Besluit College van burgemeester en schepenen

ma 25/03/2024 - 15:30

Goedkeuring van de gemeentelijke verordening voor de gewijzigde verkeerssituatie tijdens de wielerwedstrijd GP Vermarc op 18 mei 2024 vanaf 12 uur tot 20 uur

Aanwezig: Marc Charlier, burgemeester
Bram Peters, Kristina Eyskens, Werner Aerts, Sofie Lombaert, Jan Trappeniers, schepenen
Dirk Stoffelen, algemeen directeur

Verontschuldigd: Lut Kint, zesde schepen

Aanleiding

Aanvraag van Sint-Hubertus Cycling Tervuren op 5 maart 2024 voor de organisatie van wielerwedstrijd GP Vermarc

Regelgeving

- Artikel 130bis van de Nieuwe Gemeentewet over de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen voor de tijdelijke politieverordeningen op het wegverkeer.
- Artikel 286 §1, 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over de bekendmaking van reglementen en verordeningen van het college en de raad door de burgemeester via de webtoepassing van de gemeente.
- Artikel 287 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 over de bekendmaking van besluiten.
- De wet van 8 juli 1964 over de dringende geneeskundige hulpverlening
- De wet van 10 mei 2015 over de uitoefening van de gezondheidsberoepen
- Het koninklijk besluit van 1 december 1975 over het algemeen reglement van de politie van het wegverkeer
- Het koninklijk besluit van 28 juni 2019 over de reglementering van de wielerwedstrijden en alle terreinwedstrijden
- Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 over de plaatsing van verkeersborden
- Het ministerieel besluit van 7 mei 1977 over het signaleren van werken en verkeersbelemmeringen op de openbare weg
- De omzendbrief van 4 november 2019 over de reglementering van de wielerwedstrijden
- De algemene omzendbrief over wegsignalisatie
- Het raadbesluit van 22 december 2022 over het aangepast belastingreglement voor de inname van het openbaar domein.
- Het raadbesluit van 23 februari 2023 over de aanpassing van het gewijzigd belastingreglement voor de inname van het openbaar domein.

Feiten, context en argumentatie

Sint-Hubertus Cycling wenst op 18 mei 2024 de wielerwedstrijd GP Vermarc op grondgebied Tervuren te organiseren.
GP Vermarc is een wielerwedstrijd op open omloop. Het verkeer wordt op het parcours enkel toegelaten in de rijrichting van de renners, en dit vanaf het naderen van het openingsvoertuig van de wedstrijdkaravaan tot na de passage van het sluitingsvoertuig van de wedstrijdkaravaan.
Wielerwedstrijd GP Vermarc vindt plaats op volgende gemeenten- en gewestwegen:

Hertenbergstraat
Lindeboomstraat
Ortar De Pauwstraat
Jezus-Eiklaan
Vestenstraat
Brusselsesteenweg
N3 Tervurenlaan
N3 Leuvensesteenweg
Pater Dupierreuxlaan
Karel Decosterlaan
Arthur Van Dijcklaan
Sint-Hubertuslaan
Sint-Pauluslaan
Kouterstraat
Lindenberg
Vossemberg
Rootstraat
Kerkplaats
Merenstraat
Heidestraat
Tervuursesteenweg
Duisburgsesteenweg.

Voor de organisatie van dit evenement zijn er tijdelijke verkeer- en veiligheidsmaatregelen nodig op en in de omgeving van het parcours:

