Besluit  Gemeenteraad

Enig artikel. De raad keurt het reglement voor de gemeentelijke ondersteuning bij de organisatie van openbare activiteit in Tervuren goed:

1.    Gemeenschappelijke bepalingen
Artikel 1. Dit reglement legt de uitvoeringsvoorwaarden vast voor de ondersteuning die de gemeente Tervuren verleent aan openbare activiteiten georganiseerd door derden in Tervuren, al dan niet in samenwerking met de gemeente Tervuren.

Artikel 2. In dit reglement wordt verstaan onder:
•    Aanvrager: iedereen die in het kader van dit reglement een aanvraag tot het organiseren van een activiteit of een aanvraag tot ontlening van materieel voor een openbare activiteit indient
•    Ontlener: iedere aanvrager die aan de voorwaarden van dit reglement voldoet en die materiaal van de gemeente tijdelijk ter beschikking krijgt
•    Organisator: iedereen die een openbare activiteit wenst te organiseren op het grondgebied van Tervuren
•    Een openbare activiteit: een activiteit die voor iedereen toegankelijk is en die doorgaat op het grondgebied van Tervuren. Indien een openbare activiteit verspreid wordt over meerdere dagen, wordt dit beschouwd als 1 activiteit.
•    Openbare weg: de wegen, pleinen en doorgangen die in hoofdorde bestemd zijn voor alle verkeer van personen en voertuigen, met inbegrip van de bermen, voetpaden en openbare parkeerruimten.
•    Openbare plaats: de parken, openbare tuinen en speelterreinen en alle stukken van de openbare plaats, buiten de openbare weg, die eigendom zijn van de gemeente en openstaan voor het verkeer van personen en in hoofdorde bestemd zijn voor wandelen en ontspanning
•    Inname openbare weg: alles wat een bezetting is van de openbare weg
•    Inname openbare plaats: alles wat een bezetting is van een openbare plaats
•    Erkende vereniging uit Tervuren: alle verenigingen aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad of elke vereniging met gemeentelijke erkenning
•    Buurtfeest op het grondgebied van Tervuren: een straat-, buurt- of wijkfeest dat zich richt tot alle inwoners van minstens één volledige straat of straatgedeelte met een minimum van 20 geografisch gegroepeerde en geregistreerde huisnummers
•    Onderwijsinstellingen: door Vlaanderen gesubsidieerd en gefinancierd onderwijs
•    Een samenwerking met de gemeente: een samenwerking waarbij de gemeente organisatorische taken op zich neemt. Financiële en logistieke ondersteuning door de gemeente worden niet beschouwd als een organisatorische taak
•    Doortocht: bij een doortocht wordt gebruik gemaakt van de openbare weg zonder dat de weg verkeersvrij gemaakt moet worden. Bijvoorbeeld bij een wielertocht.


2.    Organisatie van een activiteit op de openbare weg of op een openbare plaats
Artikel 3. De organisator die een openbare activiteit wenst te organiseren op de openbare weg of op een openbare plaats moet dit aanvragen bij de gemeente.
Voor gewestwegen zoals de Leuvensesteenweg en de Tervurenlaan dient men dit aan te vragen bij Agentschap wegen en verkeer (AWV) alsook te melden aan de gemeente. Voor het Park van Tervuren is dit bij Agentschap Natuur & Bos (ANB) en/of regie der gebouwen met advies van Onroerend erfgoed. Hieronder de contactgegevens:
•    ANB: recreatie.vbr.anb@vlaanderen.be
•    AWV: wegen.vlaamsbrabant.districtleuven@mow.vlaanderen.be
•    Onroerend erfgoed: vlaams-brabant@onroerenderfgoed.be
•    Regie der gebouwen: infodesk@regiedergebouwen.be
Artikel 4. De gemeente Tervuren heeft de organisatoren van openbare activiteiten opgedeeld in categorieën. De categorie waartoe de aanvrager behoort, bepaalt of de activiteit kan doorgaan op de openbare weg of openbare plaats. Bepaalde organisaties dienen een belasting te betalen voor het gebruik van de openbare weg of openbare plaats. Dit overzicht is terug te vinden op www.tervuren.be als “categorieën organisatoren”.

