Terug Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding

De omzendbrief van 1 oktober 2024, bezorgd aan het gemeentebestuur op 15 oktober 2024, over het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten en -documenten vanaf 1 januari 2025.

De geprojecteerde toename van de aanvragen van identiteitsdocumenten in 2025, 2026 en 2027 ingevolge de verlenging van de geldigheidsduur van identiteitskaarten van 5 naar 10 jaar in 2014.

Regelgeving

- Artikel 173 van de Grondwet
Behalve voor de provincies, de polders en wateringen en de gevallen uitdrukkelijk uitgezonderd door de wet, het decreet en de regelen bedoeld in artikel 134, kan van de burgers geen retributie worden gevorderd dan alleen als belasting ten behoeve van de Staat, de gemeenschap, het gewest, de agglomeratie, de federatie van gemeenten of de gemeente.
- Burgerlijk Wetboek betreffende het huwelijk, titel V
- Burgerlijk Wetboek betreffende de wettelijke samenwoning, artikelen 1475 tot 1479
- Wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en de wijzigingen die nadien volgen
- Koninklijk besluit van 16 juli 1992 betreffende het houden van de bevolkings- en vreemdelingenregisters, artikelen 7, 8, 12 en 14
- Wet van 23 november 1998 tot invoering van de wettelijke samenwoning
- Artikel 15 van het Wetboek Belgische Nationaliteit
- Koninklijk besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs
- Ministerieel besluit van 15 maart 2013 tot vaststelling van het tarief van de vergoedingen ten laste van de gemeenten voor de uitreiking van de elektronische identiteitskaarten voor Belgen, de elektronische identiteitsdocumenten voor Belgische kinderen onder de twaalf jaar en de elektronische verblijfsdocumenten, afgeleverd aan de vreemdelingen die legaal op het grondgebied van het Rijk verblijven, hierna 'MB' genoemd
- Consulair wetboek van 21 december 2013, hoofdstuk 10
- Koninklijk besluit van 19 april 2014 betreffende de geldigheidsduur van paspoorten
- Ministerieel besluit van 15 september 2017 tot wijziging van het ministerieel besluit van 19 april 2014 aangaande de afgifte van paspoorten
- Wet van 18 juni 2018 betreffende de voornaamswijziging
- Artikel 41, tweede lid, 14° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
- Het besluit van de gemeenteraad van 18 december 2018 over het retributiereglement inzake voornaamswijziging (aanpassing)
De raad is bevoegd voor het vaststellen van de machtiging tot het heffen van retributies en de voorwaarden ervan, inclusief verminderingen en vrijstellingen.
- Koninklijk besluit van 24 december 2020 tot wijziging van het Koninklijk besluit van 8 oktober 1981 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen betreffende de begunstigden van het akkoord inzake de terugtrekking van het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland uit de Europese Unie en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie
- Ministerieel besluit van 6 oktober 2021 betreffende de modernisering van de verblijfstitels die aan onderdanen van derde landen en familieleden van een burger van de Europese Unie uitgereikt worden
- Het besluit van de gemeenteraad van 25 januari 2024 tot goedkeuring van het gewijzigde retributiereglement voor het afleveren van administratieve stukken door de dienst burgerzaken

Feiten, context en argumentatie

De Grondwet legt de exclusieve bevoegdheid over het opmaken van de akten van de burgerlijke stand en het bijhouden van de registers in de handen van de gemeentelijke overheid. Dit betekent dat de gemeente, en in het bijzonder de dienst burgerzaken, aan het begin staat van de keten van identiteit. Het behandelen, controleren en afleveren van de verschillende identiteits-, reis- en mobiliteitsdocumenten behoort tot de kerntaken van het gemeentebestuur. Het gemeentebestuur is de enige aanbieder en het op zak hebben van een identiteitsdocument, reis- of mobiliteitsdocument is in een steeds stijgend aantal situaties verplicht.

De creatie en aflevering van zulk identiteits-, reis- en mobiliteitsdocument komt met een kost. Enerzijds is er de productieprijs van de verschillende stukken die door het gemeentebestuur betaald moet worden aan de hogere overheden. Anderzijds is er de kost van de significante personeelsinzet om het efficiënt uitvoeren van alle taken inzake de behandeling, controle en afgifte van de verschillende documenten mogelijk te maken.

Elk kalenderjaar worden de productieprijzen van de verschillende identiteits- en reisdocumenten door de FOD Binnenlandse Zaken, FOD Buitenlandse Zaken en FOD Mobiliteit per brief aan de gemeentebesturen gecommuniceerd. De prijzen van de producten worden over het algemeen jaarlijks verhoogd, conform de index op de consumptieprijzen. Het gemeentebestuur heft bovenop de productieprijs een kleine administratieve kost om zijn werking deels te bekostigen.

