Besluit  Gemeenteraad

HOOFDSTUK: ALGEMENE BEPALINGEN
ARTIKEL 1. DOELSTELLING
De gemeente Tervuren ondersteunt de vrijetijdsverenigingen in de uitwerking en de uitbouw van een kwalitatief verenigingsleven met aandacht voor de vele vrijwilligers die hiertoe bijdragen. Daarom worden er subsidies verleend aan verenigingen die voldoen aan de erkennings- en subsidievoorwaarden.
ARTIKEL 2. ALGEMENE BEPALINGEN
2.1. Jeugd-, sport- en cultuurverenigingen kunnen hun erkenning aanvragen bij de gemeente Tervuren en dat op basis van het ‘reglement voor de erkenning van de vrijetijdsverenigingen’ goedgekeurd door de gemeenteraad (GR).
2.2. Erkende verenigingen kunnen aanspraak maken op subsidies mits ze voldoen aan bijkomende voorwaarden zoals voorzien in dit reglement. De subsidies worden per domein (jeugd, sport, cultuur) toegekend binnen de perken van de daartoe voorziene budgetten in het gemeentelijke meerjarenplan. Elk domein is opgedeeld in verschillende categorieën met specifieke voorwaarden.
2.3. De subsidieerbare periode voor de werkingssubsidies loopt jaarlijks van 1 september tot en met 31 augustus, ook werkjaar genoemd in huidig reglement.
2.4. De verenigingen die al subsidies ontvangen in een bepaalde categorie komen niet in aanmerking voor subsidies van een andere categorie.
2.5. De verenigingen die via een ander reglement een toelage van de gemeente of van een andere overheid voor hun reguliere werking krijgen, zijn uitgesloten van de betoelaging via dit reglement. Dit geldt niet voor projecttoelagen of samenwerkingsovereenkomsten voor specifieke activiteiten. In dat geval komen deze activiteiten waarvoor de vereniging een andere subsidie ontving niet in aanmerking.
2.6. Als de vereniging een deelwerking is van een koepelorganisatie of -vereniging dan moet ze dit kunnen aantonen door middel van een eigen adres, eigen rekeningnummer, eigen doelstelling(en) en eigen activiteitenkalender.
2.7. Volgende organisaties en verenigingen komen niet in aanmerking voor subsidiëring:
•    Studentenverenigingen
•    Serviceclubs
•    Scholen en ouderverenigingen van scholen
2.8. De bevoegde adviesraden waarvan sprake zijn:
•    Jeugdraad voor het domein jeugd
•    Sportraad voor het domein sport
•    Cultuurraad voor het domein cultuur
2.9. Alle persoonsgegevens die worden verstrekt aan gemeente Tervuren, worden conform de huidige privacywetgeving verwerkt.
ARTIKEL 3. BASISSUBSIDIES
3.1. De basissubsidie heeft als doel de verenigingen te ondersteunen in de ontplooiing van hun basiswerking.
3.2. De basissubsidie bestaat uit een vast bedrag en wordt toegekend per categorie. Afhankelijk van de werking valt een vereniging binnen een bepaalde categorie. De basissubsidie wordt per beleidsdomein toegekend binnen het voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan.
3.3. Bij sommige categorieën kan de basissubsidie aangevuld worden met een extra bedrag dat wordt opgeteld bij de basissubsidie. Dit bedrag is voorzien voor een specifieke ondersteuning voor een categorie.
ARTIKEL 4. IMPULSSUBSIDIE
4.1. Het bestuur wil de vrijetijdsverenigingen impulsen geven om hun werking te vernieuwen rond bepaalde thema's. Alle verenigingen die een basissubsidie ontvangen, kunnen aanvullend impulssubsidies aanvragen.
4.2. De thema’s worden aan het begin van de bestuursperiode geselecteerd op basis van de beleidsdoelstellingen in het meerjarenplan. Er wordt gestreefd naar gemeenschappelijke uitdagingen over de beleidsdomeinen heen. De thema’s worden hieronder nader toegelicht. Indien er nieuwe thema’s worden bepaald, treden die pas in werking bij het volgende werkjaar.
4.3. De impulssubsidie wordt per domein toegekend binnen het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan.
4.4. Een vereniging mag maximaal drie keer per bestuursperiode eenzelfde impulssubsidie per thema aanvragen.
4.5. De betaling van gemeentelijke zalen, opleidingen, eten en drank wordt niet aanvaard als impulssubsidie aangezien deze reeds via andere reglementen gesubsidieerd worden of geen echte impuls aan de werking van de vereniging geven.
4.6. De gekozen thema’s:
A. Werken aan een inclusieve vrije tijd
Verenigingen die zich inzetten voor verschillende doelgroepen en/of kansengroepen en die werk maken van inclusieve vrije tijd worden extra ondersteund.
