Besluit  Raad van bestuur Bexit

Enig artikel. De raad keurt de aanpassingen aan het gebruiksreglement goed. 
GEBRUIKSREGLEMENT GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR
1.1.        ALGEMENE PRINCIPES
Artikel 1. Toepassingsgebied
§ 1. In uitvoering van het besluit van de beheersovereenkomst van 26 juni 2025 tussen de gemeente en het autonoom gemeentebedrijf BEXIT staat het autonoom gemeentebedrijf BEXIT in opdracht van de gemeente in voor het beheer en de exploitatie van de volgende gemeentelijke infrastructuur waarvoor onderstaand tariefreglement van toepassing is:
- Diependal (incl. voetbalveld), Lindeboomstraat 30, 3080 Tervuren
- De Steenberg, Spechtenlaan 8, 3080 Tervuren
- Pachthof Stroykens, Merenstraat 19, 3080 Tervuren
- Zwembad De Hoornzele, Paardenmarktstraat 1a, 3080 Tervuren
- De Warandepoort (theaterzaal), Markt 7B, 3080 Tervuren
- Gemeentezaal Duisburg, Rootstraat 9, 3080 Tervuren
- Gemeentezaal Vossem, Dorpsstraat 36, 3080 Tervuren
- Ontmoetingscentrum Miel Puttemans, Dorpsstraat 40, 3080 Tervuren
- Nettenberg, Hertenbergstraat 1, 3080 Tervuren
- De voetbalinfrastructuur gelegen Berg van Termunt te 3080 Tervuren, gekadastreerd afdeling 2, sectie K, nr. 128b, 137d,137g, 137h, 137p, 137n, 137m, 138b
- De voetbalinfrastructuur gelegen Schonenboomstraat te 3080 Tervuren, gekadastreerd afdeling 4, sectie B, nr. 54d en 59f (KVTD).
- De voetbalinfrastructuur gelegen Smisstraat te 3080 Tervuren, gekadastreerd afdeling 3, sectie B, nr. 147c (FC Greunsjotters Vossem).
- De voetbalinfrastructuur gelegen Vinkenlaan te 3080 Tervuren, gekadastreerd afdeling 1, sectie A, nr. 48g5, 50f, 51k, 511, 51m, 51n, 51p (FC Moorsel). 
- De voetbalinfrastructuur gelegen te Overijsesteenweg te 3080 Tervuren, gekadastreerd afdeling 4, sectie B, nr. 45514 (deel). 455a4 en 455e5 (deel) (VK Eizer). 
De overige infrastructuur blijft onder het beheer van de gemeente en het diensten- en bedrijvencentrum Bexit.
1.2.       DE GEBRUIKSVERGOEDING
Het bedrag van de gebruiksvergoeding en de toepassingsmodaliteiten van de gebruiksvergoeding zijn afhankelijk van de activiteiten (artikel 2), de categorie waartoe de gebruiker behoort (artikel 3) en de gebruiksperiode (artikel 4). Voor vaste gebruikers van voetbalvelden (exclusief Diependal) geldt een andere regeling (artikel 5 § 8).
Artikel 2. Soorten activiteiten
- (1) Gesloten activiteit (ledenfeesten, vergadering, repetities, cursus in gesloten kring, …)
- (2) Open activiteit (voor iedereen toegankelijk)
       1. Zonder winstoogmerk: het doel van de activiteit (niet: vereniging - gebruiker) is niet in hoofdzaak winst te maken en/of de activiteit is inherent aan de gewone werking van de gebruiker - vereniging (bv. lezingen, kaartavond, tentoonstelling …)
       2. Met winstoogmerk: het doel van de activiteit (niet: vereniging - gebruiker) is winst te maken en/of de activiteit is niet inherent aan de gewone werking van de gebruiker - vereniging (bv. quiz, pannenkoekenslag, restaurant dag, pensenkermis, …).
