De raad keurt de notulen goed.
Artikelen 32 en 33 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad
Artikel 32. §1. - De notulen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de OCMW-raad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij/zij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
§ 2. - Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio-opname van de openbare zitting van de OCMW-raad. Deze audio-opname wordt op de website gepubliceerd.
§ 3. - Als de OCMW-raad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, §2 en artikel 5 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen audio-opname gemaakt.
Artikel 33. §1. - De notulen van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
§ 2. - De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking via het intranet.
§ 3. - Elk lid van de OCMW-raad heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de OCMW-raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de OCMW-raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 4. - Zo dikwijls de OCMW-raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.
De notulen van de vergadering lagen acht dagen vóór de vergadering ter beschikking van de OCMW-raad.
Elk raadslid heeft het recht opmerkingen te maken omtrent de redactie van deze notulen.
Er werden geen op- of aanmerkingen geformuleerd.
Enig artikel. De raad keurt de notulen goed van de vergadering van 31 oktober 2024.
De raad stelt het mandaat van de vertegenwoordiger als volgt vast: goedkeuring van de agendapunten van de gewone algemene vergadering van 20 december 2024.
Brief van IGO div van 21 oktober 2024
Titel 3 decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De extern verzelfstandigde agentschappen
Volgende vertegenwoordiger werd aangeduid in zitting van 26 februari 2019 voor de duur van de legislatuur 2019-2024: Yvette Schepers, raadslid, Hippolyte Boulengerlaan 88/102, 3080 Tervuren.
Het mandaat van de vertegenwoordiger moet vastgesteld worden voor de gewone algemene vergadering van 20 december 2024.
Enig artikel. De raad stelt het mandaat van de vertegenwoordiger als volgt vast: goedkeuring van de agendapunten van de gewone algemene vergadering van 20 december 2024
Agenda
1. Verslag Algemene Vergadering 21 juni 2024
2. Begroting 2025 (document 1)
3. Jaarprogramma en toelichting bij begroting 2025 (document 2)
4. Toelichting bij de vernieuwing van de bestuursorganen (document 3)
5. Varia
De raad stelt het deel van het OCMW van de vijfde aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 van de gemeente en het OCMW vast.
Minstens éénmaal per jaar wordt het meerjarenplan van gemeente en OCMW aangepast.
- Artikel 78, tweede lid, 4° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Dit artikel bepaalt de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn.
- Artikel 249 en volgende van het decreet lokaal bestuur
Deze bepalingen handelen over de opmaak van en de aanpassingen aan het meerjarenplan en de te volgen procedure.
- Het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.
Dit besluit regelt de inhoud van de beleidsrapporten.
- Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 over de beleids- en beheerscyclus.
Dit besluit legt de verplichte modellen van de verschillende schema's van het meerjarenplan en de aanpassing ervan vast.
Minstens één keer per jaar wordt het meerjarenplan aangepast, waarbij minstens de kredieten van het volgende boekjaar worden vastgesteld. Indien nodig kunnen ook de kredieten van het lopende boekjaar worden aangepast.
Bij elke aanpassing wordt het resultaat van de intussen vastgestelde jaarrekeningen verwerkt.
Een aanpassing van het meerjarenplan omvat minstens een aangepaste financiële nota, een toelichting en eventuele wijzigingen van de strategische nota.
In deze aanpassing worden de dienstjaren 2026 en 2027 mee opgenomen omdat de wetgeving vereist dat de financiële consequenties voor ten minste 3 toekomstige boekjaren moet beschreven staan.
Artikel 1. De raad stelt het deel OCMW van de vijfde aanpassing van het geïntegreerd meerjarenplan 2020-2025 van de gemeente en het OCMW Tervuren vast.
Artikel 2. Het aangepast meerjarenplan, in bijlage gevoegd, maakt integraal deel uit van dit besluit.
Artikel 3. De lijst van de nominatieve toelagen, zoals opgenomen in de toelichting bij het meerjarenplan, wordt goedgekeurd.
Artikel 4. Het aangepast geïntegreerd meerjarenplan 2020-2025 is te raadplegen op de website van Tervuren https://www.tervuren.be/meerjarenplan.
De raad stelt Gemeente Tervuren aan om in naam van en voor rekening van OCMW Tervuren de procedure te voeren en op te treden bij de gunning van de opdracht 'Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van onderhoudsmateriaal en -producten, handhygiëne en toiletpapier'.
