Besluit  Gemeenteraad

Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen

Artikel 1. Doel
Met dit subsidiereglement wil het lokaal bestuur bijdragen aan een kwaliteitsvol, toegankelijk en afgestemd aanbod van buitenschoolse opvang en activiteiten voor kinderen van 2,5 tot 12 jaar.
De subsidie heeft als doel:
- het structurele voor- en naschoolse opvangaanbod te ondersteunen;
- een gevarieerd activiteitenaanbod te stimuleren tijdens het schooljaar en schoolvakanties;
- de toegankelijkheid van het aanbod te verhogen;
- samenwerking tussen scholen, opvanginitiatieven, verenigingen en andere aanbieders te versterken.
Dit reglement geeft uitvoering aan het lokale BOA-beleid en sluit aan bij de visie en het erkenningskader BOA Tervuren.

Artikel 2. Juridisch kader
Dit reglement sluit aan bij de volgende regelgeving:
- het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, inclusief latere wijzigingen;
- het decreet van 3 mei 2019 houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten, inclusief latere wijzigingen;
- het besluit van de Vlaamse Regering van 9 juli 2021 over het lokaal beleid, de samenwerking en de subsidie voor buitenschoolse opvang en activiteiten, inclusief latere wijzigingen;
- het besluit van de Vlaamse Regering van 5 september 2025 tot toekenning van een eenmalige subsidie voor de realisatie van de lokale regie van buitenschoolse activiteiten;
- beslissing van de gemeenteraad van 28 mei 2026 over BOA-decreet: goedkeuring van het lokaal erkenningskader BOA.

Artikel 3. Begunstigden
Dit reglement is van toepassing op organisatoren die erkend zijn binnen het lokaal BOA-kader van Tervuren. Enkel opvang en activiteiten die voldoen aan de bepalingen van het erkenningskader BOA Tervuren komen in aanmerking voor subsidiëring. De toegekende subsidie is uitsluitend bestemd voor kosten en investeringen die rechtstreeks verband houden met de organisatie van buitenschoolse opvang en activiteiten.

Voor categorie A komt uitsluitend het aanbod voor voor- en naschoolse opvang, opvang op woensdagnamiddag en opvang op lesvrije en pedagogische dagen in aanmerking voor subsidiëring binnen dit reglement.

Middagtoezicht tijdens de schooluren, met uitzondering van opvang op woensdagnamiddag, valt buiten de scope van het BOA-beleid en valt onder het reglement van sociale en andere voordelen binnen het flankerend onderwijsbeleid. Dit aanbod komt niet in aanmerking voor subsidiëring binnen dit reglement.

Artikel 4. Subsidiecategorieën
De BOA-subsidies worden verdeeld over:
- Categorie A: voor- en naschoolse opvang;
- Categorie B1: activiteiten tijdens het schooljaar;
- Categorie B2: vakantiewerking.

Artikel 5. Beschikbaar budget
Het beschikbare budget voor dit reglement wordt gevormd door de BOA-subsidie die het lokaal bestuur jaarlijks ontvangt van de Vlaamse overheid, verminderd met de middelen die overeenkomstig het lokale BOA-beleid worden ingezet voor de uitvoering van de regierol.

Het beschikbare budget wordt jaarlijks vastgesteld op basis van het effectief ontvangen subsidiebedrag. De toegekende enveloppe zal in geen geval worden overschreden. 

Artikel 6. Definities
In dit reglement hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis.
- BOA: buitenschoolse opvang en activiteiten.
- BOA-decreet: het Decreet van 3 mei 2019 houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten, inclusief latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten.
- Voor- en naschoolse opvang: formeel georganiseerde kinderopvang voor schoolgaande kinderen buiten de schooluren.
- Activiteiten: bezigheden buiten de schooluren die bijdragen aan de ontwikkeling van kinderen, zoals het vergroten van kennis, het aanleren van vaardigheden en het stimuleren van persoonlijke groei.
- Organisator: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon die buitenschools aanbod (opvang of activiteit) organiseert.
- Kinderen: betreft kinderen van 2,5 tot 12 jaar.
- Kleuter: een kind dat op moment van deelname nog niet gestart is in het eerste leerjaar van het lager onderwijs.
- Kinduur: meeteenheid die overeenkomt met de deelname van één kind gedurende één uur.
- Kinddag: meeteenheid die overeenkomt met de deelname van één kind gedurende één volledige dag.
- LSV: lokaal samenwerkingsverband, overlegplatform waarin lokale actoren betrokken bij buitenschoolse opvang en activiteiten afstemmen over het beleid en het aanbod.
- Opvanglocatie: een afzonderlijke werking voor de doelgroep kleuters en lagereschoolkinderen.
- Opvangmoment: een georganiseerd opvangaanbod tijdens:
o voorschoolse opvang;
o naschoolse opvang;
o opvang op woensdagnamiddag;
o opvang op pedagogische studiedagen.
- Schoolvakantie: de vakantieperiodes zoals jaarlijks vastgesteld door de Vlaamse overheid voor het Nederlandstalig kleuter- en lager onderwijs.