       3. Fuiven waarbij inkom wordt gevraagd behoren steeds tot de categorie open activiteit met winstoogmerk.
- (3) Sportactiviteit
- (4) Voor de door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierde of gesubsidieerde onderwijsinstellingen van Tervuren is er een aparte categorie voor schoolsport tijdens de schooluren en educatieve activiteiten (voor deze activiteiten vallen de gesubsidieerde onderwijsinstellingen van Tervuren onder categorie A)
Artikel 3. Categorieën van gebruikers
- Categorie A: gemeente Tervuren en haar verzelfstandigde agentschappen, autonoom gemeentebedrijf Bexit, politiezone, het Sociaal Huis Tervuren; beheersorganen en –commissies van gemeentelijke infrastructuur, erkende gemeentelijke adviesraden, partners van de gemeente Tervuren. Het AGB Bexit zal steeds oordelen of een organisatie al dan niet gezien wordt als partner.
- Categorie B: erkende verenigingen aangesloten bij een adviesraad van Tervuren, dorpscomités van Tervuren, lokale politieke partijen die opgekomen zijn bij de laatste gemeenteraadsverkiezingen, door de Vlaamse Gemeenschap gefinancierde of gesubsidieerde onderwijsinstellingen van Tervuren en hun ouderraden.
- Categorie C: niet erkende verenigingen aangesloten bij een adviesraad van Tervuren; privépersonen gedomicilieerd in Tervuren; verenigingen met een sociaal-cultureel of pedagogisch doel; verenigingen erkend door de Provincie Vlaams-Brabant of door de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest. Organisaties en instellingen van buiten Tervuren met sociaal-cultureel of pedagogisch karakter.
- Categorie D: privépersonen niet gedomicilieerd in Tervuren, commerciële organisaties of instellingen/organisaties met commercieel karakter, andere.
Artikel 4. Gebruiksperiodes
§1. Voor de activiteiten, met uitzondering van de sportactiviteiten, worden tarieven gehanteerd per dagdeel, die het uitgangspunt vormen voor de berekening van de gebruiksvergoeding. De dagdelen zijn:
Dagdeel 1: 8u tot 13u
Dagdeel 2: 13u tot 18u
Dagdeel 3: 18u tot 23u
Dagdeel 4: 23u tot 7u
Voor het berekenen van het dagdeel moet de opbouw en de afbraak of opruim worden meegerekend. Iedere kost ten gevolge van het overschrijden van de afgesproken gebruiksperiode door het niet meerekenen van de opbouw en de afbraak of opruim komt ten laste van de gebruiker.
§ 2. Voor sportactiviteiten wordt het tarief per begonnen uur vastgesteld.
- Openingsuren infrastructuur voor sportactiviteiten (niet openlucht): 9u – 23u
- Openingsuren openluchtinfrastructuur: 9u – 22u
- Openingsuren schoolinfrastructuur: na de schooluren en in de schoolvakantie (tot 23u)
De reservatie vermeldt de toegestane speelduur + toegewezen terrein.
In de gebruiksperiode  zijn inbegrepen: het opstellen en wegbergen van de nodige sporttoestellen. Het opstellen en wegbergen van de materialen gebeurt door de gebruiker. De gebruikte materialen hoeven niet opgeruimd te worden indien de volgende gebruiker dezelfde materialen nodig heeft.
De gebruiker heeft geen enkel recht om aanspraak te maken op enige verlenging om gelijk welke reden, tenzij om een begonnen competitiewedstrijd te laten uitspelen.
De kleedkamers worden als volgt ter beschikking gesteld (inbegrepen in het tarief voor de gebruiksperiode):
- 15 minuten voor de aanvang van een training/les;
- 30 minuten voor de aanvang van competitiewedstrijden;
- 30 minuten na einde van een training/les;
- 30 minuten na einde van een competitiewedstrijd.
Artikel 5. Tarieven
§ 1. Het tarief van de infrastructuur wordt vastgesteld volgens de categorie van de gebruiker (zie artikel 3) en volgens de aard van de activiteit (zie artikel 2).
§ 2. Het tarief is steeds BTW-inclusief.
§ 3. In het tarief zit steeds water, elektriciteit en verwarming inbegrepen, alsook het reinigen van zalen met water, het gebruik van de kleedkamers/douches en het aanwezige meubilair en sportmateriaal.
