Besluit  Gemeenteraad

Erkenning en de aanpassingen van de statuten van de gemeentelijke cultuurraad Tervuren 
Hoofdstuk 1 ERKENNING
Artikel 1.
De Raad voor Cultuurbeleid (hierna: de Cultuurraad Tervuren, afgekort CRT) wordt voor de periode van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2031 erkend als gemeentelijk adviesorgaan in uitvoering van het Decreet betreffende de organisatie van het overleg en de advisering van het Lokaal Cultuurbeleid van 6 juli 2012.
De CRT is de lokale adviesraad bevoegd voor cultuurgerelateerde aangelegenheden in de ruime zin van het woord.
De adviesraad wordt opgericht conform de geldende reglementering en heeft als doel het lokale cultuurbeleid te versterken.
De zetel van de CRT is gevestigd op volgend adres: Markt 7A Bus 2, 3080 Tervuren.
De afdeling Vrije Tijd ondersteunt de werking van de CRT en faciliteert overleg en samenwerking.
De leden van de CRT dragen bij aan de ontwikkeling van het culturele leven in de gemeente.

Hoofdstuk 2 DOELSTELLINGEN
Artikel 2. Het gemeentebestuur en het Autonoom Gemeentebedrijf Bexit (hierna : AGB) betrekken de CRT bij de voorbereiding en uitvoering van het gemeentelijke cultuurbeleid, door hem hierover te informeren en om advies te vragen.
De CRT wordt om advies gevraagd over alle aangelegenheden die vallen onder de culturele materies bedoeld in artikel 4, punten 1 tot en met 10, met uitzondering van de punten 7 en 9 van de Bijzondere Wet van 8 augustus 1980 tot Hervorming der Instellingen.
Daarnaast heeft de CRT het recht om op eigen initiatief over alle beleidsdossiers, waarvan hij vindt dat er culturele belangen in het geding zijn, advies uit te brengen aan Het gemeentebestuur en het AGB.
Artikel 3. In functie van deze adviserende opdracht, zal de CRT:
•    Informatie verzamelen over het cultureel leven en de culturele behoeften in het werkingsgebied;
•    Overleg, coördinatie en samenwerking tussen de betrokken culturele organisaties bevorderen en organiseren
•    Inspraak van de brede bevolking stimuleren bij de opbouw van het gemeentelijk cultuurbeleid.
De CRT heeft bovendien als opdrachten:
•    Oog hebben voor de deelname van alle lagen van de bevolking aan het culturele leven in het werkingsgebied;
•    Het mogelijk maken of het zelf nemen van op de behoeften afgestemde initiatieven in de culturele sector;
•    Het medebeheer van de gemeentelijke culturele accommodaties, zoals bepaald in de artikels 8 en 9 van de cultuurpactwet van 16 juli 1973 en zoals nader omschreven in het decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012.
Artikel 4.
De CRT zal een huishoudelijk reglement over de verdere uitwerkingen van samenstelling en zijn werking ter bekrachtiging voorleggen op de gemeenteraad. Dit huishoudelijk reglement zal minimaal de volgende elementen bevatten, die conform moeten zijn met de bepalingen van de cultuurpactwet van 16 juli 1973 en van het decreet lokaal cultuurbeleid van 6 juli 2012.
•    Regels voor de samenstelling van het bestuur van de CRT
•    Regels voor de organisatie en de interne werking van de CRT
•    Wijze van toezicht over de financiële middelen van de CRT