Hoofdstuk 2 – Categorie A: Voor- en naschoolse opvang

Artikel 7. Verdeling van de middelen
Het volledige budget dat het lokaal bestuur voorziet voor categorie A wordt verdeeld onder de organisatoren van voor- en naschoolse opvang die voldoen aan de voorwaarden van het lokaal erkenningskader BOA én daartoe erkend zijn.

De organisator hanteert voor het gesubsidieerde opvangaanbod de tarieven zoals vastgesteld in het retributiereglement voor voor- en naschools toezicht van het lokaal bestuur Tervuren.

Het budget voor categorie A wordt verdeeld op basis van drie verdeelcriteria:

Geen enkele organisator kan meer dan 50% van het beschikbare budget van categorie A ontvangen. Indien na toepassing van dit subsidieplafond middelen resteren, formuleert het LSV één of meerdere voorstellen voor de besteding van deze middelen. Deze voorstellen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 8. Leerlingenaantallen
60% van het beschikbare budget wordt verdeeld op basis van het aantal leerlingen dat op 1 februari van het voorafgaande schooljaar is ingeschreven. Hiervoor worden de officiële leerlingengegevens van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) gebruikt.

Het totale aantal leerlingen van alle scholen samen wordt beschouwd als 100%. Elke school ontvangt een aandeel in verhouding tot haar aandeel in het totale leerlingenaantal.

Artikel 9. Opvangmomenten
20% van het beschikbare budget wordt verdeeld op basis van het aantal georganiseerde opvangmomenten. Per opvangvorm wordt één eenheid toegekend:
- voorschoolse opvang vanaf 7.30 uur;
- naschoolse opvang tot 18.00 uur;
- opvang op woensdagnamiddag tot 18.00 uur;
- opvang op lesvrije en pedagogische studiedagen.
Per school kunnen maximaal vier eenheden worden toegekend.

Artikel 10. Opvanglocatie
20% van het beschikbare budget wordt verdeeld op basis van het aantal opvanglocaties.
Een school ontvangt:
- twee eenheden wanneer een afzonderlijke opvangwerking voor kleuters en lagereschoolkinderen wordt georganiseerd;
- één eenheid wanneer een gezamenlijke opvangwerking wordt georganiseerd.
Wanneer minder dan 18 kinderen aanwezig zijn of wanneer uitzonderlijke omstandigheden dit vereisen, kan een gezamenlijke werking worden georganiseerd.
Hoofdstuk 3 – Categorie B1: Activiteiten tijdens het schooljaar

Artikel 11. Doelgroep
Deze subsidie ondersteunt organisatoren van activiteiten die plaatsvinden buiten de schooluren tijdens het schooljaar, inclusief lesvrije en pedagogische studiedagen.
De activiteiten voldoen aan de voorwaarden van het erkenningskader BOA Tervuren. Het aanbod omvat minimaal 10 uur activiteiten verspreid over een schooljaar.

De activiteiten worden georganiseerd op school of in de onmiddellijke nabijheid van de school. Wanneer een activiteit niet op het schooldomein plaatsvindt, zorgt de organisator ervoor dat kinderen die gebruikmaken van de opvang vlot kunnen aansluiten op de activiteit. De organisator staat hierbij in voor de begeleiding en verplaatsing tussen opvang en activiteit.

Voor deelname aan naschoolse activiteiten wordt een ouderbijdrage aangerekend. Activiteiten waarvoor geen ouderbijdrage wordt gevraagd, komen niet in aanmerking voor subsidiëring binnen categorie B1.

Artikel 12. Beschikbaar budget
40% van het beschikbare budget van categorie B wordt toegewezen aan activiteiten tijdens het schooljaar (B1).

Artikel 13. Verdeling van het budget
Het lokaal bestuur lanceert gedurende het schooljaar meerdere oproepen naar organisatoren in functie van de activiteiten die zij tijdens het schooljaar wensen in te richten. Organisatoren dienen hun activiteitenaanbod in binnen de termijn en volgens de voorwaarden opgenomen in de oproep.

De BOA-coördinator beoordeelt de aanvragen op basis van de bepalingen van dit reglement en houdt daarbij onder meer rekening met:
- de geografische spreiding van het aanbod;
- de diversiteit van het aanbod;
- de bijdrage aan de lokale BOA-doelstellingen;
- het beschikbare budget.