§ 4. De gebruikers moeten wel de zalen opruimen na gebruik, zoals verder bepaald in dit reglement en in de checklist per zaal.
§ 5. De tarieven zijn als volgt: 
- voor de periode tot en met 31 juli 2026 gelden de tarieven zoals vermeld in bijlage 'A.VT infofiches 2025-2026 - tarieven tot 31 juli 2026'. 
- vanaf 1 augustus 2026 gelden de tarieven zoals vermeld in bijlage 'A.VT infofiches 2026-2027- tarieven tot 31 juli 2027'.
§ 6. De tarieven worden jaarlijks vanaf 1 augustus 2027 (de start van een nieuw werkjaar) aangepast op basis van de gezondheidsindex van de maand februari van hetzelfde jaar. De referentiemaand is telkens de gezondheidsindex van februari van het voorgaande jaar.
§ 7. Er kunnen te allen tijde alternatieve zalen worden voorgesteld wanneer door omstandigheden (bv. verbouwingen, defecten …) de oorspronkelijke locatie niet beschikbaar is. Het tarief van de oorspronkelijke locatie zal dan worden aangerekend.
§ 8. Het tarief voor vaste gebruikers van de voetbalvelden (exclusief Diependal) wordt vastgelegd op 60% van de factuur van de nutsvoorzieningen. Voor het voetbalveld van VK Eizer is dit 50%. Occasionele gebruikers dienen te reserveren via www.zaalreservaties.be en worden het tarief van het voetbalveld van Diependal aangerekend. 
1.3.       RESERVERING EN BETALING
Artikel 6. Algemeen 
§ 1. Ieder gebruik van de infrastructuur, zalen of ruimtes voor een activiteit bedoeld in dit reglement, moet vooraf worden aangevraagd of gereserveerd. Dit geldt niet voor de vaste gebruikers van de voetbalvelden zoals beschreven in artikel 5 § 8.
§ 2. Alle reservaties moeten gebeuren via het online reservatiesysteem: https://reservaties.tervuren.be of in het vrijetijdscentrum, Markt 7B, 3080 Tervuren,
§ 3. De aanvraag gebeurt digitaal.
Bij de aanvraag dienen volgende gegevens vermeld te worden:
- naam, voornaam, rijksregisternummer en woonplaats van de aanvrager. Wanneer het om een rechtspersoon gaat: de naam, de rechtsvorm en de maatschappelijke zetel en het BTW nummer, alsmede de identiteit van de persoon die de rechtspersoon vertegenwoordigt;
- de gewenste infrastructuur en de gewenste materialen;
- een duidelijke omschrijving van de geplande activiteit;
- de gebruiksperiode (datum en aantal uren, dagdelen of dagen);
- het e-mailadres waarop de bevestiging van de reservatie mag worden verstuurd.
§ 4. Reservaties door minderjarigen of mondelinge (bv. telefonische) reservaties worden niet aanvaard.
§ 5. Iedere reservatie wordt bevestigd per e-mailbericht.
§ 6. Bij het indienen van een aanvraag gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen van dit gebruiksreglement. Door de bevestiging van de reservatie per e-mailbericht wordt dan ook een gebruiksovereenkomst geacht tot stand gekomen te zijn, waarvan de gebruiker gehouden is de bepalingen na te komen. De voorwaarden van deze overeenkomst zijn vervat in dit reglement.
§ 7. De aanvraag kan worden geweigerd indien het AGB Bexit van oordeel is dat de beoogde activiteit niet verenigbaar is met de minimale bestemming van de infrastructuur, zalen of ruimtes, de normale werking van de gemeentelijke diensten kan verstoren, strijdig is met de openbare orde of de goede zeden, de goede faam van de gemeente of het AGB Bexit kan aantasten of andere ernstige redenen. Iedere weigering wordt gemotiveerd aan de aanvrager.
Artikel 7. Vaste reservaties
§ 1. De infrastructuur, zalen of ruimtes kunnen maximaal voor een periode van één werkingsjaar (1 augustus t/m 31 juli) worden toegekend.
