Besluit  Gemeenteraad

Artikel 1 - Algemeen
Het lokaal bestuur Tervuren biedt aan zijn personeelsleden de kans om op vrijwillige basis een leasefiets te gebruiken voor woon-werkverplaatsingen, professionele verplaatsingen en zuiver privégebruik binnen dit reglement voor fietsleasing.
Dit reglement heeft tot doel om op een duidelijke en transparante wijze het beheer en gebruik van de leasefiets door de werknemers-gebruikers te beschrijven. Het reglement bepaalt alle rechten en verplichtingen die verbonden zijn aan het gebruik en beheer van de leasefiets. Dit reglement maakt integraal deel uit van de lokale rechtspositieregeling. Door een fiets te leasen en door de ondertekening van een overeenkomst tussen de werkgever, het lokaal bestuur Tervuren, en het personeelslid, de gebruiker, stemt het personeelslid in met de inhoud van dit reglement.
Deze reglement kan indien nodig gewijzigd worden door de werkgever in functie van een aanpassing van het personeelsbeleid, een wijziging in de fiscale of sociale wetgeving of gewijzigde leasevoorwaarden.
Het personeelslid wordt op de hoogte gebracht van deze wijzigingen via de gangbare communicatiekanalen in het bestuur. De laatste geactualiseerde versie is raadpleegbaar op het intranet en bij de dienst HR.  

Artikel 2 - Wie kan een fiets leasen?
Het personeelslid kan ervoor kiezen om een fiets te leasen volgens de modaliteiten beschreven in dit reglement, mits het statutair of contractueel is aangesteld voor onbepaalde duur en het de inlooptijd van 12 maanden doorlopen heeft.
Personeelsleden die uitgesloten zijn van de mogelijkheid tot leasing zijn:
●    Personeelsleden die loonbeslag, loonoverdracht, collectieve schuldenregeling, beslag omwille van achterstallige alimentatie en budgetbeheer hebben.
●    Personeelsleden die in hun opzegperiode zitten.
●    Personeelsleden die niet onder de lokale rechtspositieregeling vallen zoals gelegenheidsmedewerkers, OCMW-cliënten die met toepassing van artikel 60 §7 van de organieke wet betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 8 juli 1976 tijdelijk tewerkgesteld worden in een betrekking bij het OCMW of ter beschikking gesteld worden van een derde.
●    Personeelsleden die tijdens het instapmoment langdurig afwezig zijn.

Personeelsleden die binnen een periode van 3 jaar met pensioen gaan, engageren zich bij aanvraag van de leasefiets uitdrukkelijk om de fiets op dat moment over te nemen.

Personeelsleden met een vervangingsovereenkomst van onbepaalde duur of een contract van bepaalde duur van 2 jaar, kunnen ervoor kiezen om een fiets te leasen volgens de modaliteiten beschreven in dit reglement, na afloop van hun inloopperiode van 12 maanden. Zij engageren zich bij aanvraag van de leasefiets uitdrukkelijk om de fiets bij de beëindiging van het contract over te nemen.

Artikel 3 – Partijen
1. Klant (= het lokaal bestuur; hierna genoemd de werkgever):
Voor het beheer van het fietspark heeft de werkgever een overeenkomst afgesloten met de leasemaatschappij o2o. De werkgever kan afhankelijk van de markt in deze dienstverlening, eenzijdig beslissen om van leasemaatschappij te veranderen.
2. De leasemaatschappij:
Voor het beheer van het fietspark sluit de werkgever een overeenkomst af met een leasemaatschappij, met name o2o. De werkgever kiest de leasemaatschappij. De fiets wordt gehuurd volgens de principes van operationele leasing .
In functie van de marktevoluties in deze sector kan door de werkgever met andere maatschappijen worden samengewerkt.
De leasemaatschappij blijft eigenaar van de fiets en krijgt van de werkgever de opdracht om:
- de kosten van de fietsen te beheren;
- de nodige administratie met officiële instanties en verzekeringsmaatschappijen te vervullen;
- in te staan voor de opvolging van het gebruik van de fiets door het personeelslid en dit conform het fietsleasebeleid.
De leasemaatschappij stelt op verzoek van de werkgever de fiets ter beschikking van het personeelslid.
3. Het personeelslid:
Onder personeelslid worden verstaan: alle medewerkers die voldoen aan de voorwaarden uit artikel 2.
Het personeelslid gebruikt de fiets volgens de principes vervat in deze policy. Door de bestelling van een fiets verklaart hij zich akkoord met de bepalingen van dit reglement.
In de loop van het fietscontract streeft elk van de drie partijen naar een optimale samenwerking.