Mogelijke acties:
o    kansentarief: de vereniging neemt initiatieven voor een toegankelijke werking;
o    werken rond kansengroepen en inclusie: zoals G-sport, AKABE, sportelen, anderstaligen, kleuters, jeugdtoneel, …;
o    toegankelijkheid verhogen voor minder mobiele personen.
B. Werken aan duurzame verenigingen op ecologisch vlak
Een vereniging neemt initiatieven om de werking te verduurzamen. Dit door ecologisch verantwoorde keuzes te maken in hun dagdagelijkse organisatie, maar ook door structureel te investeren in duurzame materialen.
Mogelijke acties:
o    inzetten op alternatief vervoer: openbaar vervoer, te voet of met de fiets, carpoolen, …;
o    inzetten op duurzaamheid in de werking: kraantjeswater en drinkflessen, gezonde snacks, geen aparte verpakkingen, afvalberg verminderen, tweedehands materialen en kledij aanbieden, …;
o    investeren in duurzaam materiaal en infrastructuur;
o    inzetten op digitalisering, tegengaan van papierverspilling, …
C. Samenwerking met andere verenigingen uit de Druivenstreek
De vereniging gaat structurele of occasionele samenwerkingsverbanden aan met andere verenigingen uit de Druivenstreek. De samenwerking kan betrekking hebben op activiteiten, op bestuursniveau en op de reguliere werking.
Mogelijke acties:
o    samen met een andere vereniging een activiteit of evenement organiseren;
o    verenigingen investeren samen in software voor het beheer van ledenlijsten, boekhouding, …;
o    uitwisseling van informatie, sjablonen, trainers en/of andere data.
D. Professionalisering en zelfredzaamheid
De vereniging ontplooit een professionele werking en streeft naar constante verbetering en continuïteit in het bestuur, denkt na over een toekomstvisie, is leergierig, … Een vereniging beschikt over het vermogen om zelfstandig problemen op te lossen en functioneert op eigen kracht.
Mogelijke acties:
o    processen ter verbetering van interne communicatie: algemene vergadering bestuur, nieuwsbrief, extra inspanningen om leden op de hoogte te houden, …;
o    verbetering van externe communicatie en informatie: nieuwe website, promotiefolder;
o    inzetten op een duurzaam bestuur en verjonging: betrekken van jongeren, verbeteren van inspraak, … ;
o    inzetten op visievorming door externe begeleiding. Opmaak van een toekomstvisie aan de hand van een visienota, … .
E. Extra thema
Er kan een thema worden toegevoegd door het college tijdens de bestuursperiode, hetgeen dan geldig is voor één werkjaar. Het college kan dit thema toevoegen op voorstel van of na advies van de bevoegde adviesraden.
ARTIKEL 5. PROCEDURE BASISSUBSIDIE
5.1. De verenigingen kunnen een basissubsidie aanvragen door het online subsidieformulier in te vullen. De erkende verenigingen worden hiertoe uitgenodigd door de afdeling vrije tijd. Het formulier is ook beschikbaar op de gemeentelijke website. Alle aanvragen van het voorbije werkingsjaar (van 1 september t.e.m. 31 augustus) dienen ten laatste op 30 september te worden ingediend. Enkel tijdig en correct ingediende subsidieaanvragen worden behandeld.
5.2. Het college beslist over de toekenning van de subsidies op basis van dit reglement. De toegekende subsidies worden binnen een periode van 5 maanden na de aanvraag uitbetaald.
5.3. Voor onvolledige aanvragen worden bijkomende toelichtingen gevraagd door de afdeling vrije tijd. Indien deze correct worden ingediend, wordt de aanvraag afgehandeld zoals voorzien onder artikel 5.2.
5.4. Aanvragen waarover enige twijfel rijst omtrent de juistheid van de gegevens, worden voorgelegd aan de bevoegde adviesraad.
5.5. De verenigingen zijn verplicht de subsidies aan te wenden overeenkomstig het doel waarvoor ze zijn aangevraagd. Bovendien zijn verenigingen verplicht verantwoording af te leggen overeenkomstig hogervermelde wet van 14 november 1983. Valse verklaringen kunnen leiden tot terugvordering.
5.6. Indien verenigingen openstaande schulden hebben bij het gemeentebestuur, wordt het uitgekeerde subsidiebedrag verminderd met het bedrag van de openstaande schulden.
ARTIKEL 6. PROCEDURE IMPULSSUBSIDIE
6.1. Verenigingen die een basissubsidie ontvangen kunnen een impulssubsidie aanvragen.
6.2. Verenigingen vragen een impulssubsidie aan bij de afdeling vrije tijd door het aanvraagformulier in te vullen en voor 1 september voorafgaand aan het werkjaar in te dienen. Indien er nog middelen over zijn, wordt er in een tweede aanvraagperiode voorzien waarbij de aanvraag moet worden ingediend voor 1 december.
6.3. Na 1 september komt een jury samen om de aanvragen te bespreken. Deze subsidies zullen per domein toegewezen worden voor 1 oktober. In het geval van een tweede ronde komt er een jury samen na 1 december om de aanvragen te bespreken. Deze subsidies zullen worden toegewezen voor 15 januari.