§ 2. Om voor een vaste reservatie in aanmerking te komen, dient de infrastructuur, zaal of ruimte minimaal 10 keer per werkingsjaar (1 augustus t/m 31 juli) gebruikt te worden.
§ 3. De aanvragen voor vaste reservaties worden ingediend bij de afdeling vrije tijd, Markt 7B, 3080 Tervuren – 02 766 52 03 – zaalreservaties@tervuren.be, ten laatste op 15 mei voor het komende werkingsjaar.
Artikel 8. Reservatietermijnen
§ 1. Jaarlijks weerkerende activiteiten van gebruikers van categorie A en B kunnen steeds vooraf worden vastgelegd, onverminderd hetgeen is opgenomen in artikel 7 §1.
§ 2. In geval van gelijke aanvragen voor gebruik op dezelfde datum en infrastructuur, zalen of ruimtes, gelden de volgende voorrangsregels na opmaak van de jaarkalender (in dalende volgorde):
- gemeentelijke programmatie, gemeentelijke diensten, andere gebruikers van Categorie A
- gebruikers van Categorie B
- gebruikers van Categorie C
Erkende Tervuurse verenigingen hebben steeds voorrang op niet- erkende Tervuurse verenigingen. Tervuurse verenigingen hebben steeds voorrang op niet-Tervuurse verenigingen.
§ 3. Indien meerdere andere gebruikers dan vermeld in §2 dezelfde infrastructuur, zalen of ruimtes wensen te gebruiken op hetzelfde tijdstip, zal in eerste instantie getracht worden in overleg tot een overeenkomst te komen.
Bij gebrek aan consensus wordt voor sportactiviteiten de volgorde van prioriteiten als volgt:
      1. Groepsactiviteiten (minimaal 10 personen) hebben voorrang op individuele activiteiten.
      2. Binnensporten hebben voorrang op buitensporten.
      3. Jeugdtrainingen tot 19u hebben voorrang op trainingen voor volwassenen.
      4. Competitiesporten (wedstrijdkalender) hebben voorrang op recreatiesporten.
      5. Competitiewedstrijden hebben voorrang op trainingen.
      6. Vaste reservaties hebben voorrang op occasionele reservaties, met uitzondering van grote sportevenementen of tornooien.
§ 4. Voor het gebruik van de theaterzaal Warandepoort; complex De Steenberg, Pachthof Stroykens, gemeentezaal Vossem (voor andere activiteiten dan sportactiviteiten) gelden de volgende regels: gebruikers die een jaarlijks weerkerende activiteit organiseren, hebben de mogelijkheid om hun data vast te leggen voor het volgend werkingsjaar.
§ 5. De infrastructuur, zalen of ruimtes mogen door de gebruikers niet aan derden in gebruik worden gegeven tenzij met de schriftelijke en voorafgaande goedkeuring van het AGB Bexit.
§ 6. De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan de gebruikte infrastructuur, zalen of ruimtes, dan overeengekomen of dan gebruikelijk.
Artikel 9. Annuleren van de gereserveerde infrastructuur
§ 1. Als de activiteit niet doorgaat, moet de gebruiker de afdeling vrije tijd zo snel mogelijk verwittigen.
Annuleringen gebeuren schriftelijk of per mail.
§ 2. Een reservatie kan worden geannuleerd zonder kosten in geval van overmacht of, in alle andere gevallen, ten laatste:
- 2 maanden voor een activiteit in de theaterzaal;
- 6 dagen voor een activiteit in een polyvalente zaal en in de sportinfrastructuur
- 24 uur voor een activiteit in een vergaderzaal.
Als overmacht wordt beschouwd:
- het forfait van een tegenstrever bij een competitiewedstrijd,
- een algemene afgelasting door bond/federatie van sportwedstrijden,
- onvoorziene en bijzondere weersomstandigheden,
- onverwachte schade aan de infrastructuur, zalen of ruimtes die het gebruik ervan ernstig bemoeilijkt of onmogelijk maakt
- of een ander geval dat wordt aanvaard als overmacht door het AGB Bexit.
Het is aan de gebruiker om hiervan bewijs te leveren.