De raamovereenkomst voor de aankoop van onderhoudsproducten, -materialen en plasticwaren, alsook voor (hand)hygiëne en toiletpapier loopt af en dient opnieuw te worden aanbesteed.
- Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 77 en 78, betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018
- Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies
- De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 36 en artikel 57, en meer bepaald artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat en artikel 43
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren
Dienst overheidsopdrachten en patrimonium stelde in het kader van de opdracht 'Raamovereenkomst voor de aankoop en levering van onderhoudsmateriaal en -producten, handhygiëne en toiletpapier', in samenwerking met de afdelingen Vrije Tijd en Mens, een bestek op met nr. OND/2024/869.
Deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:
* Perceel 1 (Onderhoudsproducten, -materialen en plasticwaren), raming: 104.159,21 euro excl. btw of 120.048,66 euro incl. btw waarbij het btw-bedrag voor het aandeel van AGB Bexit recupereerbaar is. Het maximale bestelbedrag bedraagt 120.000,00 euro excl. btw;
* Perceel 2 (Handhygiëne en toiletpapier), raming: 167.692,15 euro excl. btw of 191.602.27 euro incl. btw waarbij het btw-bedrag voor het aandeel van AGB Bexit recupereerbaar is. Het maximale bestelbedrag bedraagt 210.000 euro excl. btw;
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 271.851,36 euro excl. btw of 311.651,44 euro incl. btw
Percelen 1 en 2 worden afgesloten voor een duur van 48 maanden.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
Het bestuur beschikte bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet over de exact benodigde hoeveelheden.
Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij het aangewezen is dat Gemeente Tervuren de procedure zal voeren en in naam van AGB Bexit en OCMW Tervuren bij de gunning van de opdracht zal optreden.
Gezamenlijk aankopen kan leiden tot aanzienlijke besparingen en administratieve vereenvoudiging.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 271.851,36 euro excl. btw of 311.651,44 euro incl. btw.
De raming van de uitgaven voor OCMW Tervuren bedraagt 89.386,10 euro excl btw of 108.157,18 euro incl btw voor 4 jaren. Het btw-tarief bedraagt 21% en is niet recupereerbaar.
De uitgave voor deze opdracht zal voorzien zijn op budgetcode 2025/GBB/0953-00/6103001/OCMW/MENS/IP-GEEN en in het budget van de volgende jaren.
Artikel 1. De raad stelt Gemeente Tervuren aan om in naam van en voor rekening van OCMW Tervuren de procedure te voeren en op te treden bij de gunning.
Artikel 2. De machtiging bedoeld in artikel 1 geldt voor het bestek OND/2024/869 zoals in bijlage gevoegd.
Artikel 3. In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht.
Artikel 4. De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
De OCMW-raad keurt de aanpassing goed van de schriftelijke opnameovereenkomst en de interne afsprakennota van het woonzorgcentrum Zoniën.
Het inspectieverslag van het departement Zorg - afdeling Zorginspectie van 15 oktober 2024
- Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- Het decreet woonzorg van 15 februari 2019
- Het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers van 28 juni 2019
- Het besluit van de OCMW-raad van 16 december 2021 tot goedkeuring van de aanpassingen aan de schriftelijke overeenkomst van het woonzorgcentrum Zoniën
- Het besluit van het vast bureau van 16 augustus 2022 tot kennisname van de interne afsprakennota en de onthaalbrochure van woonzorgcentrum Zoniën
- Het besluit van het vast bureau van 4 november 2024 tot kennisname van de aanpassing van de schriftelijke opnameovereenkomst en de interne afsprakennota van het woonzorgcentrum Zoniën
Op 29 augustus 2024 werd het woonzorgcentrum in kennis gesteld dat het geselecteerd was voor een thematische inspectieronde van het departement Zorg, afdeling Zorginspectie. Tijdens deze inspectieronde zou worden nagegaan of de woonzorgcentra beschikken over een schriftelijke overeenkomst, een interne afsprakennota en een code voor goed bestuur (voor de private beheersinstanties). De schriftelijke overeenkomst en de interne afsprakennota worden getoetst aan de erkenningsvoorwaarden, vermeld in bijlage 11 van het BVR van 28 juni 2019 waarbij wordt nagegaan of deze documenten alle verplichte elementen bevatten en of de inhoud van de bepalingen overeenstemt met de regelgeving. Voor deze inspectie kwam men niet ter plaatse in het woonzorgcentrum; de gevraagde documenten werden bezorgd aan de afdeling Zorginspectie.
