Besluit  Raad van bestuur Bexit

Enig artikel. De raad van bestuur keurt het wedstrijdreglement ‘Tervuren plein air – Groots in het klein’ goed.

Doel van de wedstrijd
CC De Warandepoort (AGB Bexit) organiseert i.s.m. de Vrienden van de School van Tervuren de kunstwedstrijd 'Tervuren pleinair – Groots in het klein'. De wedstrijd heeft tot doel nieuwe hedendaagse pleinair schilderijen te laten ontstaan, geïnspireerd door het landschap van Tervuren.
De winnende werken worden opgenomen in de gelijknamige tentoonstelling van 12 november tot en met 20 december 2026.

Artikel 1. Toepassingsgebied
§1. Deelnemers
De wedstrijd staat open voor alle natuurlijke personen vanaf 18 jaar (of vanaf 16 jaar onder de verantwoordelijkheid van de ouders), hierna: ‘de deelnemer’.
De deelnemer moet woonachtig zijn in de Vrijetijdsregio Druivenstreek (Bertem, Hoeilaart, Huldenberg, Overijse, Tervuren) of een aantoonbare band met deze regio kunnen motiveren (bv. atelier, genoten opleiding, deelname aan een lokaal project, lid van een lokale cultuurvereniging, ...)  
§2. Uitsluitingen
Worden uitgesloten van deelname op het moment van indiening:
- kunstenaarscollectieven
- verenigingen en organisaties met rechtspersoonlijkheid
- scholen
- politieke mandatarissen van de gemeente Tervuren
- bestuursleden van de Cultuurraad Tervuren (CRT) en Jeugdraad Tervuren (JRT)
- personeelsleden van de gemeente Tervuren en van het sociaal huis van de gemeente Tervuren.
§3. Totstandkoming van het kunstwerk en voorwaarden
- Het schilderij dient door de deelnemer zelf ontworpen (eigen creatie) en gerealiseerd te worden in openlucht
- Het werk dient te worden geschilderd in olieverf, acrylverf, gouache of aquarel
- Het gaat om een onuitgegeven, origineel en uniek ontwerp
- Om aan te sluiten bij het concept 'Groots in het klein' mogen de kunstwerken aan de langste zijde maximaal 60 cm meten, inclusief lijst of drager
- Het werk moet voorzien zijn van een bruikbaar ophangsysteem.