Jaarlijks werd de oefening gemaakt of de actueel gevraagde prijs voldoende was om de productiekost én personeelsinzet te bekostigen. Het is echter zo dat de personeelsinzet niet gedekt wordt door de administratieve kost die bovenop de te betalen productieprijs gevraagd wordt. Wanneer tevens het vorige reglement kritisch tegen het licht gehouden wordt, valt er geen duidelijke lijn te trekken in het percentage van de administratieve kost.

Bovendien ziet de dienst burgerzaken voor de jaren 2025, 2026 en 2027 een verdubbeling van het aantal aanvragen voor identiteitsdocumenten tegemoet. Die verdubbeling is het gevolg van de keuze door de hogere overheden om de verlenging van de geldigheidsduur van identiteitskaarten van 5 jaar op 10 jaar te leggen. Die verdubbeling van het aantal bezoeken zal een bijkomende personeelsinzet vereisen om dezelfde graad van dienstverlening te kunnen waarborgen.

Om de dienstverlening op hetzelfde niveau te kunnen houden, wenst de dienst burgerzaken en onthaal de stromen van inkomsten en uitgaven te vereenvoudigen en te rationaliseren zodat de tijdelijke stijging van de inkomsten de tijdelijk gestegen personeelsinzet financiert.

Er zijn drie werven van rationalisering:
Werf 1: Vast percentage bovenop de productieprijs en delegatie kennisname prijzen aan het college van burgemeester en schepenen.
De dienst burgerzaken en onthaal stelt voor om de retributie voor de identiteits-, reis, verblijfs- en mobiliteitsdocumenten te berekenen door de productiekost te vermenigvuldigen met een vast percentage. De te betalen prijs door de burger wordt als volgt berekend: de door de FOD Binnenlandse Zaken, FOD Buitenlandse Zaken en FOD Mobiliteit gecommuniceerde productiekost en daarmee verband houdende bijkomende rechten worden vermenigvuldigd met een vaste factor. Op basis van een benchmark van de prijzen in 7 naburige gemeenten stelt de dienst voor om de factor van vermenigvuldiging te leggen op 25%. Gezien de productieprijzen jaarlijks veranderen, stelt de dienst burgerzaken en onthaal voor aan de raad, in het kader van administratieve vereenvoudiging, de kennisname van de al dan niet gestegen productieprijzen en de vaststelling van de retributietarieven te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen.

Werf 2: Verandering basisretributie huwelijken en het in verhouding brengen van de werklast met de retributie inzake huwelijken en wettelijke samenwoningen en aanvragen Belgische nationaliteit
A. De dienst burgerzaken stelt voor om de vermelding 'koesterboekje' uit het reglement te schrappen. Niet elk gemeentebestuur levert een trouwboekje of koesterboekje af gezien dat geen wettelijk voorgeschreven document is. Hierdoor ontstaan vermijdbare discussies aan het loket. Burgers willen immers huwen, en willen er ook voor betalen, maar veronderstellen door de huidige formulering dat het huwelijk in feite gratis wordt voltrokken en het boekje een optie is. Door de basis te veranderen naar een wettelijk verplicht af te leveren stuk worden discussies vermeden.
De dienst stelt daarom voor om de vermelding 'koesterboekje' te vervangen door de afgifte van het ontvangstbewijs van de aangifte van huwelijk.  

Inzake de prijs is uit een benchmark bij 7 naburige gemeenten gebleken dat Tervuren een zeer goedkope gemeente is om te huwen. Slechts in één van de zeven onderzochte gemeenten wordt het huwelijk gratis voltrokken. Het gemiddelde bedraagt maar liefst 110 euro. Nu kost een huwelijk in Tervuren 25 euro. Nochtans zorgt de administratieve en de praktische organisatie van het huwelijk voor een grote werklast voor de dienst burgerzaken en onthaal. Die wordt onder meer veroorzaakt door de internationalisering van de bevolkingssamenstelling, waardoor een doorgedreven kennis vereist is van de internationaal privaatrechterlijke aspecten van buitenlands recht gelet op de verplichting in artikel 68 van het Burgerlijk Wetboek om van elke buitenlandse akte een Belgische akte te maken. Daarom is het vragen van een gemeentelijke retributie niet onredelijk. Tevens mag gesteld worden dat de ceremonie van een burgerlijk huwelijk een bepaalde vorm van standing mag hebben, gezien het sluiten van een huwelijk naast een blije familiale gebeurtenis ook een significante verandering in de maatschappelijke en burgerlijke staat van de burgers betekent, waar naast financiële en erfrechtelijke gevolgen in sommige gevallen ook verblijfsrechtelijke gevolgen aan verbonden zijn. In het kader van gelijkwaardigheid is het belangrijk dat er geen onderscheid in behandeling is van huwelijksvoltrekkingen op een weekdag versus een zaterdag. Hierdoor is het differentiëren van de kostprijs op basis van de huwelijksdag geen optie.
De dienst stelt daarom voor om op de afgifte van het ontvangstbewijs van de aangifte van huwelijk een retributie te heffen van 50 euro.