Artikel 4 - Voorwaarden en modaliteiten van het aanbod
Artikel 4.1 - Aangaan van een engagement
Fietsleasing gebeurt op vrijwillige basis. Het moment van instap in het plan is telkens op 1 januari.
Het personeelslid gaat ermee akkoord dat de fietslease wordt gefinancierd met zijn eindejaarstoelage of zijn aanvullende vakantiedagen. Hij aanvaardt dit door middel van het ondertekenen van het akkoord dat opgesteld wordt aan de hand van een simulatie en aan de hand van een concreet voorstel tot betaling van de fietslease. Het personeelslid kan één keer gedurende de looptijd van de leaseperiode uitzonderlijk en mits motivering de concrete wijze van financiering wijzigen (bijv. meer eindejaarstoelage inzetten en minder vakantiedagen). Indien het personeelslid geen eindejaarstoelage en/of aanvullende vakantiedagen meer ontvangt om welke reden dan ook, zal dit impact hebben op de leasing en eventueel gepaard gaan met eigen te dragen kosten.
Een personeelslid met meerdere deeltijdse contracten bij het OCMW en de gemeente kan de verschillende contracten niet combineren. Een personeelslid met meerdere contracten binnen eenzelfde entiteit kan de budgetten van beide contracten wel samenvoegen.
Indien de kost van de leasefiets hoger is dan de mogelijkheden via omzetting van de eindejaarstoelage of de aanvullende vakantiedagen, kan het personeelslid bij de start van de fietsleasing een persoonlijke bijdrage leveren. Dit verloopt via een rechtstreekse facturatie van de leasemaatschappij aan het personeelslid. Personeelsleden die de fiets op deze manier mee bekostigen, engageren zich bij aanvraag van de leasefiets uitdrukkelijk om de fiets over te nemen op het einde van de leaseperiode.
De duurtijd van de leaseperiode wordt door de leasemaatschappij bepaald op 36 maanden. Het personeelslid gaat voor de duurtijd van de leaseperiode een bindend engagement aan van zodra hij de overeenkomst ondertekent. Gedurende de duurtijd van de leaseperiode verbindt de werkgever zich ertoe de fiets aan het personeelslid ter beschikking te stellen.
De bekendmaking van het bindend engagement aan de leasemaatschappij gebeurt door de ondertekening van de leasingofferte door de werkgever, waarop de plaatsing van de bestelling van de leasefiets volgt.
Verdere bepalingen over de looptijd en het einde van de terbeschikkingstelling van de leasefiets en het engagement van de werknemer staat onder artikel 10 van dit reglement.
De leasingperiode begint te lopen op de datum dat de fiets in ontvangst wordt genomen.
Als het personeelslid een fiets wenst te leasen, engageert het zich bovendien om geregeld daadwerkelijk de leasefiets te gebruiken voor zijn woon-werkverkeer of een deel van dit traject. Met een deel van het woon-werkverkeer wordt bedoeld dat het gebruik van de leasefiets ook kan gecombineerd worden met een ander vervoermiddel zoals het openbaar vervoer. Conform de huidige wetgeving zal er geen voordeel van alle aard (VAA) aangerekend worden wanneer de fiets geregeld wordt gebruikt voor woon-werkverkeer, noch voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing, noch voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen. De werkgever heeft te allen tijde het recht om na te gaan of het personeelslid de fiets effectief geregeld gebruikt voor de woon-werkverplaatsingen. Indien het personeelslid de bedrijfsfiets nooit of slechts zeer sporadisch (vb. een aantal keer per jaar) gebruikt voor woon-werkverkeer, wordt deze leasefiets als een sociaal en belastbaar voordeel beschouwd. De werkgever past steeds de actuele wetgeving rond de bepaling van het voordeel van alle aard toe. Indien een wijziging van de wetgeving een loonverlies voor het personeelslid tot gevolg heeft, zal de werkgever dit verlies nooit te zijnen laste nemen, noch zal het personeelslid hiervoor op enige manier worden gecompenseerd.
Het personeelslid mag de bedrijfsfiets voor beroepsdoeleinden, voor woon-werkverkeer of voor zuivere privé-verplaatsingen gebruiken, met uitsluiting van het gebruik voor (sport)wedstrijden, koerierdiensten, professioneel vervoer van personen of voor rekening van derden.
Het personeelslid mag inwonende gezinsleden en collega’s van de werkgever toestaan om met de leasefiets te rijden. Een speed pedelec elektrische fiets (tot 45 km/h) mag enkel gebruikt worden wanneer de bestuurder in het bezit is van een geldig rijbewijs (minimum AM-rijbewijs). De gebruiker moet ook altijd in het bezit zijn van de boorddocumenten.
Indien het personeelslid de leasefiets wenst te gebruiken buiten de grenzen van de Europese Unie, dient het hiervoor toestemming te krijgen van de huurmaatschappij o2o.