§ 3. In geval van een niet-tijdig annuleren of een annuleren buiten een geval van overmacht, wordt de volledige gebruiksvergoeding aangerekend.
§ 4. Indien door overmacht het AGB Bexit de gereserveerde infrastructuur, zalen of ruimtes niet ter beschikking kan stellen, zal de gebruiker hiervoor geen schadevergoeding kunnen vragen. Het AGB Bexit zal, in de mate van het mogelijke, steeds tijdig de gebruiker verwittigen.
§ 5. Het niet-gebruiken door de gebruiker van de gereserveerde infrastructuur, zalen of ruimtes, sluit de betaling van de gebruiksvergoeding niet uit, tenzij in gevallen van overmacht. Het is aan de gebruiker om hiervan bewijs te leveren.
Artikel 10. Ontzeggen van de toegang
Gebruikers die aanzienlijke schade veroorzaken en/of die bijkomende kosten niet of niet tijdig betalen, die meermaals reservaties annuleren of niet nakomen, of die andere bepalingen van dit reglement overtreden, kunnen ieder verder gebruik van alle infrastructuur, zalen of ruimtes van de gemeente Tervuren ontzegd worden, geheel of gedeeltelijk.
Artikel 11. Betalingsmodaliteiten
Na afloop van de activiteit, wordt een factuur opgemaakt met de afrekening van de gebruikte zalen en materialen, inbegrepen mogelijke schadevergoedingen.
Alle reservaties worden maandelijks gefactureerd. De toegangsgelden voor de vaste gebruikers van de voetbalvelden (exclusief Diependal) worden per kwartaal gefactureerd. Er is na het vierde kwartaal een afrekening mogelijk. 
De factuur dient binnen de 30 dagen na factuurdatum betaald te worden.
Bij niet-tijdig betalen van de factuur zal er vanaf een eerste aangetekend schrijven een administratieve kost worden aangerekend van 20 eruo.
Artikel 12. Sleutel/ badge
§ 1. De sleutels/badges van de infrastructuur, zalen of ruimtes dienen afgehaald te worden aan de balie van het vrijetijdscentrum, tijdens de openingsuren, tegen afgiftebewijs.
§ 2. De sleutels/badges worden onmiddellijk na de activiteit gedeponeerd in de daartoe voorziene brievenbus van het vrijetijdscentrum of daags nadien overhandigd aan de balie van het vrijetijdscentrum tijdens de openingsuren. 
Indien de sleutels/badges te laat worden teruggebracht, wordt een boete van 5 euro/dag opgelegd.
Bij verlies van 1 of meerdere sleutels/badges wordt een boete van 50 euro aangerekend.
§ 3. Bij repetitieve of periodieke activiteiten, mag de gebruiker de sleutel/badge voor een langere tijd houden. Wanneer meerdere sleutels/badges gewenst zijn dient de aanvraag vergezeld te zijn van een duidelijke argumentatie. De gebruiker betaalt vanaf de 6^de sleutel/badge 50 euro waarborg per bijkomende sleutel/badge (voor de eerste 5 sleutels/badges wordt geen waarborg aangerekend).
Artikel 13. Opruimen en poetsen
 § 1. Na de activiteit ruimt de gebruiker de infrastructuur, zalen of ruimtes op en verlaat de locatie. Hieronder wordt minstens begrepen:
- Meubilair terug in standaardopstelling
- Ramen en deuren sluiten
- Lichten doven
- Verwarming afzetten
- Gebruikte apparaten afzetten
- Zaal uitborstelen
- Glazen afwassen, afdrogen en op de voorziene plaats zetten. Keuken en toog opruimen
- Decorelementen verwijderen
- Frituurvet achterlaten
- Keuken niet opgeruimd en/of vuil: 100 euro
- Niet terugplaatsen van meubilair
- Niet opruimen volgens de checklist
§ 2. In het geval van het niet naleven van bovenstaande bepalingen is de gebruiker gehouden tot het betalen van een forfaitaire schadevergoeding van 50 euro.
§ 3. In elk lokaal hangt een checklist met de specifieke voorwaarden per lokaal.