Maatregel	Tijdstip	Locatie
Parkeren en stilstaan wordt verboden op het parcours	Vanaf 12 uur tot 20 uur	Hertenbergstraat tussen Duisburgsesteenweg en Lindeboomstraat Lindeboomstraat tussen Hertenbergstraat en Lindeboomstraat “sport complex Diependal” Lindeboomstraat tussen “sport complex Diependal” en Ortar de Pauwstraat Ortar de Pauwstraat Jezus Eiklaan tussen Ortar de Pauwstraat en Vestenstraat Vestenstraat Brusselsesteenweg tussen Vestenstraat en Tervurenlaan (N3) Pater Dupierreuxlaan tussen Leuvensesteenweg (N3) en Karel De Costerlaan Karel De Costerlaan Jozef Ceuppenslaan tussen Boudewijnsquare en Arthur van Dycklaan Arthur van Dycklaan Sint-Hubertuslaan Sint Pauluslaan tussen Sint-Hubertuslaan en Kouterstraat Kouterstraat, op de rijbaan Lindenberg Vossemberg Rootstraat Kerkplaats op de rijbaan Merenstraat tussen Kerkplaats en Heidestraat Heidestraat Tervuursesteenweg Duisburgsesteenweg tussen Tervuursesteenweg en Hertenbergstraat.
Het voorbehouden van parkeerplaatsen voor de organisatie en deelnemers		Parkeerterreinen in de omgeving van sportcomplex Diependal
Het voorbehouden van een locatie voor het plaatsen van campers		Grasveld Pachthof Stroykens
Instellen van éénrichtingsverkeer. Verkeer wordt enkel toegelaten in de rijrichting van de renners.	Vanaf 15 uur tot 19.15 uur	Hertenbergstraat tussen Duisburgsesteenweg en Lindeboomstraat rijrichting Lindeboomstraat Lindeboomstraat tussen Hertenbergstraat en Lindeboomstraat “sportcomplex Diependal” rijrichting Tervuren centrum Lindeboomstraat tussen “sportcomplex Diependal” en Ortar de Pauwstraat rijrichting Vestenstraat Ortar de Pauwstraat rijrichting Vestenstraat Jezus Eiklaan tussen Ortar de Pauwstraat en Vestenstraat rijrichting Steenweg op Brussel Vestenstraat rijrichting Steenweg op Brussel Steenweg op Brussel tussen Vestenstraat en Tervurenlaan (N3) rijrichting Tervurenlaan (N3) Pater Dupierreuxlaan tussen Leuvensesteenweg (N3) en K.D. Costerlaan rijrichting Boudewijnsquare Karel De Costerlaan rijrichting Boudewijnsquare Arthur van Dycklaan rijrichting Sint-Hubertuslaan Sint-Hubertuslaan rijrichting Sint-Pauluslaan Sint Pauluslaan tussen Sint-Hubertuslaan en Kouterstraat rijrichting Kouterstraat Kouterstraat rijrichting Lindenberg Lindenberg rijrichting Vossemberg Vossemberg rijrichting Rootstraat Rootstraat rijrichting Kerkplaats Kerkplaats rijrichting Merenstraat Merenstraat tussen Kerkplaats en Heidestraat rijrichting Ijzer Heidestraat rijrichting Tervuursesteenweg Tervuursesteenweg rijrichting Duisburgsesteenweg Duisburgsesteenweg tussen Tervuursesteenweg en Hertenbergstraat rijrichting Klarastraat
Op N3 Leuvensesteenweg wordt verkeer toegelaten in twee rijrichtingen. Deze maatregel wordt gecoördineerd door politiezone Voer en Dijle.	Vanaf 15 uur tot 19.15 uur	Leuvensesteenweg tussen de rotonde jazz fontein en de Pater Dupierreuxlaan
Tijdens het vertrek en de aankomst van de renners wordt al het verkeer verboden in de Hertenbergstraat tussen de Duisburgsesteenweg en de Lindeboomstraat. Deze maatregel wordt gecoördineerd door politiezone Voer en Dijle	Vanaf 15.30 uur tot 16.05 uur vanaf 18.45 uur tot 19.15 uur	Hertenbergstraat tussen Duisburgsesteenweg en Lindeboomstraat rijrichting Lindeboomstraat.
Tijdens de wedstrijd wordt verkeer op de N3 Leuvensesteenweg en N3 Tervurenlaan toegelaten in twee rijrichtingen. Om de verkeersbewegingen in de omgeving van de rotonde Jazz fontein ter vereenvoudigen worden de voorsorteerstroken in de rijrichting naar het centrum van Tervuren en naar Brussel afgesloten.	Vanaf 15 uur tot 19 uur	Leuvensesteenweg (N3) komende rijrichting Leuven voorsorteerstrook Jazz fontein gaande rijrichting Tervuren centrum, Jazz fontein verbinding tussen Leuvensesteenweg (N3) komende rijrichting Leuven en gaande rijrichting Leuvensesteenweg (N3) komende rijrichting Brussel.

De organisatie van de GP Vermarc vormt een conflict met de tijdelijke afsluiting van de Duisburgsesteenweg:

Tijdens de tijdelijke afsluiting van de Duisburgsesteenweg wordt het doorgaand verkeer omgeleid via Hertenbergstraat, Lindeboomstraat, Ortar De Pauwstraat, Jezus-Eiklaan, Vestenstraat;
Door de organisatie van deze wielerwedstrijd op de omleidingsroute van de Duisburgsesteenweg, dient de omleidingsroute van de Duisburgsesteenweg te worden gewijzigd;
Het doorgaand en +3.5ton verkeer van Tervuren naar Duisburg wordt omgeleid via Vossem.