Artikel 2. Inschrijving en selectieprocedure
§1. Inschrijving
Inschrijven voor de wedstrijd kan tot en met maandag 31 augustus 2026 volgens de in §2 tot en met §5 van dit artikel omschreven modaliteiten.
§2. Anonieme beoordelingsprocedure
De kandidatuur verloopt anoniem tot na de definitieve selectie van maximaal 25 werken.
§3. Digitaal deelnamedossier
De deelnemer dient een digitaal aanvraagdossier in, bestaande uit twee afzonderlijke documenten:
Document 1 – identificatiegegevens (wordt pas geopend na afronding van de juryzitting en de definitieve selectie):
- het ingevulde deelnameformulier: Deelnemen aan de wedstrijd gebeurt door het deelnameformulier, opgenomen als bijlage bij dit reglement, digitaal in te vullen en per e-mail te verzenden naar expowarandepoort@tervuren.be met als onderwerp: 'Inzending Tervuren pleinair – [titel kandidaat]'. Het deelnameformulier is ook raadpleegbaar op www.dewarandepoort.be of op te vragen via e-mail (expowarandepoort@tervuren.be).
- een beknopte cv van de kunstenaar, met vermelding van eventuele genoten artistieke opleidingen
Document 2 – anoniem dossier (geen namen of persoonsgegevens zichtbaar):
- een gemotiveerde toelichting voor de deelname aan de wedstrijd;
- een HD‑foto van het kunstwerk (min. 300 dpi);
- een korte fotoreportage of making‑of van het schilderproces in openlucht (pleinair), zonder herkenbare beelden van de kunstenaar; aanvullend communicatiemateriaal met de kunstenaar kan apart bezorgd worden na de selectie;
- een beschrijving van de gebruikte materialen;
- een beschrijving van de locatie waar het werk in openlucht werd gerealiseerd. Indien het kunstwerk werd gemaakt op privéterrein, wordt een schriftelijke toestemming van de eigenaar toegevoegd.
§4. Ontvangstbevestiging
Na ontvangst van het digitale deelnamedossier bezorgt CC De Warandepoort een ontvangstbewijs per e-mail aan de deelnemer.
§5. Meerdere inzendingen
Een deelnemer mag meerdere kunstwerken indienen. Deze worden samen opgenomen in één anoniem dossier en op een duidelijke en consequente manier genummerd (bv. Werk 1, Werk 2, Werk 3).
Bij elk werk horen de bijbehorende elementen uit §3 (foto, korte making of, materialen, locatie).‑
§6. Fysieke indiening van het kunstwerk
Naast de digitale indiening van het dossier, is de deelnemer verplicht het kunstwerk ook fysiek in te dienen voor de jurybeoordeling.
De fysieke indiening vindt plaats op dinsdag 15 september 2026 tussen 9.00 en 12.00 uur in het Administratief Centrum De Zevenster – polyvalente zaal De Plataan (Markt 7a, 3080 Tervuren).
- Het kunstwerk wordt ingepakt aangeleverd.
- Om de anonimiteit van de beoordelingsprocedure te waarborgen, mag de naam van de kunstenaar uitsluitend op de achterzijde van het kunstwerk worden vermeld, afgedekt of onzichtbaar bij presentatie. Op de voorzijde, zijkanten, lijst, drager of het ophangsysteem mogen geen identificerende elementen aanwezig zijn.
- Het kunstwerk moet voorzien zijn van een degelijk en bruikbaar ophangsysteem en geschikt zijn voor presentatie.
- De deelnemer staat zelf in voor het transport van het werk, zowel bij indiening als bij afhaling.
- CC De Warandepoort en de gemeente Tervuren kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, verlies of diefstal, behalve in geval van zware fout of opzettelijke nalatigheid.
§7. Ophaling van de ingediende kunstwerken
Alle ingediende kunstwerken, ongeacht of ze geselecteerd zijn of niet, dienen door de deelnemer te worden opgehaald op woensdag 16 september 2026 tussen 9.00 en 13.00 uur in het Administratief Centrum De Zevenster – polyvalente zaal De Plataan (Markt 7a, 3080 Tervuren).
Kunstwerken die niet binnen dit tijdsvenster worden opgehaald, kunnen zonder verdere verwittiging worden verwijderd.
CC De Warandepoort kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.
§8. Niet‑conforme of laattijdige indiening
De bepaling inzake laattijdige of niet‑conforme indiening zijn van toepassing op zowel het digitale deelnamedossier als de fysieke indiening van het kunstwerk.
Digitale dossiers en/of kunstwerken die laattijdig, onvolledig of niet conform de bepalingen van dit reglement worden ingediend, worden uitgesloten van verdere deelname en beoordeling.