Artikel 4.2 - Gevolgen van de terbeschikkingstelling van een leasefiets
De keuze voor de terbeschikkingstelling van een leasefiets en de ondertekening van de overeenkomst, betekent dat het personeelslid ermee akkoord gaat dat zijn eindejaarstoelage wordt omgezet en/of dat het aantal ingezette vakantiedagen wordt omgezet in een theoretisch budget voor de financiering van de leasefiets.
Dit theoretisch budget is in functie van de leaseprijs van het gekozen fietspakket (BTW inbegrepen). Dit bedrag blijft ongewijzigd gedurende het leasecontract en blijft even hoog ongeacht het werkregime van het personeelslid en de eventuele wijzigingen daarvan.
(Zie bijlage 1: voorbeeldberekening voor de berekening van het theoretisch budget na de omzetting van de eindejaarstoelage en vakantiedagen)
Wanneer de uiteindelijke leasefiets goedkoper uitvalt dan de omgezette eindejaarstoelage wordt het saldo voor een statutair personeelslid vereffend door middel van betaling van een toelage (met volledige inhouding van RSZ en toepassing van het exceptioneel tarief van bedrijfsvoorheffing).
Deze omzetting van de eindejaarstoelage heeft voor het contractuele personeelslid een impact op de wettelijke pensioenopbouw bij een bruto jaarloon onder het wettelijk pensioenplafond.
(Zie bijlage 2: voorbeeldberekening van de impact van fietsleasing op de wettelijke pensioenopbouw bij een bruto jaarloon onder het wettelijk pensioenplafond)
Bij langdurige afwezigheden, zoals bijvoorbeeld arbeidsongeschiktheid, onbetaald verlof of bevallingsverlof, waardoor er een belangrijke impact is op het budget, heeft het personeelslid volgende mogelijkheden:
- ofwel het effectieve leasebedrag persoonlijk gefactureerd te krijgen;
- ofwel het contract voortijdig stop te zetten en dan gelden de regels zoals beschreven in artikel 10.2 van dit reglement.

Artikel 5 - Inhoud fietsleasepakket
Artikel 5.1 - Keuze van de leasefiets
Het personeelslid stelt zelf zijn fietspakket samen. Dit bestaat uit een fiets en eventueel bijhorende opties en accessoires. Het personeelslid heeft dus een vrije keuze aan opties en accessoires gerelateerd aan de fiets, zolang deze op de fiets kunnen bevestigd worden en mee vervoerd worden. Een helm kan ook steeds gekozen worden. Volgende zaken zijn hierdoor uitgesloten (niet-limitatief): alle vormen van kledij en schoenen, en een fietsrek voor de wagen.
De fiets dient verplicht voorzien te zijn van een slot met minimaal 2 sleutels en 2 sterren volgens de ART-keuring. Het slot moet ook de mogelijkheid bieden de fiets te verankeren aan een extern voorwerp. Bij fietsen die standaard niet voorzien zijn van dergelijk slot, dient de werknemer het slot verplicht als optie toe te voegen bij de samenstelling van zijn fiets. Bij diefstal moet de gebruiker deze 2 sleutels altijd kunnen voorleggen. Het is dus belangrijk om deze goed bij te houden.
Het personeelslid kan een vrije keuze maken van type fiets, fietsmerk en fietshandelaar binnen de mogelijkheden van o2o. Een speed pedelec elektrische fiets (tot 45 km/u) kan men enkel kiezen wanneer men in het bezit is van een geldig rijbewijs (minimum AM-rijbewijs).
Er wordt aan het personeelslid maximaal 1 leasefiets toegekend tijdens de leaseperiode. Na afloop daarvan, kan opnieuw een leasefiets besteld worden.

Artikel 5.2 - Wat is inbegrepen in het fietsleasepakket?
Het leasebudget omvat de financiële huur van de fiets, opties en accessoires. Bij de huur van een leasefiets zijn volgende diensten standaard geactiveerd en inbegrepen in de maandelijkse bijdragen voor de terbeschikkingstelling van de leasefiets:
•    diefstalverzekering
•    schadeverzekering
•    servicebudget: dit is een budget voor onderhoud en herstellingen aan de fiets en bedraagt minimum 50 euro inclusief btw/jaar, naar keuze van het personeelslid

Het personeelslid moet de werkgever inlichten van elk schadegeval en in geval van diefstal. Hij dient daarbij ook een kopie te bezorgen aan de werkgever van de documenten die hij aan de fietsleasemaatschappij heeft bezorgd.
Onderstaande diensten kunnen geactiveerd worden, naar keuze van het personeelslid, bij de plaatsing van de bestelling. De prijs hiervoor zal doorgerekend worden in de maandelijkse bijdragen voor de terbeschikkingstelling van de leasefiets:

•    pechbijstand
•    garantieverzekering voor elektrische fietsen
De bestuurders van speed pedelec elektrische leasefietsen dienen verplicht verzekerd te worden hetzij via de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering van het personeelslid (bewijs voor te leggen aan de werkgever), hetzij via de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering onderschreven via o2o.
Meer informatie over deze diensten, de algemene voorwaarden en eventuele wijzigingen aan de diensten kunnen steeds teruggevonden worden op myo2o Biker (www.o2o.be/bike-services/voorwaarden).
Verkeersboetes en retributies zijn volledig ten laste van het personeelslid. Hij moet alle boetes en retributies als gevolg van het gebruik van de leasefiets onmiddellijk betalen. Indien er kosten voor laattijdige betaling ervan aan de werkgever worden doorgerekend door de leasemaatschappij, heeft de werkgever het recht om de bekeuring en eventuele administratieve kosten die hij desgevallend voor rekening van het personeelslid heeft betaald, terug te vorderen op het loon van het personeelslid, overeenkomstig artikel 23 van de loonbeschermingswet.
In geval van confiscatie van de fiets , heeft de werkgever het recht alle kosten van de recuperatie van de fiets te verhalen op het personeelslid.

