De raad keurt de notulen goed.
Artikelen 32 en 33 van het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad
Artikel 32. §1. - De notulen van de OCMW-raad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de OCMW-raad geen beslissing heeft genomen.
Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk raadslid of hij/zij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield.
§ 2. - Het zittingsverslag wordt vervangen door een audio-opname van de openbare zitting van de OCMW-raad. Deze audio-opname wordt op de website gepubliceerd.
§ 3. - Als de OCMW-raad een aangelegenheid overeenkomstig artikel 4, §2 en artikel 5 van dit reglement in besloten vergadering behandelt, vermelden de notulen alleen de beslissingen en wordt er geen audio-opname gemaakt.
Artikel 33. §1. - De notulen van de vergadering van de OCMW-raad worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig de bepalingen van artikel 277 en 278 van het decreet over het lokaal bestuur.
§ 2. - De notulen van de vorige vergadering zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering ter beschikking via het intranet.
§ 3. - Elk lid van de OCMW-raad heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de OCMW-raad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de OCMW-raad en de algemeen directeur ondertekend. In het geval de OCMW-raad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de OCMW-raad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.
§ 4. - Zo dikwijls de OCMW-raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door algemeen directeur en de meerderheid van de aanwezige raadsleden ondertekend.
De notulen van de vergadering lagen acht dagen vóór de vergadering ter beschikking van de OCMW-raad.
Elk raadslid heeft het recht opmerkingen te maken omtrent de redactie van deze notulen.
Er werden geen op- of aanmerkingen geformuleerd.
Enig artikel. De raad keurt de notulen goed van de vergadering van 25 mei 2023.
De raad neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing voor het werkjaar 2022.
De verplichting voor lokale besturen om te rapporteren aan de raad over de toepassing van het thema organisatiebeheersing tijdens werkjaar 2022, uiterlijk op 30 juni 2023.
Artikelen 217-219 van het Decreet Lokaal Bestuur
Het jaarrapport over organisatiebeheersing geeft een terugblik naar 2022, een stand van zaken en een vooruitblik naar 2023 weer. Het ontwikkelen van een organisatiebeheersingssysteem houdt een continu proces van lange duur in en vraagt voortdurende inzet van alle betrokkenen. Deze inzet omvat onder andere het definiëren van verantwoordelijkheden, het implementeren van een goedwerkend beheersingssysteem en het opvolgen van de voortgang en de prestaties van onze organisatie. Van zodra het bestuur, het management, alle afdelingen en diensten het topic organisatiebeheersing als integraal onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden beschouwen, kan een efficiënte en effectieve werking gewaarborgd worden. Het managementteam, het college en het vast bureau namen kennis van de startnota en het algemeen kader (opgemaakt met ondersteuning van CC Consult) in 2020. De raad keurde vervolgens het algemeen kader goed in april 2020. De startnota en het algemeen kader werden vertaald naar een concrete en duurzame aanpak voor de opmaak van een organisatiebeheersingssysteem. Een voorstel voor de opmaak van een organisatiebeheersingssysteem werd vastgesteld door de algemeen directeur in overleg met de leden van het managementteam in oktober 2021. Vervolgens werd het organisatiebreed uitbouwen en inbedden van het thema organisatiebeheersing opgestart door de trajectverantwoordelijke in het najaar van 2021.
Enig artikel. De raad neemt kennis van het jaarrapport organisatiebeheersing voor het werkjaar 2022.
De raad neemt kennis van de auditrapporten van Audit Vlaanderen.
Ontvangst op 12 juni 2023 van het rapport over de thema-audit Gezinszorg en van het rapport 'Beoordeling aanpak organisatiebeheersing en opvolging aanbevelingen' van Audit Vlaanderen
Artikel 221 van het decreet lokaal bestuur
Audit Vlaanderen bezorgt de verslagen van de audits aan de voorzitter van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn, die ze bezorgt aan de leden van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn.
Audit Vlaanderen voerde de thema-audit Gezinszorg uit bij meerdere lokale besturen met een erkende dienst voor ‘Gezinszorg en aanvullende thuiszorg’. Deze diensten helpen bepaalde doelgroepen met diverse hulp in huis. De focus in deze thema-audit ligt specifiek op de organisatie van de activiteiten die onder ‘gezinszorg’ vallen. Dit zijn taken zoals persoonsverzorging, psychosociale ondersteuning en huishoudelijke hulp, uitgevoerd door verzorgend personeel. Deze taken onderscheiden zich van activiteiten binnen het luik ‘aanvullende thuiszorg’ zoals poetshulp en hulp bij kleinere karweien.
In lokaal bestuur Tervuren zijn de activiteiten van gezinszorg opgenomen in de dienst Zorg, binnen de afdeling Mens.