Artikel 3. Beoordeling, advies en beslissing
§1. Individuele beoordeling en criteria
De ingediende kunstwerken worden op dinsdag 15 september 2026 anoniem beoordeeld door een deskundige jury.
Elk jurylid kent tijdens de juryzitting individueel en autonoom een score toe aan elk werk, op basis van 100 punten, verdeeld over de volgende criteria:
- Artistieke kwaliteit (inhoud & vorm) - 50 punten
 -- Artistieke zeggingskracht: mate waarin het werk overtuigt als autonoom kunstwerk
 -- Beheersing van techniek en materiaal: vakkennis, technische kwaliteit, omgang met kleur, licht, compositie en materiaalkeuze
 -- Originaliteit en eigen signatuur: vernieuwend karakter, persoonlijke beeldtaal
- Relatie tot pleinair en context Tervuren/Druivenstreek – 40 punten
 -- Authenticiteit van het ‘pleinair’-proces: in hoeverre is het werk daadwerkelijk in openlucht en ter plaatse gerealiseerd, en is dit zichtbaar in het eindresultaat?
 -- Keuze en interpretatie van de locatie: relevantie van de gekozen plek binnen Tervuren / Druivenstreek en de manier waarop deze artistiek wordt benaderd
 -- Ruimtelijke en landschappelijke dialoog: hoe gaat het werk om met schaal, omgeving, landschap, erfgoed of hedendaagse context?
- Concept en motivatie – 10 punten
 -- Motivering en conceptuele onderbouw: duidelijkheid en overtuigingskracht van de toelichting: waarom dit werk, deze plek, deze aanpak?
 -- Samenhang tussen idee, uitvoering en resultaat: sluit het eindwerk inhoudelijk en visueel aan bij de intenties van de kunstenaar?
§2. Rangschikking en shortlist op basis van samengevoegde scores
De jury wordt bijgestaan door een secretaris, aangeduid door de gemeentelijke administratie.
De secretaris verzamelt de individuele scores en stelt een geaggregeerd puntenoverzicht op.
Op basis van maximaal 35 werken met de hoogste totaalscore stelt de secretaris een shortlist samen.
§3. Finale selectie
Vertrekkend van de shortlist gaat de jury in open dialoog over tot een definitieve selectie van maximaal 25 kunstwerken voor de tentoonstelling 'Tervuren pleinair – Groots in het klein'.
§4. Anonimiteit en openen identificatiegegevens
De anonimiteit van de deelnemers blijft gewaarborgd tot na de definitieve juryselectie van 25 werken.
Pas na deze beslissing worden de identificatiegegevens van de geselecteerde kunstenaars geopend.
§5. Juryadvies
Na de finale selectie formuleert de jury, bij gewone meerderheid van stemmen, een gemotiveerd schriftelijk advies met het voorstel van de geselecteerde werken. Tegen de beslissing van de jury is geen beroep mogelijk binnen het kader van deze wedstrijd.
§6. Eindadvies en directiecomité
Het gemotiveerd juryadvies wordt uiterlijk op maandag 21 september 2026 ter kennisgeving voorgelegd aan het directiecomité van AGB Bexit.
§7. Verslaggeving
De secretaris maakt een verslag op met:
- de individuele en geaggregeerde scores per werk
- het gemotiveerd juryadvies
- de lijst van definitief geselecteerde werken

Artikel 4. Bekendmaking en verdere realisatie
§1. Bekendmaking
Uiterlijk op woensdag 23 september 2026 worden alle deelnemers schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing van de jury.
§2. Informatie
De deelnemers kunnen informatie over de selectieprocedure opvragen bij de gemeentelijke afdeling Vrije Tijd (expowarandepoort@tervuren.be; 02 766 52 03).
§3. Herindiening van geselecteerde kunstwerken voor de tentoonstelling
Deelnemers van wie één of meerdere kunstwerken geselecteerd worden voor de tentoonstelling, dienen hun geselecteerde werk(en) opnieuw binnen te brengen voor de opbouw en de duur van de tentoonstelling.
De herindiening van de geselecteerde kunstwerken vindt plaats op woensdag 4 november 2026. Het exacte uur en de locatie worden tijdig meegedeeld aan de geselecteerde deelnemers.
De geselecteerde kunstwerken blijven ter beschikking van de organisatie voor de volledige duur van de tentoonstelling (12 november t.e.m. 20 december 2026).
Nadere praktische afspraken omtrent opbouw, verzekering en ophaling na afloop van de tentoonstelling worden rechtstreeks met de geselecteerde deelnemers gecommuniceerd.
§4. Overzicht van de planning

Stap	Uiterlijke datum
Infosessie pleinairisme (optioneel)	Maandag 11 mei 2026 (19u)
Pleinair-workshop schilderen in het park van Tervuren	Zondag 5 juli 2026
Inleveren digitaal deelnamedossier	Maandag 31 augustus 2026
Fysieke indiening kunstwerk	Dinsdag 15 september 2026 (9-12u)
Jury	Dinsdag 15 september 2026
Ophaling ingediende werken	Woensdag 16 september 2026 (9-13)
Beslissing van de jury wordt voorgelegd aan het directiecomité	Maandag 21 september 2026
Bekendmaking van de beslissing aan alle deelnemers	Woensdag 23 september 2026
Herindiening geselecteerde werken	Woensdag 4 november 2026
Tentoonstelling van het kunstwerk	12 november 2026 – 20 december 2026