6.4. De jury bestaat uit:
•    1 expert uit het betrokken domein;
•    een lid van de bevoegde adviesraad;
•    de betrokken ambtenaar van afdeling vrije tijd.
6.5. Iedere toegekende subsidie zal worden gecontroleerd door het aanleveren van stavingstukken als bewijs van de uitgaven. Daarnaast zal de vereniging worden uitgenodigd om het project te presenteren tijdens een presentatiemoment met alle vrijetijdsverenigingen.
6.6. De uitbetaling van de subsidies gebeurt na de goedkeuring door de jury. Bedragen die niet kunnen worden bewezen zullen worden teruggevorderd of afgetrokken van de basissubsidies.
ARTIKEL 7. BEOORDELING EN CONTROLE
7.1. Het college van burgemeester en schepenen kan te allen tijde controle laten uitvoeren op de besteding van de subsidies. Indien bewezen wordt dat een vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht subsidies heeft verkregen, kan het college de voorziene subsidies terugvorderen of afhouden van toekomstige subsidies. Bij een tweede vaststelling van misbruik kan het college beslissen om de vereniging haar recht op subsidiëring af te nemen.
7.2. De verenigingen die aanspraak wensen te maken op werkingssubsidies stemmen erin toe dat hun aanvraag kan worden gecontroleerd. Deze verenigingen worden aangeduid bij loting in aanwezigheid van een afgevaardigde van de bevoegde adviesraad.
7.3. 10% van de aanvragen per categorie wordt gecontroleerd. Er wordt per categorie minimaal 1 aanvraag gecontroleerd . Dit is evenwel niet van toepassing op de categorieën C en D van het domein Cultuur vermits deze verenigingen reeds worden gecontroleerd (cfr. artikel 17.4 en 17.5).
7.4. In geval van vermoeden van fraude kan er in opdracht van het college worden overgegaan tot controle van een vereniging.
7.5. De te controleren verenigingen bezorgen uiterlijk 10 werkdagen na de betekening van de loting de gevraagde bewijsstukken ter controle van de voorwaarden en aangevraagde subsidies.
7.6. Het college van burgemeester en schepenen kan opdracht geven aan de afdeling vrije tijd om bijkomende informatie op te vragen of om een plaatsbezoek af te leggen. De verenigingen stemmen in met het aanleveren van bijkomende informatie en het toelaten van een plaatsbezoek in het kader van de controle op de besteding van de subsidies en dit op het eerste verzoek hiertoe.
7.7. De controlewerkzaamheden worden per domein uitgevoerd in samenwerking met de bevoegde adviesraad in aanwezigheid van:
•    een afgevaardigde van de bevoegde adviesraad;
•    de vrijetijdsconsulent van het betrokken domein;
•    een deskundige van het betrokken domein.
De voorbereidende werkzaamheden worden uitgeoefend door de vrijetijdsconsulent van het betrokken domein.
7.8. Het college van burgemeester en schepenen zal op basis van het advies van de adviesraad een beslissing nemen over een eventuele sanctie. De mogelijke sancties zijn:
•    verminderen of terugvorderen van het subsidiebedrag in verhouding met de niet bewezen onkosten of bij laattijdige inlevering van de stavingdocumenten;
•    bij herhaling van de inbreuken kan er worden beslist om een vereniging 1 of meerdere jaren uit te sluiten van subsidiëring.
ARTIKEL 8. BETWISTING/BEROEP
Bij betwisting over de toekenning van subsidies is het voor de vereniging mogelijk beroep aan te tekenen door het richten van een gemotiveerd bezwaarschrift aan het college van burgemeester en schepenen, dat hierover advies vraagt aan de bevoegde adviesraad.
HOOFDSTUK JEUGD
ARTIKEL 9. DEFINITIES
9.1.  Een jeugdvereniging is een organisatie die is opgericht om activiteiten en evenementen te organiseren voor kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, met als doel hun sociale, culturele en educatieve ontwikkeling te bevorderen. De vereniging biedt een veilige en ondersteunende omgeving waar jongeren samen kunnen komen om te leren, te spelen, te ontspannen en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Een jeugdvereniging kan worden geleid door vrijwilligers, betaalde medewerkers of een combinatie van beide.
De vereniging stelt zich het jeugdwerk tot hoofddoel en speelt met haar aanbod van activiteiten in op minstens drie van de volgende functies van het jeugdwerk:
•    ontmoeting
•    permanente groepsvorming
•    spel en recreatie
•    creativiteit
•    amateuristische kunstbeoefening
•    vorming
•    dienstverlening
•    werken aan maatschappelijke en politieke thema's
9.2. Animator in het jeugdwerk heeft de cursus ‘animator of hoofdanimator in het jeugdwerk’ gevolgd en de daaraan verbonden stage en evaluatiemoment met succes volbracht. Dit kan bewezen worden aan de hand van het attest ‘animator of hoofdanimator in het jeugdwerk’ (erkend door de afdeling jeugd van de Vlaamse overheid). Het attest is aan te vragen via www.mijnkadervorming.be.
