Besluit  Gemeenteraad

Erkenningsvoorwaarden voor sociaal-maatschappelijke verenigingen
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1. DOELSTELLING
Het lokaal bestuur Tervuren wil inzetten op kwetsbare doelgroepen en mensen met een zorgnood in Tervuren en ondersteunt verenigingen die daartoe bijdragen. Enkel verenigingen die erkend zijn komen in aanmerking voor ondersteuning.
Artikel 2. ALGEMEEN
Het lokaal bestuur Tervuren erkent een sociaal-maatschappelijke vereniging volgens de voorwaarden die in dit reglement vastgelegd zijn en na advies van de bevoegde adviesraad.
Artikel 3. DEFINITIES
3.1. Een sociaal-maatschappelijke vereniging is een groep mensen die zich verenigt onder één noemer (naam). Ze begeleidt en ondersteunt kwetsbare doelgroepen in Tervuren en Tervurenaars met een bepaalde zorgnood.
3.2. De bevoegde adviesraad is een bij gemeenteraadsbesluit opgerichte adviesraad waarvan de bevoegdheden het dichtst aansluiten bij de hoofdactiviteit van de vereniging. Concreet gaat dit hier over de welzijnsraad.
TOEPASSINGSGEBIED
 Artikel 4. ERKENNINGSVOORWAARDEN
Het lokaal bestuur Tervuren erkent een vereniging als sociaal-maatschappelijke vereniging als ze aan de volgende voorwaarden voldoet:
1. De vereniging is een groepering van mensen die zich structureel (lange termijn) heeft georganiseerd of die pas opstart met het engagement om zich structureel te organiseren. Haar doel is zich in te zetten voor kwetsbare doelgroepen in Tervuren of Tervurenaars met een bepaalde zorgnood. 
2. Deze vereniging zet zich in voor het grotere doel en richt zich niet enkel tot een verbetering van kwaliteit voor de eigen leden, maar voor de inwoners van Tervuren in het geheel.
3. De vereniging heeft een actieve werking op het grondgebied van de gemeente Tervuren en is een vzw of feitelijke vereniging. De vzw-statuten dienen actueel te zijn en een feitelijke vereniging dient te beschikken over een basisdocument waarin de basisregels van de vereniging staan neergeschreven.
4. De vereniging heeft minstens 3 leden, waarvan minstens één lid minstens 18 jaar is.
5. De vereniging werkt hoofdzakelijk of volledig met vrijwilligers en zonder commerciële doeleinden.
6. De vereniging is democratisch georganiseerd en heeft een autonoom bestuur.
7. De vereniging is een open vereniging: iedereen moet lid kunnen worden van de vereniging of kunnen deelnemen aan de activiteiten op voorwaarde dat hij/zij de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt. De vereniging streeft naar diversiteit en inclusie binnen de werking.
8. De vereniging onderschrijft het streven naar een harmonieus Tervuren waar mensen met respect voor en mét elkaar samenleven. De vereniging stelt zich open en dialogerend op in het brede Tervuurse veld.
9. De vereniging erkent en onderschrijft het Nederlandstalig karakter van de gemeente en erkent in dat kader het belang van het Nederlands voor haar werking, communicatie en organisatie.
10. De burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de vereniging, haar leden, haar bestuurders, lesgevers en vrijwilligers wordt door een verzekering, aangepast aan de activiteit, gedekt. De verzekering kan ook door een koepel of federatie afgesloten zijn.
11. Minstens 50% van de leden van de vereniging woont in Tervuren. Indien 50% van de leden woont in Tervuren, Overijse, Bertem, Huldenberg en Hoeilaart dan volstaat 30% inwoners van Tervuren. Verenigingen met 75 of meer leden die in Tervuren wonen, moeten niet aan deze percentages voldoen.
12. De gemeenteraad kan een uitzondering toestaan. De vereniging dient dan te zorgen voor een duidelijke motivering omtrent de binding van de vereniging met het lokaal bestuur Tervuren.
13. Een erkende vereniging is automatisch lid van de welzijnsraad en neemt deel aan de algemene vergaderingen van deze adviesraad.
Artikel 5. UITGESLOTEN VERENIGINGEN
Verenigingen die in het kader van hun reguliere werking een inclusief beleid voeren ten aanzien van inwoners met een zorgnood, vallen niet onder dit reglement.
Komen ook niet in aanmerking voor erkenning:
- Serviceclubs
- Ziekenfondsen
- Vakorganisaties
- Politieke partijen en de afdelingen ervan
- Verenigingen die uitsluitend activiteiten met een levensbeschouwelijk karakter organiseren (zoals kerken, Evangelische verenigingen, …)
- Vennootschappen
- Commerciële en beroepsinitiatieven
- Zorginstellingen
- Scholen en ouderverenigingen van scholen.