Artikel 6 - Gebruik van de leasefiets, rechten, plichten en veiligheid
Artikel 6.1 - Inontvangstneming van de fiets
Het personeelslid zal de fiets bij de fietshandelaar in ontvangst nemen, in naam en voor rekening van de fietsleasemaatschappij.
Het personeelslid tekent het leveringsattest bij ontvangst en aanvaardt daarmee onvoorwaardelijk de fiets. Bovendien bevestigt hij daarmee dat de fiets:
●    overeenstemt met de offerte;
●    in goede staat is;
●    voorzien is van een sticker met een serie- en een gegraveerd framenummer.

Artikel 6.2 - Gebruik van de leasefiets
De ter beschikking gestelde leasefiets blijft eigendom van de leasemaatschappij o2o gedurende de hele contractduur en zolang de fiets niet is overgekocht. De gebruiker moet de fiets met zorg en als voorzichtig en redelijk persoon gebruiken gedurende de looptijd van het fietsleasecontract voor het doel waarvoor deze is bestemd en uitgerust. Dit betekent onder meer:
●    de verkeersreglementen respecteren (reglementen over vervoer, wegverkeer);
●    zich houden aan eventuele voorschriften van de producent of de leverancier van de fiets in verband met het gebruik en/of het onderhoud van de fiets;
●    ervoor zorgen dat de fiets steeds voldoet aan de technische voorschriften die wettelijk opgelegd zijn;
●    de fiets regelmatig nakijken op defecten en het dagelijkse onderhoud zelf uitvoeren (bandenspanning, banden oppompen, smeren ketting, reinigen fiets, bandenwissel bij niet-elektrische fietsen indien mogelijk);
●    de fiets op slot doen met een minimaal 2 sterren slot volgens de ART-keuring en de fiets verankeren aan een fietsenstalling of een andere vaste inrichting;
●    de fiets eenmaal per jaar aan een grondig nazicht laten onderwerpen en de nodige herstellingen laten uitvoeren;
●    eventuele schade aan de fiets of aan onderdelen melden aan de fietsleasemaatschappij;
●    de leasefiets bij schade of gebrek, al dan niet door een ongeval, niet verder gebruiken indien dit kan leiden tot verdere schade, en de leasefiets zo snel mogelijk te laten herstellen;
●    geen opzettelijke schade aan de fiets aanbrengen;
●    de leasefiets niet langer gebruiken indien deze wordt teruggeroepen door de producent of de invoerder omdat de leasefiets een gebrek vertoont;
●    de batterij van de elektrische fiets afkoppelen bij een langdurige periode van niet-gebruik;
●    toegevoegde accessoires (bv. GPS, fietshelm, pomp,…) buiten het leasecontract op de fiets plaatsen/verwijderen zonder schade te berokkenen aan de fiets;
●    enkel toegevoegde opties (bv. zadel, pedalen, handvatten, …) buiten het leasecontract op de fiets plaatsen met een vooraf schriftelijke toestemming van de fietsleasemaatschappij;
●    geen reclame toevoegen aan de fiets (onder de vorm van bestickering) zonder een schriftelijke toestemming van de fietsleasemaatschappij;
●    de leasefiets mag gebruikt worden door iedereen zolang ze aan de wettelijke voorschriften voldoen (let wel: het is de bedoeling dat deze in hoofdzaak door het personeelslid van bestuur Tervuren gebruikt wordt) en mits voldaan is aan alle voorwaarden, zoals bepaald in dit reglement;
●    de leasefiets mag niet worden gebruikt voor afwijkingen van de verzekeringsvoorwaarden van de fiets;
●    de leasefiets mag niet worden gebruikt voor onwettige doeleinden (bv. drugtransport, goederenvervoer,…) of wedstrijden;
●    het is verboden de leasefiets te verkopen, in pand te geven, te verhuren aan derden;
●    op het einde van de terbeschikkingstelling de leasefiets in correcte staat in te leveren.
Bij beschadiging of ongeval is het personeelslid aansprakelijk voor alle daaruit voortvloeiende eigen schade of schade aan derden. Hij kan hiervoor een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten.
Bij zware inbreuken op het beleid of de verkeersregels kunnen de leasemaatschappij of de werkgever discretionair beslissen om de terbeschikkingstelling van de leasefiets te schorsen of te beëindigen. In voorkomend geval zal het personeelslid de contractuele verbrekingsvergoeding moeten betalen overeenkomstig artikel 10.2 van dit reglement.