9.3. Leden: kinderen, jongeren en leiding (t.e.m. 30 jaar) aangesloten of ingeschreven bij de jeugdwerking. Leiding + 30 jaar, kookouders, volwassen begeleiding en oud-leiding zijn geen leden.
9.4. Activiteit: een dagdeel waarop de vereniging een activiteit met leden in de vrije tijd organiseert. Een activiteit met enkel leiding, een eredienst, een formele onderwijsactiviteit, godsdienstonderricht en een activiteit die via een ander reglement gesubsidieerd wordt of een partijpolitiek gerichte activiteit komt niet in aanmerking voor subsidiëring.
9.5. Een tak van een jeugdbeweging is een specifieke leeftijdsgroep binnen de organisatie die zich richt op de ontwikkeling en vorming van jongeren. Elke tak heeft doorgaans een eigen naam en kenmerkende activiteiten die zijn afgestemd op de leeftijd, ontwikkeling en interesses van de leden.
ARTIKEL 10. BASISSUBSIDIE JEUGD
10.1. Om in aanmerking te komen voor de basissubsidie jeugd, voldoet de jeugdvereniging aan zowel de algemene bepalingen van artikel 2 als de voorwaarden van een van de onderstaande categorieën.
10.2. Categorie A Jeugdbeweging & jeugd(muziek)atelier
A1 kleine jeugdbeweging/jeugd(muziek)atelier
•    De subsidie bedraagt 685 euro.
•    De klemtoon van de jeugdvereniging ligt op “ontmoeting en spel” OF op het ”uitoefenen van vaardigheden, creatieve expressievormen of technieken”.
•    De vereniging zet ten minste 1 begeleider in per 15 leden.
•    Per werkjaar organiseert de vereniging minstens 12 activiteiten gespreid over minstens 9 maanden.
•    De jeugdvereniging telt ten minste 15 leden.
•    In het geval van specifieke doelgroepen zoals kinderen met een handicap is het minimumaantal 6 leden om in aanmerking te komen voor de basissubsidie.
A2 Middelgrote jeugdbeweging/jeugd(muziek)atelier
•    De subsidie bedraagt 1.827 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van A1 (kleine jeugdbeweging/jeugd(muziek)atelier).
•    De jeugdvereniging telt ten minste 50 leden.
•    De jeugdvereniging organiseert gemiddeld 2 activiteiten per maand per tak.
•    De vereniging organiseert tijdens de schoolvakanties één of meerdere kampen van minstens 7 dagen (dus inclusief 6 overnachtingen).
•    De jeugdvereniging beschikt ten minste over 2 begeleiders met het attest animator in het jeugdwerk of een opleiding die gericht is op de ontwikkeling en opvoeding van kinderen.
•    De jeugdvereniging is aangesloten bij een door de Vlaamse gemeenschap erkende koepel.
A3 Grote jeugdbeweging/jeugd(muziek) atelier
•    De subsidie bedraagt 2.284 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van A2 (middelgrote jeugdbeweging/jeugd(muziek)atelier)
•    De jeugdvereniging telt ten minste 100 leden.
•    De jeugdvereniging organiseert gemiddeld 3 activiteiten per maand per tak.
•    Minstens 20 procent van de leiding is in het bezit van een attest animator in het jeugdwerk of een opleiding die gericht is op de ontwikkeling en opvoeding van kinderen.
10.3. Categorie B Open jeugdwerking (Jeugdhuizen,…)
B1 Kleine open jeugdwerking
•    De basissubsidie bedraagt 343 euro.
•    Het bedrag kan worden verhoogd met 200 euro indien de vereniging een aanbod organiseert tijdens de schoolvakanties met minimaal 10 deelnemers.
Dit aanbod bestaat uit ten minste 28 dagdelen (van 3 uur) of minstens de organisatie van één kamp van minstens 4 dagen. Een dag bestaat uit minstens 5 uur/dag.
•    De klemtoon van de jeugdvereniging ligt op open ontmoeting.
•    Per werkjaar organiseert de vereniging minstens 12 activiteiten gespreid over minstens 9 maanden.
•    De vereniging richt zich naar alle jongeren.
•    De vereniging is minstens 3 uur actief per week gedurende 12 weken per jaar (Jeugdhuizen zijn minstens 3 uur per week open).
B2 Middelgrote open jeugdwerking
•    De basissubsidie bedraagt 914 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van B1 (kleine open jeugdwerking).
•    De vereniging is minstens 6 uur actief per week (Jeugdhuizen zijn minstens 6 uur per week open).
•    Jaarlijks volgen minstens 2 bestuursleden een vorming die relevant is voor de werking bij een door het de Vlaamse gemeenschap erkende koepel.