ERKENNINGSPROCEDURE
Artikel 6. AANVRAAG
Elke vereniging die een erkenning wenst, dient daartoe bij het college van burgemeester en schepenen een aanvraag in. De vereniging toont aan dat zij voldoet aan de vereisten in artikel 4 door een aantal documenten toe te voegen aan de aanvraag, waaronder:
- De lijst van alle bestuursleden en hun contactgegevens;
- De ledenlijst met woonplaats. Deze lijst wordt na de erkenning onmiddellijk vernietigd;
- Bewijs dat de vereniging het initiatief neemt om in te zetten op kwetsbare doelgroepen en mensen met een zorgnood in Tervuren. Dit kan onder andere via een werkingsverslag, flyers, affiches, statuten of huishoudelijk reglement;
- Bewijs van aansprakelijkheidsverzekering.
Artikel 7. PROCEDURE
7.1. De afdeling mens beoordeelt de aanvragen en brengt advies uit aan het college van burgemeester en schepenen. Als een vereniging niet voldoet aan de voorwaarden kan de gemeenteraad, na advies van de bevoegde adviesraad, een uitzondering toestaan.
7.2. Om de drie jaar keurt het college van burgemeester en schepenen de volledige lijst van erkende verenigingen goed. Dit gebeurt in het eerste en vierde jaar van de bestuursperiode. De erkende verenigingen krijgen op dat moment een uitnodiging van de afdeling mens om hun gegevens te bevestigen en te actualiseren via het Vlaams verenigingsregister.
7.3. Een vereniging krijgt het statuut van ‘voorlopig erkend’ in de periode tussen aanvaarding van de aanvraag door de afdeling mens tot beslissing tot erkenning door het college van burgemeester en schepenen. Dit betekent dat de vereniging in deze periode dezelfde rechten en plichten heeft als wanneer zij ‘erkend’ is.
7.4. De verstrekte gegevens komen in een databank die het lokaal bestuur Tervuren kan gebruiken voor beleidsvoering, promotie en algemene administratie. Alle persoonsgegevens worden conform de huidige privacywetgeving verwerkt.
VOORDELEN VAN DE ERKENNING
Artikel 8. VOORDELEN
Erkende verenigingen kunnen gebruik maken van verschillende gemeentelijke ondersteuningsvormen:
- Ze worden opgenomen in de lijst van erkende verenigingen van het lokaal bestuur Tervuren;
- Ze kunnen gebruik maken van de communicatiekanalen van het lokaal bestuur Tervuren (https://www.tervuren.be/vrije-tijd/verenigingen-en-clubs/communicatiekanalen-voor-verenigingen);
- Ze kunnen subsidies aanvragen bij het lokaal bestuur Tervuren als ze voldoen aan de voorwaarden van het subsidiereglement;
- De gemeente Tervuren en het autonoom gemeentebedrijf Bexit hebben infrastructuur die gehuurd kan worden voor activiteiten van verenigingen. De sociaal-maatschappelijke verenigingen vallen onder categorie B, waardoor zij voorrang krijgen en genieten van een voordeliger tarief.
- Ze kunnen gratis materialen ontlenen via de dienst WEB of de uitleendienst.
Als er in een gemeentelijk reglement verwezen wordt naar ‘erkende vereniging(en)’, dan worden ook de sociaal-maatschappelijke verenigingen bedoeld die erkend zijn op basis van dit reglement.
Artikel 9. SANCTIE EN VERLIES VAN ERKENNING
9.1. Het college van burgemeester en schepenen kan beslissen tot het stopzetten van een erkenning wanneer de betrokken vereniging niet meer voldoet aan één of meer voorwaarden voor erkenning uit artikel 4 en dit na advies van de bevoegde adviesraad.
9.2. Als een vereniging niet meer voldoet aan de gestelde voorwaarden is het de verantwoordelijkheid van de vereniging om dit te melden aan de afdeling mens.
9.3. Een vereniging verliest automatisch haar erkenning als er gedurende 1 jaar geen werking is. De vereniging kan contact opnemen met het lokaal bestuur Tervuren en motiveren waarom zij haar erkenning wenst te behouden. Hierover zal het college van burgemeester en schepenen een beslissing nemen na advies van de bevoegde adviesraad.
9.4. Verenigingen die oneigenlijk gebruik maken van hun erkenning verliezen hun erkenning. Dit heeft automatisch tot gevolg dat de vereniging het recht op ondersteuning van het lokaal bestuur Tervuren verliest. Het college van burgemeester en schepenen stelt het oneigenlijk gebruik vast en communiceert dit aan de vereniging.
SLOTBEPALINGEN
Artikel 10. OVERGANGSMAATREGELEN
De bestaande verenigingen krijgen de tijd om zich in het kalenderjaar 2024 in regel te stellen met de nieuwe voorwaarden. Deze verenigingen worden na goedkeuring van het reglement uitgenodigd door de afdeling mens om een aanvraag in te dienen zoals voorzien in artikel 6.
Artikel 11. INWERKINGTREDING
Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2024, na goedkeuring door de gemeenteraad op 27 juni 2024.