3.    Organisatie van een activiteit in gemeentelijke infrastructuur
Artikel 5. Dit reglement regelt niet de verhuur van gemeentelijke infrastructuur. Hiervoor wordt verwezen naar het “Gebruiksreglement gemeentelijke infrastructuur”.
Artikel 6. De organisator van een openbare activiteit in gemeentelijke infrastructuur dient de aanvraag te laten verlopen via:
•    het digitale evenementenloket op www.tervuren.be binnen de aangegeven termijn van artikel 39 indien men alle concrete informatie heeft om het evenementenloket volledig in te vullen.
•    via het online zaalreservatieprogramma op http://reservaties.tervuren.be indien men de infrastructuur al wenst te reserveren voor men de verdere concrete informatie heeft om het evenementenloket volledig in te vullen.


4.    Ontlenen van materiaal
Artikel 7. De gemeente Tervuren heeft de organisatoren van openbare activiteiten ingedeeld in categorieën. De categorie waartoe de aanvrager behoort, bepaalt of de organisator gemeentelijk materiaal kan ontlenen. Dit overzicht is terug te vinden op www.tervuren.be als “categorieën organisatoren”.
Artikel 8. De gemeente Tervuren heeft het te ontlenen materiaal opgelijst in een tabel die terug te vinden is op www.tervuren.be, in het “retributiereglement voor het ontlenen en het gebruik van materiaal van de technische dienst” en “reglement buurtfeesten”.
Artikel 9. De maximale ontleenperiode van het materiaal bedraagt 2 weken. Uitzonderingen worden extra aangevraagd.
Artikel 10. Het materiaal kan uitgeleend worden tot uitputting van de stock.
Artikel 11. Het materiaal wordt door de gemeentelijke diensten geleverd en teruggehaald. Bij de aanvraag moet aan de hand van een duidelijk plan, bijgevoegd bij het aanvraagformulier, gespecificeerd worden waar en wanneer het materiaal moet geleverd en opgehaald worden. Leveringen gebeuren niet in weekends en op feestdagen.
Artikel 12. Van de ontlener wordt gevraagd met het materiaal om te gaan als een goede huisvader. De ontlener aanvaardt het materiaal bij ontvangst in de staat zoals het is.
Artikel 13. Het materiaal mag niet op een andere plaats gebruikt worden dan afgesproken. Het materiaal mag door de ontlener niet doorgegeven worden.
Artikel 14. De ontleners van het materiaal zijn verantwoordelijk voor diefstal, verlies of schade. Indien diefstal, verlies of schade zich voordoen, dient dit onmiddellijk via mail (evenementen@tervuren.be) gemeld te worden aan de gemeente.
Artikel 15. Al het materiaal wordt tijdig en in dezelfde staat waarin het werd ontvangen terug op de plaats van levering gezet. De gemeente voert hierop controle uit.
Artikel 16. Indien het ontleende materiaal beschadigd of onvolledig is, wordt hiervoor een factuur opgesteld conform de marktprijzen.
Indien het ontleende materiaal vuil is, wordt hiervoor een factuur opgesteld volgens het retributiereglement betreffende de aanrekening van de prestaties geleverd door het gemeentelijk vakpersoneel.

5.    Ontlenen van het audiovisueel materiaal
Artikel 17. Het ontlenen van audiovisueel materiaal kan enkel door erkende verenigingen zoals beschreven in het subsidiereglement. Er worden kosten aangerekend voor schade of niet teruggebrachte goederen conform de marktprijzen.
Artikel 18. Audiovisueel materiaal kan via het evenementenloket aangevraagd worden binnen de aangegeven termijn in artikel 39 of tot 4 weken voor het evenement door het document “Ontlenen audiovisueel materiaal” in te vullen en door te mailen naar evenementen@tervuren.be.
Artikel 19. Audiovisueel materiaal wordt afgehaald op afgesproken plaats en tijdstip.


6.    Aanvraag promotie op digitale borden
Artikel 20. Enkel erkende Tervuurse verenigingen, scholen en Tervuurse gemeentelijke diensten kunnen hun activiteiten en evenementen aankondigen via de digitale borden.
Artikel 21. De activiteiten en evenementen die in aanmerking komen voor publicatie op de digitale borden moeten voldoen aan volgende criteria:
•    Plaatsvinden, vertrekken van of toekomen op het grondgebied van Tervuren;
•    publiek toegankelijk zijn (niet beperkt tot een specifieke doelgroep of enkel leden);
•    geen politieke, religieuze of commerciële boodschap bevatten en niet in strijd zijn met de openbare orde.
•    gepubliceerd worden in het Nederlands.
Artikel 22. De aanvraag om op de digitale borden te verschijnen moet minimaal vier weken voor de gewenste publicatiedatum gebeuren. Deze aanvraag gebeurt via het online formulier digiborden.tervuren.be
Artikel 23. Elke organisator zoals vermeld in artikel 20 kan op jaarbasis maximaal tweemaal gebruik maken van deze mogelijkheid.
Artikel 24. De activiteiten van verenigingen worden vanaf 2 weken voor de datum van de activiteit gepubliceerd.