•    De jeugdvereniging is aangesloten bij een door de Vlaamse gemeenschap erkende koepel.
B3 Grote open jeugdwerking
•    De basissubsidie bedraagt 1.485 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van B2 (Middelgrote open jeugdwerking).
•    De vereniging is minstens 12 uur actief per week (Jeugdhuizen zijn minstens 2 dagen per week open).
•    Jaarlijks volgen minstens 4 bestuursleden een vorming die relevant is voor de werking bij een door het de Vlaamse gemeenschap erkende koepel.
ARTIKEL 11. IMPULSSUBSIDIE
De basissubsidie kan aangevuld worden met een impulssubsidie:
•    De impulssubsidie voor jeugdverenigingen bedraagt maximaal 1500 euro per impuls.
•    Een vereniging kan maximaal twee impulsen per werkjaar aanvragen.
•    De impulssubsidies worden toegekend binnen het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan.
ARTIKEL 12. STARTSUBSIDIE JEUGDVERENIGING
12.1. Een nieuwe jeugdvereniging kan een startsubsidie aanvragen als ze voldoet aan volgende voorwaarden:
•    De jeugdvereniging beantwoordt aan zowel de algemene bepalingen van artikel 2 als de voorwaarden van een van de categorieën zoals voorzien in artikel 10.2. of 10.3.
•    De jeugdwerking heeft de bedoeling om een permanente werking te worden.
12.2. De subsidie voor een startende jeugdvereniging kan éénmalig aangevraagd worden door éénzelfde werking. Het bedrag wordt bepaald op basis van de grootte van de vereniging zoals voorzien in artikel 10.2 en 10.3. Deze vereniging kan ook aanspraak maken op basissubsidies voor haar eerste werkjaar via de procedure in artikel 5. De reeds uitgekeerde startsubsidie wordt dan in mindering gebracht van de werkingssubsidie.
12.3. Als de vereniging vroegtijdig stopt of niet meer aan de voorwaarden voldoet, kan een deel van de startsubsidie teruggevorderd worden.
HOOFDSTUK SPORT
ARTIKEL 13. DEFINITIES
13.1. Een sportvereniging of sportclub is een vrijetijdsvereniging met als primaire doelstelling het actief beoefenen van sport (= activiteiten individueel of in groepsverband met een competitief of recreatief karakter en waarbij fysieke inspanning en/of motorische vaardigheden centraal staan).
13.2. De sportvereniging biedt één of meerdere erkende sporten of sportactiviteiten aan vermeld op de sporttakkenlijst (d.i. de nominatieve lijst die als bijlage is gevoegd bij het Besluit van de Vlaamse Regering van 16 september 2016 tot vaststelling van de algemene erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden voor de georganiseerde sportsector).
13.3. Onder een training wordt verstaan: een oefensessie waarbij de deelnemers nieuwe kennis, attitudes en vaardigheden leren en oefenen om het vervolgens in de praktijk toe te passen. Een training bestaat uit één of meerdere bijeenkomsten.
13.4. Een gediplomeerde trainer is een trainer met een VTS-diploma (Vlaamse Trainersschool) of hieraan geassimileerd die effectief training geeft aan de leden van de club.
ARTIKEL 14. BASISSUBSIDIE SPORT
14.1. Om in aanmerking te komen voor de basissubsidie sport, voldoet de sportvereniging aan zowel de algemene bepalingen van artikel 2 als de voorwaarden van een van de onderstaande categorieën:
14.2. Hoofdactiviteit dient sport of bewegen te zijn door de leden van de vereniging (denksport is uitgesloten).
14.3. Categorie A Brons
•    De basissubsidie bedraagt 294 euro.
•    Het aantal actieve leden moet meer dan 10 zijn.
•    Er moet minimum 1 uur per week geoefend worden, min. 1 trainingsmoment of wedstrijd per week en dit gedurende min. 25 weken per jaar.
14.4. Categorie B Zilver
•    De basissubsidie bedraagt 587 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van A Brons.
•    Het aantal actieve leden moet meer dan 50 zijn.
•    Er moet minimum 2 uur per week geoefend worden.
14.5. Categorie C Goud
•    De basissubsidie bedraagt 1.174 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van B Zilver.
•    Verplicht: Er is minimum 1 gediplomeerde lesgever, behaald bij de VTS (Vlaamse Trainersschool) of hiermee geassimileerd, van de discipline zelf.
•    Variabel: Een sportvereniging komt in aanmerking voor categorie C als ze voldoet aan minstens 2 van de volgende criteria:
o    Het aantal actieve leden moet meer dan 75 zijn.
o    Er moeten minimum 5 jeugdleden zijn (-16 jaar) of 5 senioren (+65 jaar).
o    Er moeten minimum 3 gediplomeerde lesgevers zijn, behaald bij de VTS (Vlaamse Trainersschool) of hiermee geassimileerd, van de discipline zelf.