Artikel 5. Samenstelling en werking van de jury
§1. Samenstelling
De jury bestaat uit:
- de coördinator van CC De Warandepoort (voorzitter)
- de voorzitter en ondervoorzitter van vzw ‘De Vrienden van de School van Tervuren’ (VST)
- de voorzitter van vzw ‘Koninklijke heemkundige Kring Sint-Hubertus Tervuren’ (KHK)
- de voorzitter van de cultuurraad Tervuren (CRT)
- twee tot drie externe juryleden uit de artistieke sector, met expertise of aantoonbare affiniteit met het culturele veld van Tervuren of de Druivenstreek
- Bij afwezigheid worden twee reserveleden aangeduid.
Het voorstel tot samenstelling van de jury wordt voorbereid door CC De Warandepoort, in samenwerking met de Vrienden van de School van Tervuren, en bekrachtigd door het directiecomité van AGB Bexit.
§2. Werking
- De jury beslist bij gewone meerderheid en motiveert haar beslissingen.
- De voorzitter onthoudt zich van stemming, behalve bij staking van stemmen of bij een ex aequo-situatie zoals bedoeld in Artikel 9.
- De schepen van cultuur woont de beraadslagingen van de jury bij als waarnemer met raadgevende stem.
- Juryleden met een (in)directe band met een dossier, onthouden zich van beoordeling en stemming.
- Tegen de beslissingen van de jury is geen beroep mogelijk.
- De jury wordt bijgestaan door een secretaris, aangeduid door de gemeentelijke administratie
- De juryleden ontvangen geen geldelijke vergoeding, maar een zitpenning in de vorm van een cadeaubon die kan worden besteed bij lokale handelaars in de gemeente Tervuren. De waarde van deze cadeaubon wordt vastgesteld door het directiecomité van AGB Bexit.

Artikel 6. Kosten
Deelname aan de wedstrijd is kosteloos.

Artikel 7. Eigendom, reproductie en rechten
De kunstenaar behoudt het auteursrecht op het ingediende werk, maar verleent de gemeente Tervuren een niet-exclusief, kosteloos gebruiksrecht voor communicatie, publicatie en promotie van de wedstrijd en tentoonstelling.

Artikel 8. Aanvaarding van dit reglement
Door het indienen van een kandidatuur verklaart de deelnemer zich akkoord met dit reglement.

Artikel 9. Prijs – solotentoonstelling CC De Warandepoort
§1. Extra prijs
Naast de selectie voor de tentoonstelling ‘Tervuren pleinair – Groots in het klein’ kent de jury één extra prijs toe.
Deze prijs bestaat uit het recht voor de kunstenaar van wie één kunstwerk de hoogste totaalscore behaalt bij de jurybeoordeling, om een solotentoonstelling te realiseren in de exporuimte van CC De Warandepoort.
§2. Selectiecriteria
De toekenning van de solotentoonstelling gebeurt op basis van de hoogste eindscore toegekend aan één individueel kunstwerk, conform de beoordelingscriteria zoals bepaald in Artikel 3 van dit reglement.
§3. Ex aequo
Indien meerdere kunstwerken een gelijke hoogste eindscore behalen (ex aequo), beslist de voorzitter van de jury door middel van een doorslaggevende stem welk kunstwerk en welke kunstenaar in aanmerking komt voor de solotentoonstelling.
§4. Praktische modaliteiten
De praktische afspraken met betrekking tot de timing, duur, inhoud, opbouw, verzekering en communicatie van de solotentoonstelling worden in onderling overleg vastgelegd tussen CC De Warandepoort en de geselecteerde kunstenaar.
Artikel 10. Slotbepaling
Dit reglement treedt in werking op 1 april 2026 en blijft van kracht tot 1 april 2027.