Artikel 7 - Bestelprocedure leasefiets
In de onlinetool van o2o (myo2o Biker) kan het personeelslid simulaties uitvoeren. Hij vraagt een offerte aan voor een fiets en toebehoren bij een deelnemende fietshandelaar. De lijst met fietshandelaars vindt men terug in myo2o Biker. Aan de hand van de offerte controleert o2o de leasingaanvraag en maakt de fietslease offerte op. Het personeelslid bevestigt de bestelling in de tool. Vervolgens keurt de werkgever de bestelling goed in de tool.
Het personeelslid ontvangt nadien het voorstel tot overeenkomst en kan het reglement raadplegen in myo2o Biker. In dit voorstel tot overeenkomst wordt omschreven hoe het vastgestelde budget in rekening zal worden gebracht. Het personeelslid ondertekent vervolgens de overeenkomst.
Na deze goedkeuringen wordt de bestelling automatisch geplaatst bij de fietshandelaar. Eens de fiets is besteld, kan de bestelling niet meer worden geannuleerd. Het personeelslid kan de bestelling en de verwachte leverdatum opvolgen in myo2o Biker. Vanaf de geplande leverdatum kan hij zijn fiets afhalen bij de fietshandelaar.

Artikel 8 – Dronkenschap en intoxicatie
Het is verboden de fiets te besturen in staat van dronkenschap, intoxicatie of onder invloed van verdovende middelen.
In dat geval is het personeelslid aansprakelijk voor de schade aan andere voertuigen/mensen (de verzekeringsmaatschappij weigert de kosten te vergoeden of factureert de kosten door aan de werkgever) evenals alle andere kosten aangerekend door de leasemaatschappij en of tegenpartij.

Artikel 9 – onderbrekingen van de loopbaan
Vakantie
Tijdens vakantieperiodes en wettelijke feestdagen kan het personeelslid vrij beschikken over de fiets.
Voltijdse schorsing
Tijdens een volledige onderbreking van zijn arbeidsprestaties (bijvoorbeeld door loopbaanonderbreking, zorgkrediet, arbeidsongeschiktheid, onbetaald verlof, bevallingsverlof, arbeidsongeval,…) heeft het personeelslid het recht de fiets te behouden.
In het geval de arbeidsprestaties volledig onderbroken worden/de arbeidsovereenkomst volledig geschorst wordt, blijft de aanrekening op de eindejaarstoelage en/of vakantiedagen ongewijzigd.
Het personeelslid kan ook beslissen  het contract voortijdig stop te zetten en dan gelden dezelfde regels zoals in artikel 10 beschreven.
Deeltijdse tewerkstelling of deeltijdse schorsing
In geval van deeltijds werken of een deeltijdse onderbreking van de arbeidsprestaties mag het personeelslid blijven beschikken over de fiets. De kostprijs voor het voordeel blijft onverminderd van toepassing.
Beroepsziekte en arbeidsongeval
Ingeval van beroepsziekte en arbeidsongeval blijft het contract doorlopen.

Artikel 10 - Looptijd en einde van het contract
Artikel 10.1 - Einde van het leasecontract
De leasefiets wordt aan het personeelslid ter beschikking gesteld voor een periode van 36 maanden. Gedurende deze periode blijft de fiets eigendom van de fietsleasemaatschappij.
Normaliter neemt de leasemaatschappij bij het einde van de leasetermijn de fiets inclusief de gekozen opties en accessoires terug. Het personeelslid kan er ook voor kiezen om de leasefiets inclusief opties en accessoires over te nemen. Hij dient tijdig (anderhalve maand voor het einde van de fietslease) zijn keuze mee te delen aan de fietsleasemaatschappij.
Het personeelslid kan in beide gevallen opnieuw instappen in een nieuw fietsleasecontract.
Het ongebruikte saldo van het servicebudget wordt overgezet (zie artikel 5.2) naar een volgend fietscontract, indien men binnen de 6 maanden na het einde van het leasecontract een nieuwe fiets bestelt bij o2o.
Het personeelslid neemt de fiets over, inclusief de gekozen opties en accessoires
De fietsleasemaatschappij stuurt het personeelslid een factuur met de restwaarde die werd vastgelegd in de offerte. Zodra het personeelslid de betaling heeft uitgevoerd, wordt het eigenaar van de fiets in de staat waarin die zich bevindt. De aankoop gebeurt rechtstreeks tussen het personeelslid en de leasemaatschappij, zonder tussenkomst van de werkgever. De betaling moet 2 weken voor het einde van de huurtermijn voltrokken zijn. Meer informatie omtrent de voorwaarden en werking hieromtrent zijn te vinden via myo2o Biker.
Het personeelslid levert de fiets in
Het personeelslid levert zijn fiets in zoals deze door de fietshandelaar werd geleverd, met alle opties die bij levering aanwezig waren. Accessoires die het personeelslid inbouwde of aanbracht mogen worden verwijderd op voorwaarde dat men de fiets niet beschadigt. Zie artikel 11 voor de werkwijze.