7.    Aanvraag promotie in infoblad
Artikel 25. De aanvraag om in het infoblad te verschijnen moet tegen een bepaalde deadline gebeuren. Die data staan telkens vermeld in de voorgaande editie of op het online aanvraagformulier infoblad.tervuren.be
Artikel 26. Enkel erkende verenigingen, onderwijsinstellingen en gemeentelijke diensten van Tervuren hebben de mogelijkheid om een activiteit in de kijker te zetten.
Artikel 27. De activiteiten en evenementen die in aanmerking komen voor een publicatie in het infoblad moeten voldoen aan de criteria vermeld in artikel 21.
Artikel 28. De verenigingsactiviteiten worden gebundeld in een verenigingenkalender . Die beslaat anderhalve tot twee pagina’s. Op de achterpagina is ruimte voor affiches van gemeentelijke activiteiten of projecten van verenigingen waarbij sprake is van een ruim samenwerkingsverband.
Artikel 29. Elke erkende vereniging kan op jaarbasis maximaal 4 keer een aanvraag indienen. De start van een activiteitenreeks mag 1 keer aangekondigd worden.
Artikel 30. Een aanvraag geeft geen garantie op publicatie. De redactieraad beslist op basis van nieuwswaarde, beschikbare ruimte, eerdere publicaties… Dat geldt ook voor fotomateriaal dat meegestuurd wordt.

8.    Aanvraag promotie op openbare domein
Artikel 31. Onder promotie van evenementen op het openbaar domein begrijpen we volgende vormen van promotie voor evenementen:
-    spandoeken
-    banners
-    aanplakkingen (= affiches) op gemeentelijke borden en zuilen
-    tijdelijke bewegwijzering voor het aanduiden van een wandel- en fietstocht of het aanduiden van de locatie waar het evenement plaatsvindt.
Promotie op privéterrein is geen gemeentelijke bevoegdheid.
Het promoten van evenementen op het openbaar domein gebeurt volgens de regels van de taalwetgeving, met andere woorden in het Nederlands.
Van elk evenement moet duidelijk blijken wie de organiserende vereniging of organisatie is. Van deze organisator moeten de contactgegevens ter beschikking zijn bij het gemeentebestuur.
Verenigingen en organisaties die de richtlijnen hiervan niet respecteren, kunnen voor een periode van 1 jaar uitgesloten worden om promotie te voeren op het openbaar domein.
Voor promotie op de Leuvensesteenweg en Tervurenlaan moet steeds aanvraag gedaan worden bij Agentschap Wegen en Verkeer.
Artikel 32. Het gebruik van spandoeken is enkel toegelaten voor gemeentelijke evenementen of evenementen waarvan de gemeente medeorganisator is. De gemeente maakt jaarlijks een limitatieve lijst op van deze evenementen.
Artikel 33. Het hangen van banners op vaste gemeentelijke constructies kan enkel op de plaatsen die door de gemeente zijn aangeduid en volgens bepaalde modaliteiten zoals terug te vinden in het document “modaliteiten promotie openbare weg” op www.tervuren.be. De banners worden ten laatste 3 dagen na het evenement weggehaald door de organisator. Bij het niet naleven hiervan zal het weghalen gebeuren door de gemeentelijke diensten en zullen de kosten worden doorgerekend aan de organisator zoals aangegeven in het retributiereglement betreffende de aanrekening van de prestaties geleverd door het gemeentelijk vakpersoneel.
Artikel 34. Verenigingen en organisaties kunnen slechts 1 banner per frame tegelijk reserveren en dit tot 4 maal per jaar.
Artikel 35. Aanplakkingen kunnen enkel op de plaatsen die door de gemeente zijn aangeduid en volgens bepaalde modaliteiten zoals beschreven in het document “modaliteiten promotie openbare weg” op www.tervuren.be.
Artikel 36. Tijdelijke bewegwijzering in het kader van evenementen is enkel toegelaten als aan volgende voorwaarden is voldaan:
-    maximum afmetingen: 30 cm x 21 cm (A4).
-    plaatsen maximaal 3 dagen voor het evenement.
-    verwijderen ten laatste 3 dagen na het evenement.
Bij het niet naleven hiervan zal het weghalen gebeuren door de gemeentelijke diensten en zullen de kosten worden doorgerekend zoals aangegeven in het retributiereglement betreffende de aanrekening van de prestaties geleverd door het gemeentelijk vakpersoneel.

