijke stand)
Al deze pakketten zijn van de leverancier Cipal-Schaubroeck/Remmicom (conglomeraat).
De softwarepakketten Bravo en Hospes zijn 'end-of-life' vanaf eind 2025 en moeten worden vervangen door een nieuw programma om de dienstverlening te kunnen waarborgen. Dit vereist een nieuwe aanbesteding.
In het kader van de opdracht 'Software burgerzaken' werd een bestek met nr. MENS/2024/886 opgesteld door de dienst overheidsopdrachten en patrimoniumbeheer in samenwerking met de diensten ICT en Mens - burgerzaken.
De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 148.000,00 euro excl. btw of 179.038,00 euro incl. 21% btw.
De opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 60 maanden.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
De uitgave voor deze opdracht voor 5 jaren wordt geraamd op 148.000,00 euro excl. btw of 179.038,00 euro incl. 21% btw en is voorzien in het exploitatiebudget van 2025, op budgetcode GBB/0119-01/6142999/GEMEENTE/IZ/IP-GEEN en in het budget van de volgende jaren. De geraamde uitgave is vergelijkbaar met de uitgaven voor de huidige pakketten.
Er is geen medecontractant van toepassing. De btw bedraagt 21% en is niet recupereerbaar.
Artikel 1. De raad keurt het bestek met nr. MENS/2024/886 en de raming voor de opdracht 'Software burgerzaken', opgesteld door de dienst overheidsopdrachten en patrimoniumbeheer in samenwerking met diensten ICT en mens - burgerzaken, goed. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming voor 5 jaren bedraagt 148.000,00 euro excl. btw of 179.038,00 euro incl. 21% btw.
Artikel 2. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking.
Artikel 3. De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal niveau.