B. Gelet op de recente wettelijke versterking van de staat van wettelijk samenwonende en gelet op het feit dat meer en meer koppels kiezen om de wettelijke samenwoning af te sluiten in plaats van een huwelijk, en gelet op de reeds beschreven privaatrechterlijke context, is het bovendien logisch dat, naar analogie met de retributie inzake de afgifte van het ontvangstbewijs van een aangifte van huwelijk, ook op de afgifte van het ontvangstbewijs van de verklaring tot wettelijke samenwoning een retributie wordt geheven. Uit de benchmark is gebleken dat dit nog niet overal gebeurt, doch de achterliggende administratieve kost is dezelfde als die voor een huwelijk.
Gezien er rond de wettelijke samenwoning geen ceremonie wordt georganiseerd, stelt de dienst voor om de retributie op de afgifte van het ontvangstbewijs van de verklaring tot wettelijke samenwoning te leggen op 30 euro.

C. De dienst burgerzaken en onthaal verwerkt op maandbasis een twintigtal aanvragen voor de Belgische nationaliteit. Aan het loketcontact bij het indienen van de aanvraag tot verwerving van de Belgische nationaliteit gaat een proces van weken tot maanden vooraf, waarbij de burger op basis van diens persoonlijke situatie volledig geïnformeerd wordt over de verschillende wettelijke mogelijkheden, routes en voor te leggen documenten richting de verwerving van het Belgisch staatsburgerschap. Dit vereist niet alleen diepgaande kennis van het Wetboek Belgische Nationaliteit, de KB's van 14/01/2013 en 18/01/2013 en de Omzendbrief van 08/03/2013, maar vereist eveneens dat onze medewerkers de relevante artikelen van het Wetboek Internationaal Privaatrecht toepassen, kennis hebben van de Belgische vigerende arbeidswetgeving inzake de arbeidsdagen en de gelijkgestelde dagen, en die documenten van de burger actief moeten onderzoeken, nakijken en beoordelen. De burger dient weliswaar een registratierecht te betalen aan de Federale Overheid van 150 euro, terwijl de gemeente in feite al het werk verricht. Het is bijgevolg logisch dat er een gemeentelijke retributie geheven wordt omwille van de zware werklast.

Werf 3: Afschaffen retributie op voornaamsverandering
Bij de inwerkingtreding op 1 juli 2024 van de wet van 7 januari 2024 teneinde de procedure tot naamsverandering te versoepelen, heeft de wetgever het vestigen van een retributie op de eenmalige verandering van de familienaamsverandering niet wettelijk mogelijk gemaakt. Bij de invoering van de versoepeling rond de voornaamsverandering in 2019 werd zulke mogelijkheid wel in de wet opgenomen. De wetgever legde daarbij dwingend op dat aan personen die een voornaamsverandering aanvragen omwille van hun innerlijke overtuiging tot het andere geslacht te behoren dan hetgene vermeld op hun geboorteakte, slechts 1/10e van de retributie van de volledige retributie kon worden opgelegd.
Gelet op het geringe aantal voornaamswijzigingen in onze gemeente, en gezien de discrepantie met regels rond de eenmalige naamsverandering, is het logisch de retributie op de voornaamswijziging te schrappen. De dienst burgerzaken stelt voor het besluit van de gemeenteraad van 18 december 2018 betreffende het retributiereglement inzake voornaamswijziging (aanpassing) op te heffen.

Budget

Dit retributiereglement genereert ontvangsten, die voorzien zijn in het meerjarenplan en worden geboekt op budgetartikel GBB/0130-00/7020001/GEMEENTE/MENS/IP-GEEN. De kosten zijn eveneens voorzien en worden geboekt op budgetartikel GBB/0130-00/6150080/GEMEENTE/CBS/MENS/IP-GEEN. De extra categorie in het reglement zal tot bijkomende inkomsten en uitgaven leiden; deze worden verwerkt in de 5de meerjarenplanaanpassing.