9.    Aanvraag promotie op de gemeentelijke website
Artikel 37. Organisatoren kunnen hun activiteit invoeren op de website van ‘Uit in Vlaanderen’. De gemeentelijke website pikt deze activiteiten vervolgens automatisch op in de activiteitenkalender.

10.    Aanvraagprocedure ingebruikname openbare weg of openbare plaats en ontlenen gemeentelijk materiaal
Artikel 38. De aanvrager van ingebruikname van de openbare weg of van een openbare plaats en/of ontlening gemeentelijk materiaal dient gebruik te maken van het online evenementenloket op www.tervuren.be.

11.    Aanvraagperiode ingebruikname openbare weg of openbare plaats en ontlenen gemeentelijk materiaal
Artikel 39

12.    Praktische afhandeling van aanvragen door de gemeente
Artikel 40. De aanvragen worden behandeld volgens datum van ontvangst. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden indien het materiaal wegens onvoorziene omstandigheden niet beschikbaar is.
Artikel 41. Een gemeentelijke activiteit heeft steeds voorrang.
Artikel 42. De aanvraag wordt afgetoetst aan dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen beslist steeds over de inname van de openbare weg of de openbare plaats, tenzij het een gewestweg betreft, dan wordt de beslissing genomen door het Vlaams Gewest.

13.    Inname openbaar domein
Artikel 43. Bedrijven die een openbare activiteit organiseren in Tervuren verwijzen we door naar het belastingreglement op de inname van het openbaar domein voor privédoeleinden. Dit reglement is terug te vinden op www.tervuren.be.
Artikel 44. Bedrijven die een openbare activiteit organiseren in Tervuren en hiervoor gebruik maken van het logistieke materiaal van Tervuren, dienen een retributie te betalen. Het retributiereglement voor het ontlenen en het gebruik van materiaal van de technische dienst is terug te vinden op www.tervuren.be.
Artikel 45. Indien organisatoren (van iedere categorie) bij de opbouw en/of afbraak van activiteiten beroep willen doen op een personeelslid voor de besturing van gemeentelijke voertuigen, kan dit enkel na goedkeuring door het college zoals beschreven in het retributiereglement betreffende de aanrekening van de prestaties geleverd door het gemeentelijk vakpersoneel.
Artikel 46. Bij ingebruikname van de openbare weg of een openbare plaats dient deze netjes en proper achtergelaten te worden. Indien bij controle door de gemeente vastgesteld wordt dat de openbare weg of een openbare plaats niet netjes achtergelaten is, zal een tegensprekelijke vaststelling van de gemeente samen met de organisator gebeuren. Aan de organisator wordt dan alsnog de kans gegeven om de openbare weg of de openbare plaats in orde te brengen. Indien de organisator hier niet op ingaat, zal de gemeente de opkuis zelf doen. Hiervoor zal eveneens een retributie volgens retributiereglement betreffende de aanrekening van de prestaties geleverd door het gemeentelijk vakpersoneel in rekening worden gebracht. Indien de organisator niet aanwezig is, zal aan de hand van foto’s door de gemeente een plaatsbeschrijving worden opgemaakt.

14.    Bepalingen rond het schenken van dranken
Artikel 47. Openbare activiteiten waarop bieren en wijnen worden geschonken moeten geen tapvergunning noch een drankvergunning afgeleverd door de gemeente, hebben.
Wel wordt bijzondere aandacht gevraagd voor:
•    het verbod van schenken van alcoholische dranken aan jongeren onder de 16 jaar, alsook aan mensen die in dronken toestand verkeren.
•    het verbod van gegiste of sterke dranken aan jongeren onder de 18 jaar.
Artikel 48. Openbare activiteiten waarop gegiste of sterke dranken worden geschonken moeten hiervoor een speciale vergunning aan de burgemeester vragen. De vergunning dient via het evenementenloket aangevraagd te worden binnen de vooropgestelde termijnen zoals in artikel 39 opgesomd.