14.6. Categorie D Diamant
•    De basissubsidie bedraagt 3.522 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van C Goud.
•    Er moeten minimum 5 gediplomeerde lesgevers zijn, behaald bij de VTS (Vlaamse Trainersschool) of hiermee geassimileerd, van de discipline zelf. Van deze 5 lesgevers is er minimum 1 gediplomeerde lesgever is met niveau B, behaald bij de VTS (Vlaamse Trainersschool) of hiermee geassimileerd, van de discipline zelf.
•    Het aantal leden moet meer dan 150 zijn.
•    Er moet minimum 5 uur per week geoefend worden.
•    Jeugdwerking of seniorenwerking: er moet een jeugd- (-18 jaar) en/of seniorenwerking (+65 jaar) zijn met minimum 20 leden.
ARTIKEL 15. IMPULSSUBSIDIE
De basissubsidie kan aangevuld worden met een impulssubsidie:
•    De impulssubsidie voor sportverenigingen bedraagt maximaal 1500 euro per impuls.
•    Een vereniging kan maximaal twee impulsen per werkjaar aanvragen.
•    De impulssubsidies worden toegekend binnen het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan.
HOOFDSTUK CULTUUR
ARTIKEL 16. DEFINITIES
16.1. De cultuurvereniging organiseert in hoofdzaak activiteiten in de culturele sector of (niet professionele) kunstensector. Dit betekent op lokaal vlak (initiatieven nemen om) mensen samen (te) brengen rond een gedeeld thema/interesse met de bedoeling waarden en betekenissen te delen, te leren, te verbinden met elkaar en de omliggende samenleving en zo cultuur te produceren of te consumeren.
De culturele vereniging speelt met haar aanbod van activiteiten in op minstens één van de onderstaande functies:
•    het bieden van vormingsmogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling zodat mensen zichzelf beter begrijpen en hun plaats in de samenleving kunnen vinden en hierdoor actief kunnen deelnemen aan de maatschappij;
•    de beoefening van sociaal-cultureel werk waarbij men aan de beoefenaars een kans geeft hun creatieve vermogens aan te wenden tot een grotere menselijke en maatschappelijke ontplooiing. Dit kan gebeuren door de niet-beroepsmatige beoefening of ondersteuning in organisatorisch verband van expressievormen die behoren tot de gangbare kunstdisciplines, waaronder muziek (instrumentale zowel als vocale), toneel, poppenspel en mime, beeldende expressie, film en fotografie, dans, volkskunst en andere;
•    de culturele vrijetijdsbesteding en de beoefening van liefhebberijen;
•    het beschermen, in stand houden, in de praktijk brengen of doorgeven van onroerende, roerende of immateriële verschijnselen die een onderdeel zijn van het in Tervuren aanwezige erfgoed.
16.2. Activiteiten worden als volgt omschreven:
•    Activiteiten kunnen zowel ledenactiviteiten zijn als evenementen voor een groter publiek.
•    Activiteiten zijn laagdrempelig. De toegangsprijs is democratisch.
•    Repetitieve activiteiten tellen mee als 1 activiteit.
•    Een samengesteld evenement dat bestaat uit meerdere activiteiten en workshops wordt als 1 activiteit geteld. Als het gaat over inhoudelijk verschillende activiteiten gespreid over verschillende dagen, is het mogelijk om dit te tellen als 1 activiteit per dag.
•    Bestuursvergaderingen worden in dit reglement niet als ‘activiteiten’ beschouwd.
•    'Activiteiten’ zijn zelfstandig georganiseerde activiteiten, geen deelnames aan door anderen georganiseerde activiteiten.
16.3. De UITdatabank is een database die informatie bevat over culturele en educatieve activiteiten die in Vlaanderen worden georganiseerd. Deze database biedt een platform waar mensen informatie kunnen vinden over evenementen, zoals tentoonstellingen, workshops, concerten, en theaterstukken. Het is bedoeld om mensen te helpen bij het vinden van activiteiten die bij hun interesses aansluiten en om hen te inspireren om nieuwe activiteiten te ontdekken.
ARTIKEL 17. BASISSUBSIDIE CULTUUR
17.1. Om in aanmerking te komen voor de basissubsidie cultuur, voldoet de cultuurvereniging aan zowel de algemene bepalingen alsook aan de voorwaarden van een van de onderstaande categorieën:
17.2. Categorie A socio-culturele verenigingen
A1 kleine socio-culturele verenigingen
•    De subsidie bedraagt 299 euro.
•    Het bedrag kan worden verhoogd met 200 euro indien de vereniging een kamp organiseert tijdens de vakantieperiode van minimaal 4 dagen minimaal 4 uur/dag en met minstens 15 deelnemers.
•    Het bedrag kan worden verhoogd met 100 euro indien de vereniging tijdens het werkjaar een optreden of evenement organiseert voor minstens 100 personen.
•    De vereniging telt ten minste 3 bestuursleden.