Deze audit evalueert in welke mate lokaal bestuur Tervuren:
− het aanbod, de doelgroepen en de organisatievorm voor gezinszorg concretiseert rekening houdend met de beoogde doelen, het beschikbare personeel, de financiële middelen en het toegekende urencontingent door Zorg en Gezondheid;
− voldoende opvolgt of het deze doelen en de vooropgestelde dienstverlening realiseert;
− initiatieven neemt om personeel te kunnen aantrekken en behouden;
− ondersteuning aan medewerkers aanbiedt om gepast om te gaan met deontologisch gevoelige kwesties;
− voldoende beheersmaatregelen invoerde om de geregistreerde prestaties volledig, correct, tijdig en transparant te kunnen doorrekenen en innen zowel ten aanzien van cliënten als het agentschap Zorg en Gezondheid.
In het kader van de thema-audit Gezinszorg bij het lokaal bestuur Tervuren beoordeelde Audit Vlaanderen naast de evaluatie van de beheersing van de risico’s gelinkt aan het specifieke thema ook enkele elementen van de ruimere organisatiebeheersing. Tevens volgden ze de status op van de aanbevelingen die Audit Vlaanderen formuleerde in de laatste vijf jaar.
Enig artikel. De raad neemt kennis van het rapport over de thema-audit Gezinszorg en van het rapport 'Beoordeling aanpak organisatiebeheersing en opvolging aanbevelingen' van Audit Vlaanderen.
De raad stelt de jaarrekening 2022 van het OCMW Tervuren vast.
De jaarrekening wordt vastgesteld voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
- Artikel 78, 4° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De raad is bevoegd voor het vaststellen van de beleidsrapporten.
- Artikel 260 en volgende van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Deze bepalingen handelen over de jaarrekening.
- Besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen
- Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 over de beleids- en beheerscyclus.
In de laatste besluiten worden de nadere regels bepaald hoe de financiële stromen boekhoudkundig moeten worden geregistreerd en in de jaarrekening moeten worden opgenomen.
Jaarlijks wordt de jaarrekening vóór 30 juni van het boekjaar volgend op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft door de bevoegde raad vastgesteld.
De jaarrekening bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.
De beleidsevaluatie geeft het beleid weer dat het OCMW gedurende het boekjaar heeft gevoerd en evalueert de beleidsdoelstellingen en de mate waarin ze zijn bereikt.
De financiële nota geeft de financiële gevolgen van het gevoerde beleid weer.
De toelichting bevat alle informatie over de verrichtingen in het ontwerp van jaarrekening die relevant is voor de raadsleden om met kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen. Ze bevat minstens informatie over de schulden en de financiële risico's.
Het overzicht van de beleidsdoelstellingen en het overzicht van de toegestane werkings- en investeringssubsidies zitten in de bundel van de jaarrekening. Het overzicht van de beleidsvelden per beleidsdomein, de omgevingsanalyse en het organogram zijn te raadplegen in het meerjarenplan en de aanpassing ervan op de website van Tervuren.
In bijlage is tevens een overzicht van de opbrengst per belastingsoort opgenomen.
De jaarrekening werd technisch toegelicht op de gemeenteraadscommissie van 22 juni 2023.
Enig artikel. De raad stelt de jaarrekening 2022 van het OCMW Tervuren vast.
De raad keurt het lastenboek voor de opdracht 'Afsluiten van verzekeringscontracten' goed.
Op 27 april 2023 keurde de raad de selectieleidraad, de raming en de plaatsingsprocedure voor de opdracht 'Afsluiten van verzekeringscontracten' goed. Het lastenboek dient te worden goedgekeurd.
- Artikel 78 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017
Dit artikel handelt over de bevoegdheden van de raad.
- Artikels 326 tot en met 341 van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017
Deze artikels handelen over bestuurlijk toezicht.
- Het Bestuursdecreet van 7 december 2018
- De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen
- De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
- Artikel 38 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Dit artikel bepaalt het gebruik van de mededingingsprocedure met onderhandeling.
- Artikels 48 en 130 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten
Deze artikels bepalen hoe twee of meer aanbestedende overheden een occasionele gezamenlijke opdracht kunnen voeren.
- Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten
- Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren
Deze koninklijke besluiten bepalen het plaatsen van en de uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten.
Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij Gemeente Tervuren optreedt in naam van OCMW Tervuren, AGB Bexit en projectvereniging Vrijetijdsregio Druivenstreek bij de gunning van de opdracht.