Artikel 10.2 - Vroegtijdige beëindiging van het contract
Er wordt door de werkgever automatisch vroegtijdig een einde gesteld aan de terbeschikkingstelling van de leasefiets:
•    bij ontslag (zowel op initiatief van het personeelslid als de werkgever);     
•    bij pensioen;
•    bij overlijden.
Let op: de bepalingen met betrekking tot een vroegtijdig einde van de leasetermijn zijn al van toepassing vanaf de definitieve bestelling van de leasefiets, dus desgevallend voorafgaand aan de levering ervan.
Bij diefstal en totaal verlies van de leasefiets zal het contract eveneens vroegtijdig beëindigd worden (zie verder).
Bij vroegtijdige stopzetting heeft het personeelslid de keuze tussen de fiets overkopen of de fiets inleveren bij de leasemaatschappij. Deze keuze dient vast te liggen voor de laatste loonverwerking van het personeelslid.

Het personeelslid wenst de leasefiets over te nemen
De fietsleasemaatschappij zal een bedrag aan het personeelslid voorstellen. Dit bedrag zal de fietsleasemaatschappij rechtstreeks aan het personeelslid factureren.
De overnameprijs is samengesteld als som van:
De waarde van de leasefiets, inclusief de opties en accessoires, op het ogenblik dat deze wordt overgenomen. De waarde wordt berekend door middel van de lineaire afschrijving van de initiële catalogusprijs van de bedrijfsfiets, inclusief de opties en accessoires, bij de start van de huurtermijn, naar de residuele waarde ervan op het einde van de voorziene leasetermijn. De lineaire afschrijving verloopt over een termijn die gelijk is aan de initieel voorziene leasetermijn. De residuele waarde bij afloop van de voorziene leasetermijn bedraagt 16% van de catalogusprijs van de artikelen. Tussen de dag van definitieve bestelling en de dag van levering blijft de totale catalogusprijs aangehouden.

–    Het te veel of te weinig opgenomen servicebudget. Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget min het servicebudget waarop het personeelslid recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve huurtermijn.

–    Een administratieve vergoeding van €121 incl. BTW.

Grafiek vroegtijdig einde overeenkomst: voorbeeld met 16% overnameprijs van de fiets, opties en accessoires exclusief verrekening servicebudget en administratieve vergoeding.




Het personeelslid wenst de leasefiets niet over te nemen
Als het personeelslid de leasefiets niet wil overnemen, geeft het de fiets, en alle bijhorende documenten en alle opties die bij levering van de fiets aanwezig waren of nadien gemonteerd werden, terug. Zelf toegevoegde accessoires worden eigendom van het personeelslid en moeten niet teruggegeven worden.
Het personeelslid zal eveneens een bedrag moeten betalen dat bestaat uit een vroegtijdige verbrekingsvergoeding. Dit bedrag wordt aan het personeelslid gefactureerd door de fietsleasemaatschappij.

De verbrekingsvergoeding is samengesteld als som van:
-    De waarde van de leasefiets, inclusief de opties en accessoires, op het ogenblik dat de leasefiets wordt teruggegeven. De waarde wordt berekend door middel van de lineaire afschrijving van de initiële catalogusprijs van de bedrijfsfiets, inclusief de opties en accessoires, bij de start van de huurtermijn, naar de residuele waarde ervan op het einde van de voorziene leasetermijn. De lineaire afschrijving verloopt over een termijn die gelijk is aan de initieel voorziene leasetermijn. Deze waarde wordt verminderd met de residuele waarde van de leasefiets (met uitsluiting van de opties en accessoires) bij afloop van de voorziene leasetermijn. De residuele waarde bij afloop van de voorziene leasetermijn bedraagt 16% van de catalogusprijs van de artikelen. Tussen de dag van definitieve bestelling en de dag van levering blijft de totale catalogusprijs aangehouden.
-    Het te veel of te weinig opgenomen servicebudget. Dit bedrag wordt bepaald als het verschil tussen het opgenomen servicebudget min het servicebudget waarop de werknemer recht had, bepaald pro rata volgens de effectieve huurtermijn.
-      Een administratieve vergoeding van €121 incl. BTW.

Artikel 10.3 - Overlijden
Bij overlijden zal het fietsleasecontract eindigen en moet de fiets worden teruggegeven aan de fietsleasemaatschappij. De werkgever betaalt de kosten van de vroegtijdige verbrekingsvergoeding.

Artikel 10.4 – Privatisering van bepaalde diensten
Als de organisatie zou overgaan tot privatisering van bepaalde diensten en de overeenkomst met het personeelslid als gevolg hiervan stopt, zal het fietsleasecontract eindigen en moet de fiets worden teruggegeven aan de fietsleasemaatschappij. De werkgever betaalt de kosten van de vroegtijdige verbrekingsvergoeding.