•    De vereniging organiseert minstens 3 publiek toegankelijke activiteiten in Tervuren voor de eigen doelgroep per jaar. Deze activiteiten worden door de vereniging toegevoegd aan de UITdatabank.
A2 Middelgrote socio-culturele verenigingen
•    De subsidie bedraagt 599 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van A1.
•    De vereniging telt ten minste 15 leden.
•    De vereniging organiseert minstens 5 publiek toegankelijke activiteiten voor de eigen doelgroep per jaar. Van deze 5 activiteiten worden er minstens 4 in Tervuren georganiseerd. Deze activiteiten worden door de vereniging toegevoegd aan de UITdatabank.
A3 Grote socio-culturele verenigingen
•    De subsidie bedraagt 898 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van A2.
•    De vereniging telt ten minste 50 leden.
•    De vereniging organiseert minstens 8 publiek toegankelijke activiteiten voor de eigen doelgroep per jaar. Van deze 8 activiteiten worden er minstens 5 in Tervuren georganiseerd. Deze activiteiten worden door de vereniging toegevoegd aan de UITdatabank.
17.3. Categorie B Podiumkunsten
De podiumkunsten zijn al die artistieke manifestaties die zijn gemaakt om op een podium te worden weergegeven. Dit gaat over theater, dans en muziek. De podiumkunsten hebben in wezen drie essentiële en onafscheidelijke elementen, namelijk: de voorstelling, het podium en het publiek. In die zin is het een levende en vluchtige kunst. Deze vormen van podiumkunsten kunnen worden uitgevoerd door professionele musici, dansers, acteurs of cabaretiers, vaak onder leiding van een dirigent of regisseur, maar ook door amateurs.
B1 Kleine vereniging podiumkunsten
•    De basissubsidie bedraagt 719 euro.
•    Het bedrag kan worden verhoogd met 200 euro indien de vereniging een kamp organiseert tijdens de vakantieperiode van minimaal 4 dagen minimaal 4 uur/dag en met minstens 15 deelnemers.
•    Het bedrag kan worden verhoogd met 150 euro indien de vereniging een jeugdwerking organiseert voor minimum 15 leden (-18 jaar) uit Tervuren.
•    De vereniging telt ten minste 10 actieve leden (acteurs, muzikanten, dansers,…).
•    De vereniging organiseert minstens 10 repetities in totaal voor ten minste 1 discipline.
•    De vereniging organiseert minstens 1 activiteit voor de eigen leden per jaar.
•    De vereniging organiseert jaarlijks minimum 1 optreden in Tervuren voor publiek van minstens 50 personen. Deze activiteit wordt door de vereniging toegevoegd aan de UITdatabank.
B2 Middelgrote vereniging podiumkunsten
•    De basissubsidie bedraagt 1.078 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van B1.
•    De vereniging telt ten minste 30 actieve leden (acteurs, muzikanten, dansers,…).
•    De vereniging organiseert minstens 25 repetities in totaal voor ten minste 2 disciplines.
•    De vereniging organiseert minstens 3 activiteiten voor de eigen leden per jaar.
•    De vereniging organiseert jaarlijks minimum 2 optredens in Tervuren voor publiek van minstens 100 personen. Deze activiteit wordt door de vereniging toegevoegd aan de UITdatabank.
B3 Grote vereniging podiumkunsten
•    De basissubsidie bedraagt 1.437 euro.
•    Voldoen aan de voorwaarden van B2.
•    De vereniging telt ten minste 60 actieve leden (acteurs, muzikanten, dansers,…).
•    De vereniging organiseert minstens 50 repetities in totaal voor ten minste 3 disciplines.
•    2e vereniging organiseert minstens 5 activiteiten voor de eigen leden per jaar.
•    De vereniging organiseert jaarlijks minimum 3 optredens in Tervuren voor publiek van minstens 100 personen. Deze activiteit wordt door de vereniging toegevoegd aan de UITdatabank.
17.4. Categorie C Dorpscomité
•    De basissubsidie bedraagt 4.788 euro.
•    Het hoofddoel van het dorpscomité is de organisatie van de jaarlijkse dorpsfeesten in samenwerking met de plaatselijke verenigingen. Centraal binnen de organisatie van de dorpsfeesten staat de gemeenschapsbevordering en de samenwerking met de verenigingen.
•    De activiteiten van het dorpscomité vinden plaats in de gemeente Tervuren, meer bepaald in de dorpskern.
•    Enkel organisatorische onkosten komen in aanmerking als subsidieerbare uitgave.
•    Specifieke grote projecten kunnen worden aangevraagd in het kader van het reglement gemeenschapsvormende projecten en evenementen of als nominatieve subsidie.
•    Het dorpscomité kan voor de organisatie van de activiteiten gebruikmaken van de gemeentelijke infrastructuur. Tijdens de dorpsfeesten is het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur gratis voor het dorpscomité.
•    De aanvraag voor de activiteiten wordt gedaan via het evenementenloket.