Tijdens de organisatie van deze wielerwedstrijd worden er op grondgebied Tervuren seingevers en politiebeambten ingezet, zoals vermeld in deze gemeentelijke verordening. De seingevers dienen minstens 30 minuten voor de aanvang van de wedstrijd op hun locatie aanwezig te zijn.
Tijdens de wielerwedstrijd GP Vermarc is de koersdirecteur en veiligheidscoördinator de heer Rik Keyaerts bereikbaar via het telefoonnummer 0495 36 47 95.
De signalisatie wordt geplaatst volgens het standaardbestek 250 en mag geen hinder vormen voor de zwakke weggebruikers.
De gemeentelijke dienst werken in eigen beheer zorgt voor:

Het leveren en ophalen van de signalisatie;
Het verwijderen van wegneembare objecten op het openbaar domein;
Het plaatsen en het ophalen van parkeerverbodsborden. De parkeerverbodsborden moeten 48 uur op voorhand geplaatst worden. Na het plaatsen van de parkeerverbodsborden moet politiezone Voer en Dijle gecontacteerd worden. Voertuigen die reeds geparkeerd zijn voor de plaatsing van de parkeerverbodsborden kunnen niet getakeld worden. Staan er nog voertuigen geparkeerd? Neem contact op met politiezone Voer en Dijle via het telefoonnummer 02/767 30 00.

De aanvrager zorgt voor:

Het in- en uitzetten van de signalisatie of het maken van de nodige afspraken met de gemeentelijke dienst werken in eigen beheer voor het in- en uitzetten van de signalisatie;
De organisatie van de seingevers op alle kruispunten, in- en uitritten van openbare parkings en vast verankerde obstakels op het openbaar domein. De seingevers moeten minimum 30 minuten voor de wedstrijd op hun locatie aanwezig zijn;
Het briefen van de seingevers;
Het schriftelijk informeren van de inwoners in de betrokken straten over het evenement en de bijhorende verkeersmaatregelen, in het Nederlands, minimum 5 werkdagen voor de start van het evenement en door middel van een bewonersbrief die goedgekeurd werd door het gemeentebestuur.

De signalisatie wordt geplaatst volgens het standaardbestek 250 en mag geen hinder vormen voor de zwakke weggebruikers.

Bij niet afsluiting van de rijbaan moet de doorgang van het verkeer steeds mogelijk blijven >3 meter.

Deze gemeentelijke verordening is enkel geldig nadat men een toelating ontvangt van alle betrokken wegbeheerders

Er is een gunstig advies van:

de politiezone Voer en Dijle
de afdeling ruimte - dienst openbaar domein
de provinciale commissie voor dringende geneeskundige hulpverlening.

Besluit

Artikel 1. Het college stelt een gemeentelijke verordening vast voor de organisatie van wielerwedstrijd GP Vermarc op 18 mei 2024 tussen 12 uur en 20 uur.
Artikel 2. Verkeerstechnische maatregelen:

