Besluit  Gemeenteraad

Aanleiding

Het VITO (Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek) heeft een raamcontract uitgeschreven voor de aankoop, huur of leasing van hard- en software (en gerelateerde (cloud) diensten) binnen het domein van ICT-infrastructuur. 

Regelgeving

- Het VITO treedt in tegenstelling tot andere raamcontracten niet op als aanbestedende overheid.
Het is de gemeente zelf die middels een minicompetitie binnen het raamcontract zal gunnen.

- Raadsbesluit van 10 maart 2025 over de omschrijving van het begrip 'dagelijks bestuur' zoals bedoeld in artikel 56, §3, 5° van het decreet lokaal bestuur

Feiten, context en argumentatie

Tal van openbare besturen en hun entiteiten werden bij de opdracht als potentiële afnemers opgelijst, waaronder de lokale besturen: de gemeenten, de andere gemeentelijke instellingen en de OCMW's.

Het bestuur van het VITO heeft op 4 september 2023 de overheidsopdracht gegund voor de aankoop, huur of leasing van hard- en software (en gerelateerde (cloud) diensten) binnen het domein van ICT-infrastructuur. 

Deze overeenkomst tot raamcontract neemt een aanvang op 4 september 2023 en stopt op 4 september 2027. Zoals voorzien is in het bestek is na deze datum nog 3 maal een verlenging van 1 jaar mogelijk.

De gunning zal uiteindelijk door de gemeente gebeuren middels een minicompetitie. Dit is een mini-aanbesteding die plaatsvindt binnen een bestaande raamovereenkomst, waarbij de gemeente de geselecteerde leveranciers schriftelijk uitnodigt om een offerte in te dienen voor een specifieke, concrete opdracht. Het doel is om een eerlijke competitie te houden en de beste offerte te selecteren op basis van vooraf vastgestelde criteria, zonder de gehele aanbestedingsprocedure opnieuw te doorlopen, wat zorgt voor snelheid en efficiëntie bij de uitvoering van deelopdrachten.

De voordelen van dit raamcontract voor de gemeente Tervuren zijn:
- gebruikmaken van de expertise;
- zelf een beperktere procedure voeren (er kunnen maximaal drie bedrijven indienen), wat een besparing aan tijd en geld oplevert;
- gunstigere prijzen door de schaalgrootte van de aanbestedingen;
- vrijblijvende deelname, aangezien de contracten geen exclusiviteit inhouden.

Budget

Op dit moment is er nog geen budgettaire impact. Pas wanneer de gemeente gebruik zal maken van de mogelijkheden van dit raamcontract zullen de nodige kredieten moeten worden voorzien. 

De betrokken artikels zijn:
0119-01/6131002/GEMEENTE
0119-01/6142001/GEMEENTE
0119-01/6150010/GEMEENTE
0119-01/2410000/GEMEENTE
0119-01/6150021/GEMEENTE