§ 4. De gebruiker is verantwoordelijk voor het verwijderen van alle afval. Het afval dient gesorteerd te worden volgens de voorgeschreven regels van Interrand.
§ 5. De gebruiker moet zelf zorgen voor de nodige vuilniszakken van Interrand voor restafval en PMD. Vuilniszakken kunnen per stuk, tijdens de openingsuren, aangekocht worden in het vrijetijdscentrum.  
§ 6. De volle zakken moeten meegenomen worden of op voorbestemde plaatsen worden gedeponeerd.
§ 7. Glas en flessen moeten in de openbare glasbakken. Papier en karton moet worden meegenomen.
§ 8. Er zijn geen GFT-bakken in de zalen.
§ 9. Frituurolie moet door de gebruiker worden verwijderd en meegenomen. Ook de friteuses moeten door de gebruiker worden gereinigd.
§ 10. De gebruiker dient een verantwoordelijke aan te stellen voor het proper achterlaten van de accommodatie. De naam en contactgegevens van deze persoon dienen aan het AGB Bexit te worden bezorgd. Deze persoon zal gecontacteerd worden indien de infrastructuur niet in de afgesproken staat werd achtergelaten. 
§ 11. Veegborstels en poetsmateriaal worden voorzien door het AGB Bexit. Als het materiaal niet aanwezig is, moet dit onmiddellijk meegedeeld worden aan de afdeling vrije tijd.
§ 12. Iedere gebruiker is gehouden de hem toegewezen infrastructuur, zaal of ruimte voor zijn activiteit en voor de gebruiksperiode te gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon en deze in dezelfde staat terug te bezorgen.
Iedere infrastructuur, zaal of ruimte bevindt zich in degelijke staat bij het in gebruik geven aan de gebruiker. Wanneer de gebruiker de infrastructuur in slechte staat aantreft bij aanvang van de activiteit wordt de gebruiker geadviseerd om dit te melden + vast te leggen aan de hand van foto’s.
§ 13. Het AGB Bexit heeft het recht iedere infrastructuur, zaal of ruimte te controleren op haar staat na het verstrijken van de gebruiksperiode, in aanwezigheid van de gebruiker. Deze staat kan dan desgevallend worden vergeleken met de plaatsbeschrijving. De controle vindt plaats binnen de 24 uren na het verstrijken van de gebruiksperiode en steeds voor de aanvang van een nieuwe activiteit. Het is aangewezen dat de gebruiker aanwezig is tijdens het controlemoment. Indien de gebruiker niet aanwezig is tijdens het controlemoment, zijn de vaststellingen die worden gedaan door de gemeentelijke toezichter niet meer betwistbaar (deze vaststellingen zullen door de gemeentelijke toezichter worden vastgelegd op foto). In geval van onvoldoende opgekuist, schade of verlies van huishoudelijk materiaal en/of beschadiging aan de infrastructuur dienen de gebruiker en gemeentelijke toezichter, na de activiteit, in gezamenlijk overleg de schade vast te stellen.
Zowel de gebruiker als het AGB Bexit kunnen – bv. gelet op de specifieke aard van de beoogde activiteit – een tegensprekelijke plaatsbeschrijving laten opmaken voor het gebruik. Degene die de plaatsbeschrijving vraagt, staat in voor de kosten ervan.
Artikel 14. Verantwoordelijkheid
§ 1. De gebruiker zal de infrastructuur gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon.
§ 2. De gebruiker voldoet aan alle gangbare voorschriften en verplichtingen m.b.t. het organiseren van evenementen.
§ 3. Bij schade of verlies van materialen wordt de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging aangerekend.
§ 4. Veroorzaakte schade tijdens de activiteit moet onmiddellijk en spontaan gemeld worden aan de afdeling vrije tijd. De gebruiker zal worden opgeroepen om in gezamenlijk overleg de schaderaming en de schaderegeling vast te stellen. Bij niet-verschijning van de gebruiker of niet-melding van de schade, wordt door AGB Bexit zelf een schaderaming opgemaakt.
§ 5. Het AGB Bexit kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal van of schade aan achtergelaten apparaten, goederen en uitrustingen van de gebruikers.