15.    Bepalingen rond geluid
Artikel 49. Met betrekking tot het volume van elektronisch versterkte muziek, dienen de VLAREM-richtlijnen te worden gevolgd.
•    Maximumvolume =< 85 dB(A)L Aeq, 15 min: geen verplichtingen
= geen toelating nodig van hogere overheid
•    Maximumvolume > 85 dB(A)L Aeq en =< 95 dB(A)L Aeq, 15 min: je meet permanent het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Dit geluidsniveau moet constant zichtbaar zijn voor diegene die het geluidsvolume bedient.
= toelating nodig van hogere overheid
•    Maximumvolume > 95 dB(A)L Aeq, 15 min. en maximaal 100 dB(A)L Aeq, 60 min: je meet permanent het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel. Je registreert ook het geluidsniveau gedurende de volledige activiteit, zodat ook na de activiteit kan worden nagekeken welke geluidsvolumes er op welk ogenblik zijn geproduceerd. Je houdt deze geregistreerde meetgegevens minstens één maand bij. Het geluidsniveau moet constant zichtbaar zijn voor diegene die het geluidsvolume bedient. Je stelt gratis oordopjes ter beschikking van het publiek.
= toelating nodig van hogere overheid
•    Bij schoolfeesten mag 95 dB(A)L Aeq, 15 min. niet overschreden worden.
Indien de hogere overheid deze bepalingen wijzigt, worden de nieuwe, gewijzigde bepalingen van kracht.
Verdere afspraken rond geluidnormen staan opgenomen in de bijlage “nota kader geluidsnormen in Tervuren”.
Artikel 50. Een geluidsmeter kan gratis ontleend worden bij de uitleendienst van de provincie Vlaams-Brabant.

16.    Veiligheidsbepalingen
Artikel 51. De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen veroorzaakt door het gebruik of het vervoeren van het materiaal. De ontlener blijft steeds verantwoordelijk voor alle schade aan het materiaal tijdens de periode van ontlening, welke ook de oorzaak is. De ontlener kan, indien hij/zij dit nodig vindt, zelf een verzekering afsluiten.
Artikel 52. Voor verdere veiligheidsbepalingen verwijzen wij naar het Algemeen Politiereglement van de Politiezone Voer & Dijle, onder meer online terug te vinden op de website van de gemeente Tervuren (https://www.tervuren.be/ hulpdiensten-en-veiligheid/politie/politiezone-voer-en-dijle).
Artikel 53. Voor specifieke veiligheidsbepalingen omtrent het gebruik van gasinstallaties wordt verwezen naar het preventiemateriaal van de Federatie Butaan Propaan op de website www.febupro.be.
Artikel 54. De initiatiefnemers van een fiets- of loopwedstrijd staan in voor de organisatie van seingevers op alle kruispunten en in- en uitritten van openbare parkings. De inrichters zijn verantwoordelijk voor de seingevers tijdens de wedstrijd. De seingevers moeten ten laatste 30 minuten voor de wedstrijd ter plaatse staan.
Artikel 55. De initiatiefnemers dienen de bewoners van de betrokken en aanpalende straten schriftelijk en tijdig (minstens 2 weken voorafgaand aan de activiteit) op de hoogte te brengen van het evenement en bijhorende maatregelen. Een kopie van de brief wordt via mail (evenementen@tervuren.be) aan de gemeente bezorgd.
Artikel 56. Organisatoren van fuiven met verhoogd risico dienen tijdens de fuif een bewakingsfirma in te huren. De organisator kan hiervoor beroep doen op veiligheidssubsidies die via het evenementenloket aangevraagd kunnen worden, binnen de aangegeven termijn van artikel 39. De verdere bepalingen kan men in het reglement veiligheidssubsidie raadplegen. Het risico wordt in samenspraak met gemeentebestuur en veiligheidsdiensten bepaald.

17.    Slotbepalingen
Artikel 57. De aanvrager, ontlener of organisator erkent en onderschrijft het Nederlandstalig karakter van de gemeente en erkent in dat kader het belang van het Nederlands voor haar werking, communicatie en organisatie.
Artikel 58. Door het indienen van de aanvraag, wordt de aanvrager geacht dit reglement te aanvaarden.
Artikel 59. Elke aanvrager kan bij het college van burgemeester en schepenen bezwaar indienen betreffende de toepassing van dit reglement. Het gemotiveerde en ondertekende bezwaarschrift moet, op straffe van niet-ontvankelijkheid, ingediend worden uiterlijk binnen een termijn van drie maanden vanaf de derde werkdag volgend op de datum van verzending van de gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend.
Het bezwaarschrift bevat op straffe van onontvankelijkheid:
1° de naam, het adres en handtekening van de indiener
2° desgevallend een kopie van de betwiste gemotiveerde brief namens het gemeentebestuur waarin wordt meegedeeld welk gevolg aan de aanvraag werd verleend in uitvoering van dit reglement
3° een uitvoerige motivering van het bezwaar
4° desgevallend de naam, adres en handtekening van de gevolmachtigde van de indiener.
Artikel 59. Dit reglement treedt in werking voor de aanvragen ingediend vanaf 1 mei 2023.