Artikel 10.5 – Bij diefstal of totaal verlies van de fiets
Bij diefstal van de fiets
Als de fiets gestolen wordt, brengt het personeelslid de fietsleasemaatschappij hiervan onmiddellijk op de hoogte. Het leasecontract voor die fiets neemt automatisch een einde op de dag van de diefstal of het verlies na een eventuele wachttermijn bepaald door de verzekering. De schade wordt geregeld via de  fietsverzekering tegen diefstal en schade (cf. Artikel 5.4).
Bij totaal verlies van de fiets
Als de fiets totaal verlies is, neemt het fietsleasecontract automatisch een einde op de dag van het schadegeval. De schade wordt geregeld door de fietsverzekering tegen diefstal en schade (cf. Artikel 5.4).

Artikel 10.6 – Uitsluiting uit het fietsprogramma door de werkgever
Het personeelslid kan uit het fietsprogramma worden uitgesloten:
•    wegens het herhaaldelijk niet, niet tijdig en/of niet behoorlijk nakomen van de verplichtingen vervat in dit reglement, mits het personeelslid hier schriftelijk op gewezen werd;
•    wegens herhaaldelijke zware schade aan de fiets door de eigen fout van de gebruiker;
•    wegens het beëindigen van de verzekering door de verzekeraar omwille van fouten te wijten aan de gebruiker;
•    wegens het veroorzaken van een ongeval waarbij de bestuurder in staat van dronkenschap of onder invloed van verdovende middelen is;
•    na twee totale verliezen waarbij de gebruiker niet in zijn recht werd verklaard.

Artikel 11 - Inleveren van de fiets
De leasefiets, inclusief slot en sleutels, opties en accessoires, dient op het afgesproken tijdstip op de afgesproken locatie aanwezig te zijn, in volgende staat:
-    Op het ogenblik van teruggave moet de fiets zich in goede staat bevinden, voorzien van alle originele of gelijkwaardige onderdelen. Hiermee wordt bedoeld in een toestand die beantwoordt aan een normaal gebruik. Volgende schade wordt hierbij getolereerd:
o    Kleine krassen in het frame en onderdelen eigen aan het gebruik van een fiets. Putten en grote krassen zijn niet aanvaardbaar. Het frame mag geen tekenen van oxidatie vertonen.
o    Gebruikersslijtage van alle slijtagegevoelige onderdelen: banden, remmen, aandrijving, kabels, handvaten, zadel, pedalen, rekje. Alle onderdelen dienen wel in goede werkende staat te zijn en slijtage mag niet ten koste van de veiligheid gaan. De slijtage mag evenmin het gevolg zijn van een gebrek aan onderhoud en herstellingen, overeenkomstig artikel 6.2.
o    Specifiek voor elektrische fietsen: gebruikelijke capaciteitsvermindering van de batterij.
-    Specifiek voor speed pedelec elektrische fietsen dienen het inschrijvingsformulier en het gelijkvormigheidsattest eveneens teruggegeven te worden bij de teruggave van de fiets.
-    Op het ogenblik van teruggave moet de fiets volledig schoongemaakt zijn.

Ingeval de fiets op het ogenblik van teruggave niet voldoet aan bovenvermelde afspraken, zullen de hieraan gerelateerde kosten ten laste van het personeelslid zijn.
Wordt de fiets niet teruggeven op het afgesproken tijdstip, dan kan de leasingmaatschappij de fiets zonder formaliteit en met behoud van andere rechten terugnemen, waar die zich ook bevindt.
De kosten en een schadeloosstelling voor het gebruik van de fiets in die periode worden integraal aan het personeelslid aangerekend.
Kan de leasingmaatschappij de fiets uiteindelijk niet terugnemen, dan blijft het personeelslid aansprakelijk voor alle schade en kosten voor het verlies van de fiets en/of opties.
Meer informatie over het einde van de huurtermijn, de vereisten in geval van teruggave en de gevolgen indien niet aan de voorwaarden is voldaan, zijn online te vinden via myo2o Biker.

Artikel 12 – Nieuwe fiets
Ingeval het personeelslid tijdens het lopend huurcontract een nieuwe leasefiets bestelt, mag het de nieuwe leasefiets ten vroegste op de dag van het einde van het lopende huurcontract in ontvangst nemen. Het personeelslid meldt deze vroegst mogelijke datum van ontvangst aan de fietshandelaar bij het opvragen van een offerte.
Indien het personeelslid de nieuwe leasefiets nog tijdens het lopende huurcontract in ontvangst neemt, wordt het lopende contract vroegtijdig beëindigd met als einddatum de datum van ontvangst van de nieuwe leasefiets. De voorwaarden van vroegtijdig einde contract zijn dan van toepassing (artikel 10.2).