verkeersmaatregelen	datum	locatie signalisatie	omschrijving signalisatie
Parkeren en stilstaan verboden op het parcours	18 mei 2024 vanaf 12 uur tot 20 uur	Hertenbergstraat tussen Duisburgsesteenweg en Lindeboomstraat Lindeboomstraat tussen Hertenbergstraat en Lindeboomstraat “sport complex Diependal” Lindeboomstraat tussen “sport complex Diependal” en Ortar de Pauwstraat Ortar de Pauwstraat Jezus Eiklaan tussen Ortar de Pauwstraat en Vestenstraat Vestenstraat Brusselsesteenweg tussen Vestenstraat en Tervurenlaan (N3) Pater Dupierreuxlaan tussen Leuvensesteenweg (N3) en Karel De Costerlaan Karel De Costerlaan Jozef Ceuppenslaan tussen Boudewijnsquare en Arthur van Dycklaan Arthur van Dycklaan Sint-Hubertuslaan Sint-Pauluslaan tussen Sint-Hubertuslaan en Kouterstraat Kouterstraat, op de rijbaan Lindenberg Vossemberg Rootstraat Kerkplaats op de rijbaan Merenstraat tussen Kerkplaats en Heidestraat Heidestraat Tervuursesteenweg Duisburgsesteenweg tussen Tervuursesteenweg en Hertenbergstraat	verkeersbord E3: parkeren en stilstaan verboden onderbord type x onderbord met vermelding 2043058 en de periode
Het voorbehouden van parkeerplaatsen voor de organisatoren en de deelnemers	18 mei 2024 vanaf 12 uur tot 20 uur	Op de 2 parkeerterreinen in de Lindeboomstraat tussen de Hertenbergstraat en sport complex Diependal	verkeersbord E1: parkeerverbod onderbord type x onderbord met vermelding 2043058 en de periode
Het voorbehouden van parkeerplaatsen voor campers	18 mei 2024 vanaf 12 uur tot 20 uur	Op het grasveld van Pachthof Storykens	verkeersbord E9h: parkeren uitsluitend voor kampeerauto's onderbord type x onderbord met vermelding 2043058 en de periode
Instellen van éénrichtingsverkeer op het parcours, uitgezonderd op de N3 Leuvensesteenweg. Verkeer wordt enkel toegelaten in de rijrichting van de renners: Hertenbergstraat tussen Duisburgsesteenweg en Lindeboomstraat rijrichting Lindeboomstraat Lindeboomstraat tussen Hertenbergstraat en Lindeboomstraat “sportcomplex Diependal” rijrichting Tervuren centrum Lindeboomstraat tussen “sportcomplex Diependal” en Ortar de Pauwstraat rijrichting Vestenstraat Ortar de Pauwstraat rijrichting Vestenstraat Jezus Eiklaan tussen Ortar de Pauwstraat en Vestenstraat rijrichting Steenweg op Brussel Vestenstraat rijrichting Steenweg op Brussel Steenweg op Brussel tussen Vestenstraat en Tervurenlaan (N3) rijrichting Tervurenlaan (N3) Pater Dupierreuxlaan tussen Leuvensesteenweg (N3) en K.D. Costerlaan rijrichting Boudewijnsquare Karel De Costerlaan rijrichting Boudewijnsquare Arthur van Dycklaan rijrichting Sint-Hubertuslaan Sint-Hubertuslaan rijrichting Sint-Pauluslaan Sint Pauluslaan tussen Sint-Hubertuslaan en Kouterstraat rijrichting Kouterstraat Kouterstraat rijrichting Lindenberg Lindenberg rijrichting Vossemberg Vossemberg rijrichting Rootstraat Rootstraat rijrichting Kerkplaats Kerkplaats rijrichting Merenstraat Merenstraat tussen Kerkplaats en Heidestraat rijrichting Ijzer Heidestraat rijrichting Tervuursesteenweg Tervuursesteenweg rijrichting Duisburgsesteenweg Duisburgsesteenweg tussen Tervuursesteenweg en Hertenbergstraat rijrichting Klarastraat	18 mei 2024 vanaf 15 uur tot 19.15 uur	Hertenbergstraat x Duisbursesteenweg Hertenbergstraat x De Stolberglaan Hertenbergstraat x Wandelaarsstraat Hertenbergstraat x Bergestraat Hertenbergstraat x Vossenlaan (2x) Hertenbergstraat x Lindeboomstraat Lindeboomstraat x sport complex Diependal Lindeboostraat x Vlierboomstraat Lindeboomstraa x Ortar De Pauwstraat Ortar De Pauwstraat x Jezus-Eiklaan Jezus-Eiklaan x Vestenstraat Vestenstraat x L. Buelenslaan Vestenstraat x Jef Coosemansstraat Vestenstraat x Brusselsesteenweg Brusselsesteenweg x Hofkensstraat N3 Leuvensesteenweg x Pater Dupierreuxlaan Pater Dupierreuxlaan x Gordaallaan x Karel De Costerlaan Karel De Costerlaan x Jozef Ceuppenslaan Jozef Ceuppenslaan x Arthur Van Dijklaan zijstraten Arthur Van Dijcklaan Arthur Van Dijklaan x Jozef Simonslaan Arthur Van Dijcklaan x Waalse Baan Sint-Hubertuslaan x Sint-Pauluslaan Sint-Pauluslaan x Hertstraat Sint-Pauluslaan x Steenputte Sint-Pauluslaan x voetbalveld 'Greunsjotters' Sint-Pauluslaan x Kouterstraat Kouterstraat x Varenberg x Kerkhofstraat Kouterstraat x Maegdekensdelle Kouterstraat x Lindenberg x Vossemberg Vossemberg x Beulbosweg Vossemberg x Dorreweg Vossemberg x Bredeweg Vossemberg x Rootstraat Rootstraat x Tramrelle Rootstraat x Veeweidestraat Rootstraat x Oude Vrijheidsstraat Rootstraat x Kriekenbergstraat Rootstraat x Processieweg Rootstraat x Kouterweg Rootstraat x Kerkplaats Kerkplaats x Merenstraat x Heidestraat Heidestraat x Heidepark Heidestraat x Molenweg x Tervuursesteenweg Tervuursesteenweg x Terschurenstraat Tervuursesteenweg x Achterstraat Tervuursesteenweg x Beeldekensgatstraat Tervuursesteenweg x Hertswegenstraat Tervuursesteenweg x Parkpoort Duisburgsesteenweg x Kistenveldlaan Duisburgsesteenweg x Ringlaan Duisburgsesteenweg x Eekhoornlaan Duisburgsesteenweg x Jachtlaan Duisburgsesteenweg x Hertenbergstraat	rood-witte hekken met dubbele regels en minimum 3 werkende oranje-gele knipperlichten verkeersbord C1: verboden rijrichting voor iedere bestuurder verkeersbord F19: openbare weg met éénrichtingsverkeer
Op de N3 Leuvensesteenweg tussen de rotonde Jazz fontein en Pater Dupierreuxlaan	18 mei 2024 vanaf 15 uur tot 19.15 uur	N3 Leuvensesteenweg tussen de rotonde Jazz fontein en Pater Dupierreuxlaan	Politiebeamten
Al het verkeer wordt verboden in de Hertenbergstraat tussen de Duisburgsesteenweg en de Lindeboomstraat, tijdens het vertrek en de aankomst van de renners.	18 mei 2024: vanaf 15.30 uur tot 16.05 uur vanaf 18.45 uur tot 19.15 uur	Hertenbergstraat x Duisbursesteenweg Hertenbergstraat x De Stolberglaan Hertenbergstraat x Wandelaarsstraat Hertenbergstraat x Bergestraat Hertenbergstraat x Lindeboomstraat	rood-witte hekken met dubbele regels en minimum 3 werkende oranje-gele knipperlichten verkeersbord C1: verboden rijrichting voor iedere bestuurder politiebeamten
Al het verkeer wordt verboden op de voorsorteerstroken: komende van Leuven in de rijrichting naar Tervuren centrum Komende van Brussel in de rijrichting naar Tervuren centrum	18 mei 2024 vanaf 15 uur tot 19 uur	Voorsorteerstrook komende van Leuven in de rijrichting naar Tervuren centrum Voorsorteerstrook komende van Brussel in de rijrichting naar Tervuren centrum	rood-witte hekken met dubbele regels en minimum 3 werkende oranje-gele knipperlichten verkeersbord C1: verboden rijrichting voor iedere bestuurder
Omleiding van Tervuren naar Duisburg via Vossem	18 mei 2024 vanaf 15 uur tot 19 uur	Op de volledige omleidingsroute	afdekken of verwijderen van de omleiding afsluiting Duisburgsesteenweg F41 verkeersborden: omleiding