Op basis van de ingediende aanvragen bepaalt de BOA-coördinator het voorlopige subsidiebedrag per organisator. Hierbij wordt rekening gehouden met een maximaal subsidiebedrag per kinduur zoals bepaald in de oproep. Budgettaire overschotten worden toegevoegd aan de budgetten van de volgende oproep en activiteitenperiode.

Geen enkele organisator kan meer dan 50% van het beschikbare budget van categorie B1 ontvangen. Indien hierdoor budget onbenut blijft, onderzoekt de BOA-coördinator eerst of dit kan worden toegewezen aan andere aanvragen die om budgettaire redenen niet werden weerhouden. Indien dit niet mogelijk is, formuleert het Lokaal Samenwerkingsverband BOA een voorstel voor de besteding van de resterende middelen. Deze voorstellen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Hoofdstuk 4 – Categorie B2: Vakantiewerking

Artikel 14. Doelgroep
Deze subsidie ondersteunt organisatoren van vakantiewerking georganiseerd tijdens schoolvakanties. Het aanbod voldoet aan de voorwaarden van het erkenningskader BOA Tervuren en omvat tijdens eenzelfde schoolvakantie minimaal:
- 3 volledige dagen van 8u tot 17u; of
- 5 halve dagen van 8u tot 13u;
verspreid over 5 dagen tijdens schoolvakanties.

Voor deelname aan activiteiten tijdens de schoolvakanties wordt een ouderbijdrage aangerekend. Activiteiten waarvoor geen ouderbijdrage wordt gevraagd, komen niet in aanmerking voor subsidiëring binnen categorie B2.

Artikel 15. Beschikbaar budget
60% van het beschikbare budget van categorie B wordt toegewezen aan vakantiewerking (B2). Dit budget wordt verdeeld over de verschillende vakantieperiodes.

Artikel 16. Verdeling van het budget
Het lokaal bestuur organiseert per vakantieperiode een oproep voor vakantiewerking. Organisatoren dienen hun aanbod in binnen de termijn en volgens de voorwaarden opgenomen in de oproep.

De BOA-coördinator beoordeelt de aanvragen op basis van de bepalingen van dit reglement en houdt daarbij onder meer rekening met:
- de geografische spreiding van het aanbod;
- de diversiteit van het aanbod;
- de bijdrage aan de lokale BOA-doelstellingen;
- het beschikbare budget.

Op basis van de ingediende aanvragen bepaalt de BOA-coördinator het voorlopige subsidiebedrag per organisator. Hierbij wordt rekening gehouden met een maximaal subsidiebedrag per kinddag zoals bepaald in de oproep. Budgettaire overschotten worden toegevoegd aan de budgetten van de volgende oproep en vakantieperiode.

Geen enkele organisator kan meer dan 50% van het beschikbare budget van categorie B2 ontvangen. Indien hierdoor budget onbenut blijft, onderzoekt de BOA-coördinator eerst of dit kan worden toegewezen aan andere aanvragen die om budgettaire redenen niet werden weerhouden. Indien dit niet mogelijk is, formuleert het Lokaal Samenwerkingsverband BOA een voorstel voor de besteding van de resterende middelen. Deze voorstellen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 17. Niet-bestede middelen
Wanneer binnen een subsidieperiode onvoldoende aanvragen worden ingediend om het volledige budget van een categorie te benutten, wordt het niet-bestede budget toegevoegd aan de eerstvolgende subsidieperiode binnen dezelfde categorie.
Indien na afloop van het subsidiejaar middelen resteren, formuleert het LSV één of meerdere voorstellen voor de besteding van deze middelen. Deze voorstellen worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.

Hoofdstuk 5 – Bonusregeling

Artikel 18. Bonuscriteria
Om organisatoren binnen categorie B1 en B2 aan te moedigen bij te dragen aan de doelstellingen van het lokale BOA-beleid wordt de berekende waarde verhoogd wanneer voldaan wordt aan één of meerdere onderstaande criteria.

De bonuspercentages zijn cumuleerbaar. Indien aan alle drie de criteria wordt voldaan, bedraagt de totale bonus 30% van de waarde.
De kleuterbonus wordt enkel toegepast op het aandeel van de waarde dat betrekking heeft op deelnemende kleuters.

Hoofdstuk 6 – Aanvraagprocedure en rapportering

Artikel 19. Subsidie aanvragen
De subsidie wordt per categorie aangevraagd via het aanvraagformulier beschikbaar op de website van het lokaal bestuur en dit na afronding van de activiteit. Enkel volledig ingevulde en correct ingediende aanvraagformulieren komen in aanmerking voor behandeling. De aanvrager is verantwoordelijk voor het tijdig en volledig bezorgen van alle gevraagde gegevens en bewijsstukken.