§ 6. De gebruiker is verplicht onmiddellijk na iedere activiteit de materialen, goederen en uitrusting niet behorend tot de uitrusting van de lokalen, te verwijderen.
§ 7. Het AGB Bexit kan evenmin verantwoordelijk worden gesteld voor ongevallen of voor schade aan derden door de activiteiten van de gebruikers.
§ 8. Bij het aankleden van de zalen en in de rest van de gebouwen is het verboden versieringen aan te brengen die blijvende schade berokkenen (kleefband, nagels, duimspijkers, schroeven, …).
§ 9. Schade toegebracht door het niet-naleven van de richtlijnen, kan leiden tot uitsluiting van het verdere gebruik van de accommodatie.
§ 10. De gebruiker is volledig verantwoordelijk voor zijn activiteit (inhoud en organisatie).
§ 11. De gebruiker is verantwoordelijk voor de burgerlijke aansprakelijkheid en voor de contractuele aansprakelijkheid (nl. schade aan onroerende en roerende goederen, zijnde het gebouw en de uitrusting).
§ 12. De gebruiker dient een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten voor de activiteit.
§ 13. De gebruiker is verplicht tot betaling van alle mogelijke verschuldigde taksen, belastingen, auteursrechten (SABAM,…) behalve de billijke vergoeding (zie bijlage voor een overzicht tarief per zaal). 
§ 14. De regelgeving in verband met lawaaihinder en op het gebied van geluidsnormen voor muziekactiviteiten is van toepassing.
§ 15. De infrastructuur, zalen of ruimtes zijn openbare gebouwen waar een algemeen rookverbod geldt. De gebruiker is verantwoordelijk voor het toezien op de naleving van dit verbod.
§ 16. In de infrastructuur, zalen of ruimtes zijn geen dieren toegelaten, met uitzondering van hulphonden. Afwijkingen kunnen aangevraagd worden bij de afdeling vrije tijd mits de aanvraag vergezeld is van een duidelijke argumentatie. 
§ 17. Bij elke openbare activiteit dient de gebruiker twee leden vooraf aan te duiden als toezichters.
§ 18. Voor de bewaking tijdens risico-evenementen (bv. fuiven) dienen minstens drie bewakingsagenten van een wettelijke erkende veiligheidsfirma permanent aanwezig te zijn. Wanneer er een aanvraag gebeurt voor een risico-evenement ontvangt de aanvrager de voorwaarden/richtlijnen die hieraan gekoppeld zijn.
§ 19. Posters, affiches en versieringen mogen alleen opgehangen worden op de daartoe voorziene plaatsen.
Artikel 15. Veiligheid
§ 1. De gebruiker mag niet meer personen toelaten tot de gebruikte lokalen dan het maximaal toegelaten personen opgenomen in de fiches in bijlage.
§ 2. Alle uitgangen, nooduitgangen, alsook de wegen die ertoe leiden, moeten vrij blijven van alle hindernissen en toegankelijk zijn voor de hulpdiensten.
§ 3. Buiten de voorziene parkeerstroken mag geen enkel voertuig geplaatst worden.
§ 4. De brandbestrijdingsmiddelen moeten volledig vrij, gemakkelijk bereikbaar en zichtbaar blijven.
§ 5. Het gebruik van vuur-, rook- of ontploffingsmechanismen is verboden. Afwijkingen hierop dienen aangevraagd te worden bij de afdeling vrije tijd.
§ 6. In alle complexen bevindt zich een EHBO-koffer. Bij gebruik van de EHBO-koffer wordt de gebruiker verzocht dit te melden aan de afdeling vrije tijd.
§ 7. Het niet-naleven van deze veiligheidsregels heeft de verplichte stopzetting van de activiteit tot gevolg.
Artikel 16. Noodgevallen
§ 1. De telefoonnummers van brandweer, elektriciteit, … bevinden zich in de inkomhal van elk gebouw.
§ 2. De gemeentelijke toezichters zijn alle dagen te bereiken op het telefoonnummer dat per zaal beschikbaar wordt gesteld.