Deze opdracht is als volgt opgedeeld:
* Perceel 1 (Personenverzekeringen), raming: 84.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 1 (Personenverzekeringen), raming: 84.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 2 (Personenverzekeringen), raming: 84.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 3 (Personenverzekeringen), raming: 84.500,00 euro incl. btw;
* Perceel 2 (Verzekeringen materiële schade), raming: 37.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 1 (Verzekeringen materiële schade), raming: 37.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 2 (Verzekeringen materiële schade), raming: 37.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 3 (Verzekeringen materiële schade), raming: 37.500,00 euro incl. btw;
* Perceel 3 (Verzekeringen aansprakelijkheid), raming: 32.300,00 euro incl. btw;
* Verlenging 1 (Verzekeringen aansprakelijkheid), raming: 32.300,00 euro incl. btw;
* Verlenging 2 (Verzekeringen aansprakelijkheid), raming: 32.300,00 euro incl. btw;
* Verlenging 3 (Verzekeringen aansprakelijkheid), raming: 33.300,00 euro incl. btw;
* Perceel 4 (Verzekeringen auto), raming: 22.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 1 (Verzekeringen auto), raming: 22.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 2 (Verzekeringen auto), raming: 22.500,00 euro incl. btw;
* Verlenging 3 (Verzekeringen auto), raming: 22.500,00 euro incl. btw.
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 707.200,00 euro incl. btw. Deze raming overschrijdt de limieten van de Europese bekendmaking.
De raad verleende in zitting van 27 april 2023 goedkeuring aan de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht, met name de mededingingsprocedure met onderhandeling.
In het kader van deze opdracht werd een bestek met nr. 2023/IZ/832 opgesteld door de ontwerper, AON BELGIUM BVBA, Telecomlaan 5-7, 1831 Diegem. Als limietdatum voor het indienen van de offertes wordt 7 augustus 2023 om 09.30 uur voorgesteld.
De totale uitgave voor deze opdracht (voor 4 jaren en voor de 4 besturen) wordt geraamd op 707.200 euro.
Voor het OCMW Tervuren wordt de jaarlijkse uitgave geraamd op 53.500 euro. Deze uitgave is voorzien op volgende budget codes:
- 6120100 brandverzekering
- 6120200 verzekering dienstverplaatsing
- 6120160 verzekering voertuigen
- 6230100 arbeidsongevallen verzekering
- 6120150 verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
- 6120999 verzekering voor ICT materiaal, kunst en sportactiviteiten
op diverse beleidsitems.
De opgegeven bedragen zijn inclusief taksen en bijdragen. Verzekeringen zijn niet btw-plichtig.
Artikel 1. De raad keurt het bestek voor de opdracht 'Afsluiten van verzekeringscontracten' met nr. 2023/IZ/832, opgesteld door de ontwerper, AON BELGIUM BVBA, Telecomlaan 5-7, 1831 Diegem, goed. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek. De raming bedraagt 707.200,00 euro incl. btw.
Artikel 2. Gemeente Tervuren wordt gemandateerd om de procedure te voeren en bij de gunning van de opdracht op te treden in naam van Autonoom Gemeentebedrijf BEXIT, OCMW Tervuren en projectvereniging Vrijetijdsregio Druivenstreek.
Artikel 3. In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht.
Artikel 4. De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 7 augustus 2023 om 09.30 uur.
De vraag en het antwoord wordt aan de raad toegelicht en wordt in het audioverslag weergegeven.
Vraag via mail van 26 juni 2023 van raadslid Geyns om een mondelinge vraag te agenderen op de OCMW-raad van 29 juni 2023
Huishoudelijk reglement van de OCMW-raad
Art. 12. - De OCMW-raadsleden hebben het recht aan het vast bureau vragen te stellen.
Het raadslid dient de vraag in via brief of e-mail en richt de vraag aan de algemeen directeur of aan het algemeen secretariaat. Hij/zij krijgt binnen de twintig dagen na ontvangst een schriftelijk antwoord.
Het raadslid kan in zijn schrijven expliciet verzoeken om de vraag als punt aan de agenda van de OCMW-raad toe te voegen. In dat geval wordt ze mondeling behandeld ter zitting, op voorwaarde dat de vraag ingediend is uiterlijk twee dagen voor de OCMW-raadszitting.
Een raadslid kan voor de start van de zitting verzoeken om een ingediende vraag toch als extra agendapunt toe te voegen. Dit kan indien het niet mogelijk was om de vraag binnen de hierboven vermelde termijn in te dienen en de behandeling ervan niet tot de volgende OCMW-raad kan uitgesteld worden. Deze agendering volgt dan de procedure zoals voorzien in artikel 16 §2.
Wat is er aan de hand met De Vlonder?
Zijn er stabiliteitsproblemen?
Over welke info beschikt de gemeente en sinds wanneer?
Wat werd en wordt er gedaan?
De vraag en het antwoord zijn integraal opgenomen in de audio-opname die op de webstek van de gemeente gepubliceerd wordt, zoals voorzien bij artikel 32 §2 van het huishoudelijk reglement.
De voorzitter sluit de zitting op 30/06/2023 om 10:46.
Namens OCMW-raad,
Dirk Stoffelen
algemeen directeur
Hugo Vankelecom
voorzitter