Als een aanvraag onvolledig wordt ingediend, kan het lokaal bestuur bijkomende informatie opvragen. Wanneer een aanvraag ondanks herhaald verzoek onvolledig blijft, kan de BOA-coördinator beslissen de aanvraag niet verder te behandelen en de aanvraag te verwijderen.

Artikel 20. Rapportering
De organisator bezorgt de gegevens die noodzakelijk zijn voor de berekening van de subsidie via het formulier op de website van het lokaal bestuur Tervuren of bij de BOA-coördinator via boa@tervuren.be. De rapportering gebeurt op eer.

De organisator bewaart alle documenten die relevant zijn voor de berekening, toekenning en controle van de subsidie gedurende vijf jaar na afloop van het subsidiejaar.

Artikel 21. Verwerking van persoonsgegevens
Het lokaal bestuur Tervuren verwerkt persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van dit reglement overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke privacywetgeving. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor de beoordeling, opvolging, controle en uitbetaling van subsidies.

Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens en de rechten van betrokkenen wordt verwezen naar de privacyverklaring van het lokaal bestuur Tervuren, beschikbaar op de website van het lokaal bestuur.

Hoofdstuk 7 – Uitbetaling

Artikel 22. Wijze van uitbetaling
De uitbetaling van de subsidie gebeurt via overschrijving op het bankrekeningnummer van de aanvrager zoals vermeld in de aanvraag. De aanvrager verbindt zich ertoe het lokaal bestuur op de hoogte te brengen wanneer het bankrekeningnummer van de aanvrager wijzigt.

Artikel 23. Uitbetaling categorie A
Het lokaal bestuur betaalt jaarlijks een voorschot van 80% van het geraamde subsidiebedrag uit op basis van de gegevens van het vorige schooljaar. Het saldo wordt uitbetaald na controle van de rapportering.

Artikel 24. Uitbetaling categorie B
De subsidie wordt definitief berekend na verwerking van alle dossiers binnen de betrokken subsidieperiode. De subsidie wordt in één keer uitbetaald na controle en goedkeuring van de aanvraag.

Artikel 25. Cumulatie van subsidies
Een subsidie op basis van dit reglement kan gecombineerd worden met andere gemeentelijke, provinciale, Vlaamse of federale subsidies. Dezelfde kosten of activiteiten kunnen echter niet meermaals gesubsidieerd worden.

De organisator verklaart bij de subsidieaanvraag dat er geen andere subsidies werden aangevraagd of toegekend voor het initiatief waarvoor een BOA-subsidie wordt aangevraagd.

Het college van burgemeester en schepenen kan de subsidie geheel of gedeeltelijk weigeren of terugvorderen wanneer sprake is van dubbele financiering van dezelfde kosten of activiteiten.

Hoofdstuk 8 – Controle, evaluatie en betwistingen

Artikel 26. Controle en terugvordering
Het lokaal bestuur kan bewijsstukken opvragen en controles uitvoeren.
Wanneer blijkt dat:
- onjuiste gegevens werden verstrekt;
- de subsidie niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend;
- niet langer wordt voldaan aan de voorwaarden van dit reglement;
kan het college van burgemeester en schepenen de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen.

Vooraleer een beslissing tot gehele of gedeeltelijke terugvordering wordt genomen, krijgt de betrokken school de mogelijkheid om zijn standpunt schriftelijk kenbaar te maken binnen een door het lokaal bestuur bepaalde termijn van minstens 30 kalenderdagen.

Artikel 27. Evaluatie
Het lokaal bestuur evalueert jaarlijks de toepassing van dit subsidiereglement. Bij de evaluatie wordt onder meer rekening gehouden met:
- de spreiding van de middelen;
- de toegankelijkheid van het aanbod;
- de bijdrage aan de lokale BOA-doelstellingen.

Artikel 28. Betwistingen
Bezwaren tegen beslissingen genomen in uitvoering van dit reglement worden schriftelijk en gemotiveerd ingediend bij het college van burgemeester en schepenen binnen 30 kalenderdagen na kennisgeving van de beslissing.

Alle betwistingen over de toepassing van dit reglement en alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden beoordeeld door het college van burgemeester en schepenen, na advies van het LSV.

Hoofdstuk 9 – Slotbepalingen

Artikel 29. Wijzigingen aan dit reglement
Het lokaal bestuur behoudt zich het recht voor om bij overmacht of wijzigende regelgeving de voorwaarden of categorieën aan te passen. Wijzigingen van dit reglement worden ter advies voorgelegd aan het LSV.

Artikel 30. Inwerkingtreding
Dit reglement wordt goedgekeurd door de gemeenteraad op 27 augustus 2026 en treedt in werking op 1 september 2026.