Artikel 17. Taalgebruik
§ 1. De gebruiker moet de verplichtingen nakomen die bij de wetgeving betreffende het gebruik van de talen in bestuurszaken aan de openbare besturen zijn opgelegd.
§ 2. De voertaal bij elke georganiseerde activiteit met een publiek karakter is het Nederlands. Hierop wordt enkel een uitzondering gemaakt voor internationale activiteiten en voor activiteiten van anderstalige inwoners die zich positief willen inzetten voor integratie binnen de Vlaamse Gemeenschap.
Artikel 18. Varia
§ 1. Het gebruik van een vestiaire is verplicht bij schouwburgactiviteiten. De uitbating van de vestiaire tijdens de activiteit gebeurt steeds door de gebruiker. Gezien het verplichtend karakter van het gebruik van de vestiaire wordt principieel geen vergoeding gevraagd voor de vestiaire. Afwijkingen kunnen aangevraagd worden bij de afdeling vrije tijd mits de aanvraag vergezeld is van een duidelijke argumentatie. 
§ 2. Er mag nooit geld worden gevraagd aan de bezoekers voor het gebruik van de toiletten. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de orde en de netheid van de toiletten. Afwijkingen kunnen aangevraagd worden bij de afdeling vrije tijd mits de aanvraag vergezeld is van een duidelijke argumentatie.
§ 3. Gebruiksduur: activiteiten starten ten vroegste om 8u en eindigen ten laatste om 23u, behoudens andere afspraken vastgelegd door het AGB Bexit. Als activiteiten die:
- plaatsvinden tijdens het eerste dagdeel iets  vroeger starten dan 8u
- plaatsvinden tijdens het laatste dagdeel iets langer duren dan 23u (uitgesloten voor fuiven)
dient dit vooraf meegedeeld te worden in de aanvraag.
Er is niemand gemachtigd in de infrastructuur, zalen of ruimtes te verblijven na het sluiten van de deuren, behoudens personeel.
§ 4. Afgevaardigden van de gemeente en van het AGB Bexit hebben steeds het recht om te allen tijde de infrastructuur, zalen of ruimtes te bezichtigen en de naleving van de toekenningsvoorwaarden na te gaan. De gebruiker zal bij controlebezoeken alle medewerking verlenen.
§ 5. De specifieke richtlijnen en gebruiksregels die in de infrastructuur, zalen of ruimtes omhoog hangen, dienen strikt nageleefd te worden.
§ 6. Materialen van gebruikers kunnen enkel in de infrastructuur, zalen of ruimtes opgeslagen worden mits schriftelijke toestemming van het AGB Bexit.
Voor opbergen van materiaal dat wekelijks gebruikt wordt, gerelateerd is aan het gebruik van de infrastructuur, zalen of ruimtes en opgeslagen wordt in gemeenschappelijke bergruimtes wordt geen vergoeding aangerekend mits:
- de aanvraag voor bergruimte samen met de zaal wordt aangevraagd
- de gemaakte afspraken worden gerespecteerd.
Voor stockage van materiaal dat slechts sporadisch wordt gebruikt, of opgeslagen wordt in exclusieve ruimtes, of niet gerelateerd is aan het gebruik van de infrastructuur, zalen of ruimtes wordt een vergoeding aangerekend van €5/m² per jaar.
§ 7. In geval van vastgestelde fraude of misbruik zal een boete opgelegd worden die 3x het tarief bedraagt met een minimum van 100 euro.
§ 8. De gebruiker respecteert de wet op openbare dronkenschap en de wet op de jeugdbescherming en alle andere toepasselijke wetgeving.
Artikel 19. Akkoordverklaring met reglement
In geval van betwisting voortkomend uit de interpretatie van huidige voorwaarden of uit de uitvoering van de overeenkomst tussen het AGB Bexit en de gebruiker zijn alleen de rechtbanken van Leuven bevoegd.
Artikel 20. Slotbepalingen
§1. Het voorgaande gebruiksreglement met betrekking tot de verhuring en terbeschikkingstelling van infrastructuur AGB Bexit wordt opgeheven vanaf 1 april 2026.
§2. Dit reglement treedt in werking op 1 april 2026.