•    Om in aanmerking te komen voor deze subsidie dient het dorpscomité een jaarverslag te bezorgen aan de afdeling vrije tijd vóór 15 november. Dit het jaarverslag bevat volgende gegevens:
o    Een lijst van de bestuursleden van het dorpscomité met vermelding van hun naam en woonplaats (gemeente);
o    Een beknopt overzicht van vergaderingen en activiteiten en financiën,
o    Een financieel overzicht met de bewijzen ten bedrage van het bedrag van de basissubsidie.
17.5. Categorie D Partner
•    Het college kan een partnerschap aangaan met een erkende vereniging.
•    Deze vereniging moet minimaal voldoen aan de voorwaarden van A1, vermeld in 17.2. Het partnerschap dient een meerwaarde te zijn in de uitvoering van de taken van de gemeente.
•    Voor deze categorie wordt uiterlijk zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad een overeenkomst gesloten, waarin er onder meer afspraken worden gemaakt omtrent de criteria die ook terug zijn te vinden in categorieën A en B. Deze overeenkomst start op 1 september van het eerste jaar van de bestuursperiode en eindigt op 31 augustus na 6 volledige werkjaren. Indien er een aanvraag komt tijdens een lopende legislatuur die leidt tot een overeenkomst, neemt deze overeenkomst van rechtswege een einde op 31 augustus na de installatie van een nieuwe volgende gemeenteraad.
•    Het college en de vereniging leggen in de overeenkomst vast hoeveel de subsidie bedraagt.
•    Het college van burgemeester en schepenen beslist op advies van de bevoegde adviesraad hoeveel euro van het daartoe voorziene budget voor het domein cultuur wordt voorbehouden voor deze categorie.
•    De restwaarde na de uitkering van deze subsidies aan deze categorie kan volledig of deels worden toegevoegd aan de globale werkingssubsidies cultuur.
•    Er kan te allen tijde op advies van de bevoegde adviesraad een evaluatie worden gemaakt waarna de overeenkomst kan worden herzien of beëindigd, mits een opzegtermijn van een half jaar.
•    De afgesproken som zal worden betaald na goedkeuring van een jaarverslag. Dit verslag bevat alle gevraagde informatie zoals voorzien in de overeenkomst.
•    Om in aanmerking te komen voor deze subsidie dient de partnervereniging een jaarverslag te bezorgen aan de afdeling vrije tijd vóór 15 november. Dit jaarverslag bevat de volgende gegevens:
o    Een lijst van de bestuursleden van de vereniging met vermelding van hun naam en woonplaats (gemeente);
o    Een overzicht van vergaderingen en activiteiten en financiën.
ARTIKEL 18. IMPULSSUBSIDIE
De basissubsidie kan aangevuld worden met een impulssubsidie:
•    De impulssubsidie voor cultuurverenigingen bedraagt maximaal 1500 euro per impuls.
•    Een vereniging kan maximaal twee impulsen per werkjaar aanvragen.
•    De impulssubsidies worden toegekend binnen het daartoe voorziene budget in het gemeentelijk meerjarenplan.
ARTIKEL 19. UITZONDERINGSREGEL VOOR EIZERSE VERENIGINGEN
19.1. De activiteiten in de parochie Eizer kunnen worden gelijkgesteld met deze van het grondgebied Tervuren, op voorwaarde dat de verenigingen ook actief zijn op het grondgebied Tervuren door  het organiseren van activiteiten of evenementen in Tervuren.
19.2. Voor de berekening van de subsidies aan verenigingen uit Eizer wordt het bedrag van de som van de basissubsidie en de impulssubsidie gedeeld door 3.
HOOFDSTUK SLOT
ARTIKEL 20. OVERGANGSMAATREGELEN
De bestaande overeenkomsten die in het verleden werden afgesloten met de partnerverenigingen zoals voorzien binnen het domein cultuur door artikel 17.5, worden overgenomen. Een uitzondering geldt evenwel voor de dorpscomités vermits dit reglement voor de dorpscomités in een aparte categorie voorziet.
ARTIKEL 21. UITZONDERINGEN
Een uitzondering op huidig reglement kan door de gemeenteraad worden toegestaan, na advies van de afdeling vrije tijd en het bestuur van de bevoegde adviesraad.
ARTIKEL 22. INDEXATIE
Vanaf het werkjaar 2024-2025 worden de subsidiebedragen jaarlijks vanaf 1 september (de start van een nieuw werkjaar) aangepast op basis van de gezondheidsindex van de maand augustus van hetzelfde jaar (jaar N). De referentiemaand is telkens de gezondheidsindex van augustus van het vorige jaar (jaar N-1).
ARTIKEL 23. SLOTBEPALINGEN
23.1. Het reglement werkingssubsidies voor erkende jeugd-, sport- en cultuurverenigingen van 30 maart 2023 wordt opgeheven op 1 juni 2024.
23.2. Dit reglement treedt in werking op 1 juni 2024.