Artikel 3.Om de veiligheid op de kruispunten, ter hoogte van in- en uitritten van openbare parkings en ter hoogte van vast verankerde obstakels op het openbaar domein te optimaliseren, worden er op volgende locaties seingevers of politiebeambten ingezet

Locatie	Seingevers / politie
Hertenbergstraat - Lindeboomstraat Lindeboomstraat - Lindeboomstraat Lindeboomstraat - Vlierboomstraat Lindeboomstraat - Eikestraat - Ortar De Pauwstraat Ortar De Pauwstraat - Jezus-Eijklaan Jezus-Eiklaan - Paardenmarktstraat Vestenstraat - Tabaksbergstraat Vestenstraat - Louis Buelenslaan 1 Vestenstraat - Louis Buelenslaan 2 Vestenstraat - Jef Coosemansstraat Vestenstraat - Brusselsesteenweg Brusselsesteenweg - Hofkensstraat Brusselsesteeneg - Hippolyte Boulengerlaan Tervurenlaan (N3) - Hofkensstraat Tervurenlaan (N3) - de Robianostraat Tervurenlaan (N3) - Broekstraat Tervurenlaan (N3) - Jazz Fontein Tervurenlaan (N3) - Leuvensesteeneg Tervurenlaan (N3) - Paleizenlaan Leuvensesteenweg (N3) - Elisabethlaan Leuvensesteenweg (N3) - Uitgang park (voor huisnr. 9) Leuvensesteenweg (N3) - Museumlaan Pater Dupierreuxlaan - Ingang/Uitrit BSB Pater Dupierreuxlaan - Gordaallaan K.D. Costerlaan - Boudewijnsquare Jozef Ceuppenslaan - Arthur van Dycklaan Arthur van Dycklaan - Joseph Simonslaan Arthur van Dycklaan - Waalse baan - Sint-Hubertuslaan Sint-Hubertuslaan - Sint-Pauluslaan Sint-Pauluslaan - Hertstraat Sint-Pauluslaan - Steenputten Sint-Pauluslaan - Smisstraat Kouterstraat -Dorpsplein Lindenberg - Varenberg Lindenberg - Maagdekensdelle Lindenberg - Vossemberg Vossemberg - Parking Oké Rootstraat - Bredeweg Rootstraat - Oude-Vrijheidsstraat Rootstraat - Kriekenbergstraat Kerkplaats - Kerkplaats 1 Kerkplaats - Kerkplaats 2 Merenstraat - Heidestraat Heidestraat - Heidepark Heidestraat - Molenweg Tervurensesteenweg - Terschurenstraat Tervurensesteenweg - Achterstraat Tervurensesteenweg - Beeldekensgatstraat Tervuursesteenweg - Hertswegenstraat Tervuursesteenweg - Capucijenpoortdreef Duisburgsesteenweg - Kisteveldlaan Duisburgsesteenweg - Ringlaan Duisburgsesteenweg - Eekhoornlaan Duisburgsesteenweg - Reeboklaan Duisburgsesteenweg - Hertenbergstraat - Parking Canapé Hertenbergstraat - De Stolberglaan Hertenbergstraat - Wandelaarstraat Hertenbergstraat - Bergestraat Hertenbergstraat - Vossenlaan Hertenbergstraat - Hertenbergstraat (Gaarde) Hertenbergstraat - Vossenlaan	Seingevers
Brusselsesteenweg - Tervurenlaan (N3) Tervurenlaan (N3) - Oppemstraat Leuvensesteenweg (N3) - Grensstraat Leuvensesteenweg (N3) - Pater Dupierreuxlaan Rootstraat - Veeweidestraat	Politie

De seingevers dienen minstens 30 minuten voor de aanvang van de wedstrijd op hun locatie aanwezig te zijn.
Artikel 4. De gemeentelijke dienst werken in eigen beheer zorgt voor:

Het leveren en ophalen van de signalisatie;
Het verwijderen van wegneembare objecten op het openbaar domein;
Het plaatsen en het ophalen van parkeerverbodsborden. De parkeerverbodsborden moeten 48 uur op voorhand geplaatst worden. Na het plaatsen van de parkeerverbodsborden moet politiezone Voer en Dijle gecontacteerd worden. Voertuigen die reeds geparkeerd zijn voor de plaatsing van de parkeerverbodsborden kunnen niet getakeld worden. Staan er nog voertuigen geparkeerd? Neem contact op met politiezone Voer en Dijle via het telefoonnummer 02/767 30 00.

Artikel 5. Politiezone Voer en Dijle voorziet in ondersteuning naar handhaving en openbare orde.
Artikel 6. Sint-Hubertus Cycling Tervuren heeft volgende verplichtingen:

Het in- en uitzetten van de signalisatie of het maken van de nodige afspraken met de gemeentelijke dienst werken in eigen beheer voor het in- en uitzetten van de signalisatie;
De organisatie van de seingevers op alle kruispunten, in- en uitritten van openbare parkings en vast verankerde obstakels op het openbaar domein. De seingevers moeten minimum 30 minuten voor de wedstrijd op hun locatie aanwezig zijn;
Het briefen van de seingevers;
Het schriftelijk informeren van de inwoners in de betrokken straten over het evenement en de bijhorende verkeersmaatregelen, in het Nederlands, minimum 5 werkdagen voor de start van het evenement en door middel van een bewonersbrief die goedgekeurd werd door het gemeentebestuur.