Artikel 13 – Eindbepaling
Indien één of meerdere bepalingen van dit reglement ongeldig of niet toepasbaar zouden zijn, heeft dit niet de ongeldigheid of niet-toepasbaarheid van het gehele reglement tot gevolg. In voorkomend geval zal te goeder trouw onderhandeld worden om de getroffen bepalingen te vervangen door andere, die de inhoud ervan zo veel mogelijk benaderen en zo goed mogelijk aansluiten bij de inhoud en doelstellingen van het reglement.
Het personeelslid verbindt er zicht toe om alle bepalingen van het reglement stipt na te leven. Ingeval van enige schade voor de werkgever als gevolg van het niet-naleven van de bepalingen van dit reglement, wordt dit beschouwd als een zware fout in de zin van artikel 18 van de Arbeidsovereenkomstenwet, waarvoor het personeelslid aansprakelijk is.
Het fietsplan, en het voorliggend reglement dat de praktische modaliteiten hiervan bevat, treden in werking op 1 januari 2024. De werkgever behoudt zich het recht voor het fietsplan – in het kader waarvan het personeelslid een leasefiets kan verwerven – eenzijdig stop te zetten. In voorkomend geval zal het personeelslid deze fiets kunnen behouden tot het einde van de voorziene huurtermijn. Na afloop zal evenwel geen nieuwe leasefiets meer kunnen worden verworven.

Bijlage 1: Voorbeeldberekening voor de berekening van het theoretisch budget na de omzetting van de eindejaarstoelage en vakantiedagen

1.    VOORBEELD BEREKENING THEORETISCH BUDGET EINDEJAARSTOELAGE

Noot vooraf: bij de berekeningen wordt geen rekening gehouden met het feit dat het verminderen of wegvallen van de eindejaarstoelage tot een lagere socialezekerheidsuitkering (bijv. een lager pensioen) van het contractueel aangesteld personeel kan leiden
Hypothesen:
-    Gemiddeld bruto loon van 38.500 euro per jaar
-    Variabel bedrag van 3,6% (cf. sectoraal akkoord 9 juni 2021)
-    Berekening met toepassing van het forfaitaire bedrag van de eindejaarstoelage 2021.

Eindejaarstoelage 2021 op brutoloon van 38.500 euro bedraagt 1298,08 euro vast bedrag + 3,6% variabel bedrag (1.386 euro) = 2.684,08 euro.
Werkgeversbijdragen op de eindejaarstoelage van een personeelslid van een lokaal bestuur:
-    Voor de vastbenoemde personeelsleden is een sociale zekerheidsbijdrage van 15,48% verschuldigd op het bedrag van het vast gedeelte van de eindejaarstoelage dat hoger is dan het bedrag toegekend in 1990. Voor 2021 komt dat geïndexeerd neer op 366,34 euro. Het bedrag waarop sociale zekerheidsbijdragen worden berekend, wordt als volgt bepaald: [forfaitair gedeelte 2021 – vrijgesteld bedrag 2021]. Dus 1.298,08 euro – 366,34 euro = 931,74 euro. Dit is het bedrag waarop de sociale zekerheidsbijdrage van 15,48% verschuldigd is.
931,74 euro x 15,48% = 144,23 euro.
-    Voor de contractuele personeelsleden is de eindejaarstoelage integraal onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen. Die bedraagt 28,86%. Opgelet, het precieze bijdragepercentage kan nog lichtjes wijzigen (zoals voor het Asbestfonds).
2.684,08 euro x 28,86% = 774,63 euro

Samenvattend overzicht:

2.    VOORBEELD BEREKENING THEORETISCH BUDGET VAKANTIEDAGEN

Vaststellingen
-    Voor een voltijdse betrekking geldt een 38-uren werkweek
-    Dit maakt dat een volledig werkjaar uit 1976 uren bestaat
-    En een werkdag uit 7,6u in een 5-dagen werkweek
Formule voor de berekening van het theoretisch budget =
-    Jaarsalaris/1796 uren = uur-salaris
-    Uur-salaris * 7,6 uren = waarde van 1 dag vakantie
Hypothese: Gemiddeld bruto loon van 38.500 euro per jaar
-    38.500 euro bruto jaarsalaris  /1976= 19,48 euro per uur
-    19,48 euro per uur * 7,6 uren = 148,05 euro
Het theoretisch budget voor 1 vakantiedag bedraagt bij een bruto jaarsalaris van 38.500 euro 148,05 euro/per vakantiedag.

Bijlage 2: Voorbeeldberekening van de impact van fietsleasing op de wettelijke pensioenopbouw bij een bruto jaarloon onder het wettelijk pensioenplafond

Hypothesen:
-    Gemiddeld bruto loon van 38.500 euro per jaar
-    Gehuwd
-    Partner met inkomsten
-    1.603,08 euro eindejaarstoelage wordt omgezet in fietsleasing

Conclusie: Het wettelijk pensioen zal voor 1/45e dalen met 21,37 euro per jaar of 1,78 euro per maand, indien 1.603,08 euro wordt omgezet in een fietslease en het bruto jaarloon onder de pensioengrens ligt.
Voor statutaire medewerkers en voor contractuele medewerkers met een brutojaarloon boven het wettelijk pensioenplafond is er geen impact van de fietsleasing op de wettelijke pensioenopbouw.