-------------------------------------------------------------
Tervuren pleinair – Groots in het klein
DEELNAMEFORMULIER
Gelieve dit formulier te versturen naar: expowarandepoort@tervuren.be

E-mailonderwerp: Inzending Tervuren pleinair – [Titel Kandidaat]
Bestandsnaam formulier: Deelnameformulier_[Familienaam]_[Voornaam].pdf/docx

1) Gegevens deelnemer
- Naam en voornaam:
- Geboortedatum (optioneel):
- Adres (straat + nr, postcode, gemeente):
- E‑mail:
- Telefoon/GSM:
- Gemeente van verblijf/atelier (band met regio):
- Aantoonbare band met de Druivenstreek (indien niet woonachtig):

2) Verklaringen (aanvinken)
☐ Ik verklaar dat ik voldoe aan de deelnemersvoorwaarden en niet val onder de uitsluitingen (Artikel 1).
☐ Ik verklaar dat het ingediende werk een eigen, originele creatie is, onuitgegeven en pleinair gerealiseerd (Artikel 1 §3).
☐ Ik ga akkoord met de anonieme beoordelingsprocedure en dien mijn documenten correct gescheiden in:
– Document 1 (identificatiegegevens) = dit formulier + cv
– Document 2 (anoniem dossier) = motivatie, foto(’s), making‑of, materialen, locatie (zonder naam/identificatie)
☐ Ik bevestig dat het fysieke kunstwerk op dinsdag 15 september 2026 tussen 9.00–12.00 uur wordt ingediend in het Administratief Centrum De Zevenster – zaal De Plataan, ingepakt en zonder zichtbare identificerende elementen (naam enkel op achterzijde).
☐ Ik heb kennis genomen van het maximale formaat (langste zijde maximaal 60 cm, incl. lijst) en het vereiste ophangsysteem.
☐ Ik ga akkoord met het niet‑exclusieve, kosteloze gebruiksrecht voor communicatie en promotie (Artikel 7).
☐ Ik ga akkoord met het volledige wedstrijdreglement en met de verwerking van mijn persoonlijke gegevens voor deze wedstrijd.

3) Overzicht van mee te sturen bijlagen (digitale inzending)
Document 1 – Identificatiegegevens (PDF/DOCX in één bestand):
☐ Dit deelnameformulier (ingevuld)
☐ Beknopte cv (eventuele artistieke opleidingen)

Document 2 – Anoniem dossier (PDF/DOCX in één bestand, naamloos):
☐ Motivatie/toelichting
☐ HD‑foto van het kunstwerk (min. 300 dpi)
☐ Korte fotoreportage / making‑of van het pleinair proces (zonder herkenbare beelden van de kunstenaar, om anonimiteit te waarborgen)
☐ Materialen (beschrijving)
☐ Locatie waar het werk in openlucht werd gerealiseerd
(indien op privéterrein: ☐ toestemming eigenaar toegevoegd)
Meerdere werken?
– Voeg elk extra werk toe binnen één anoniem dossier en nummer duidelijk: Werk 1, Werk 2, Werk 3…
– Per werk: motivatie + foto + korte making‑of + materialen + locatie.

4) Toestemming (privacy)
☐ Ik geef toestemming om mijn gegevens te gebruiken voor communicatie over mijn deelname en, indien geselecteerd, voor praktische afspraken rond tentoonstelling en promotie.
☐ Indien geselecteerd, geef ik toestemming om beeldmateriaal van het werk te gebruiken in communicatie over de wedstrijd en tentoonstelling.
CC De Warandepoort treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en bewaart de gegevens uitsluitend zolang nodig voor de organisatie van de wedstrijd en de tentoonstelling.
(Je kan op vraag je gegevens laten inkijken of laten verwijderen, voor zover verenigbaar met de organisatie van de wedstrijd.)

5) Datum & bevestiging
Plaats en datum:
Naam deelnemer:
Handtekening:
(Door digitale indiening verklaar ik mij akkoord met het reglement.)