Op 24 september 2024 ontving het woonzorgcentrum het ontwerpverslag van de inspectie. Het woonzorgcentrum kon hierop schriftelijk en eenmalig reageren indien er onjuistheden of onduidelijkheden in het ontwerpverslag staan. Gezien het woonzorgcentrum geen reactie heeft bezorgd, ontving het op 15 oktober 2024 het definitief inspectieverslag.
Op basis van de opmerkingen van de afdeling Zorginspectie, dienen volgende aanpassingen te gebeuren aan de schriftelijke overeenkomst:
- Art. 4.2.3: Toevoegen dat het oordeel van het interdisciplinair team dat de bewoner verzorgt – naast het oordeel van de behandelende arts en van de coördinerende en raadgevende arts – ingewonnen wordt indien een bewoner ontslagen wordt omwille van ernstig storend gedrag of omdat de gezondheidstoestand van die aard is dat overplaatsing naar een meer passende voorziening noodzakelijk is. Toevoegen dat ook externe experten in dergelijke gevallen en als dat wenselijk is, om advies kunnen worden verzocht;
- Art. 4.3: Aanpassen van de termijn waarbinnen de bezittingen opgeslagen worden door het woonzorgcentrum wanneer een bewoner of diens vertegenwoordiger de kamer zelf niet ontruimd heeft na vertrek of overlijden;
- Art. 5.1: Toevoegen van voorgeschreven supplementaire voedingsproducten (bijvoeding) als inbegrepen in de dagprijs. Toevoegen van bijvoeding wanneer deze niet is voorgeschreven door de arts of op eigen initiatief van de bewoner of diens familie wordt aangekocht, als supplementaire kosten;
- Art. 5.1: Vervangen van het Agentschap Zorg en Gezondheid door de afdeling Woonzorg binnen het departement Zorg;
- Art. 5.2: Aanpassen van de termijn voor het betalen van de maandelijkse factuur. Deze is betaalbaar binnen de 30 dagen na ontvangst, in plaats van 15 dagen;
- Art. 6: Schrappen van het artikel. Een voorziening mag een waarborg niet combineren met een borgstelling (art. 5.3 van de overeenkomst). De ervaring binnen het woonzorgcentrum is dat een waarborg weinig oplevert wanneer de facturen onbetaald blijven. De waarborg mag namelijk enkel worden aangewend voor schade die opzettelijk is aangebracht. Het formulier voor de borgstelling wordt systematisch ingevuld bij elke opname;
- Art. 7 tot en met 14 aanpassen naar Art. 6 tot en met 13 omwille van het schrappen van het oorspronkelijke artikel 6.
Volgende aanpassingen aan de interne afsprakennota dienen te worden doorgevoerd naar aanleiding van het inspectieverslag:
- Art. 2: Toevoegen van het erkenningsnummer van het woonzorgcentrum en vervangen van het Agentschap Zorg en Gezondheid door de afdeling Woonzorg van het departement Zorg;
- Art. 8: Aanpassen van de frequentie van de familieraad. Deze dient minstens eenmaal per zes maanden te vergaderen in plaats van eenmaal per jaar. Toevoegen dat van de familieraad een verslag wordt opgemaakt dat aan alle bewoners of hun vertegenwoordigers, familie of mantelzorgers bezorgd wordt;
- Art. 10: Toevoegen van de termijn voor feedback van de klachtenbehandeling en de vermelding dat het gevolg dat aan een klacht wordt gegeven rechtstreeks aan de indiener ervan wordt meegedeeld. Toevoegen dat klachten of suggesties ook rechtstreeks, zowel schriftelijk als mondeling, kunnen worden meegedeeld;
- Art. 12: Vervangen van het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid door de afdeling Woonzorg binnen het departement Zorg en de bijhorende contactgegevens.
De aangepaste schriftelijke overeenkomst en interne afsprakennota werden ter kennisname voorgelegd aan het vast bureau op 4 november 2024. De aangepaste documenten treden in werking op 1 december 2024.
Enig artikel. De OCMW-raad keurt de aanpassing goed van de schriftelijke opnameovereenkomst en de interne afsprakennota van het woonzorgcentrum Zoniën, zodat de nieuwe documenten op 1 december 2024 in werking kunnen treden.
Namens OCMW-raad,
Dirk Stoffelen
algemeen directeur
Hugo Vankelecom
voorzitter