Hoofdstuk 3: SAMENSTELLING EN LEDEN
Artikel 5. Samenstelling stemgerechtigde leden en lidmaatschap
Maximaal twee derde van de stemgerechtigde leden mag tot hetzelfde geslacht behoren; anders is het uitgebrachte advies niet rechtsgeldig.
Het lidmaatschap van de CRT blijft geldig tot en met 30 juni 2031.
Artikel 6. Samenstelling van de Cultuurraad Tervuren
De CRT is samengesteld uit de volgende vier categorieën:
1.    Experten
Iedereen die, als vrijwilliger of professioneel, een relevante expertise heeft opgebouwd en kan bijdragen aan het kwalitatief adviseren van het lokaal cultuurbeleid. Experten engageren zich actief voor de opdracht van de CRT. Hieronder vallen o.a. actoren uit het culturele middenveld en organisaties die betrokken zijn bij cultuur in Tervuren.
2.    Gebruikers en participanten
Personen die deelnemen aan of betrokken zijn bij het culturele leven in Tervuren kunnen aansluiten bij de CRT. Dit omvat individuele cultuurgebruikers, leden van verenigingen en andere belanghebbenden die een actieve rol spelen in het culturele aanbod.
3.    Vertegenwoordiging vanuit het lokaal bestuur
De schepen(en) bevoegd voor cultuur en verenigingen word(t)(en) als waarnemer (niet-stemgerechtigd) toegevoegd. Een gemeentelijk ambtenaar ondersteunt bijkomend de werking van de CRT en woont de vergaderingen bij om informatie te verschaffen.
4.    De CRT kan steeds externe deskundigen uitnodigen om de vergadering bij te wonen als waarnemend lid.
Enkel de eerste drie categorieën maken integraal deel uit van de Algemene Vergadering. De Algemene Vergadering is bevoegd voor het wijzigen van de statuten, het benoemen van de leden van het bestuur en alle vragen die haar door het bestuur worden voorgelegd.

Tijdens de lopende erkenningsperiode kunnen leden uit categorie 1 (experten) en categorie 2 (gebruikers en participanten) op elk moment worden vervangen of toetreden tot de cultuurraad
Voorwaarden:
Leden uit categorie 1 (experten) en categorie 2 (gebruikers/participanten):
•    mogen geen politiek mandaat bekleden
•    dienen actief deel uit te maken van het verenigingsleven in Tervuren en/of te wonen in Tervuren
Artikel 7. Bestuur en werkgroepen
1. Bestuur
•    Het bestuur wordt samengesteld uit leden van de CRT, zowel experten (categorie 1) als gebruikers/participanten (categorie 2).
•    Leden kunnen tot het bestuur toetreden door te reageren op een oproep, zich spontaan kandidaat te stellen tijdens de Algemene Vergadering, of door hun kandidatuur via e-mail aan een bestuurslid te bezorgen.
•    Aan het begin van een nieuwe beleidsperiode wordt het bestuur samengesteld. Dit proces wordt begeleid door een gemeentelijk ambtenaar en gebeurt in functie van de nieuwe erkenning van de gemeentelijke cultuurraad van Tervuren en uiterlijk tegen het einde van de lopende erkenningsperiode op 30 juni 2031.
•    Op de eerste vergadering van een nieuw samengesteld bestuur worden functies aangeduid. Minimaal wordt er een voorzitter aangeduid. Indien de CRT een budget beheert, wordt ook een penningmeester aangeduid. Deze functies mogen niet door dezelfde persoon worden opgenomen.
•    Het bestuur komt minimaal vier keer per jaar samen en is verantwoordelijk voor:
o    Het opmaken van een jaarplanning;
o    Het selecteren en verdelen van leden over adviesvergaderingen en werkgroepen;
o    Het opvolgen en organiseren van de activiteiten van de CRT;
o    Het uitvaardigen van adviezen zoals omschreven in hoofdstuk 4 en 5.
•    De vertegenwoordiger(s) van het lokaal bestuur kunnen de vergaderingen van het bestuur bijwonen ter ondersteuning en om informatie te verschaffen.
2. Werkgroepen
•    De CRT werkt in een open en praktijkgerichte structuur met werkgroepen rond specifieke culturele thema’s of projecten.
•    Leden en externe deskundigen kunnen deelnemen aan werkgroepen op basis van hun interesse en expertise.
•    De werkgroepen formuleren adviezen en voorstellen ter versterking van het lokale cultuurbeleid.
Artikel 8. Vervanging
Leden kunnen zich laten vervangen door een plaatsvervanger, mits deze voldoet aan de voorwaarden zoals bepaald in artikel 6.

Hoofdstuk 4 INFORMATIE
Artikel 9. Informatiedoorstroming en adviesfunctie
Om de adviesfunctie van de CRT mogelijk te maken, wordt het bestuur tijdig op de hoogte gehouden van relevante agendapunten. Dit betreft:
•    De gemeenteraad
•    De raad van bestuur van Bexit
•    De gemeenteraadscommissie bevoegd voor cultuurbeleid
•    De vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen waarvoor de CRT adviesbevoegdheid heeft.
Deze informatie wordt tijdig verstrekt via e-mail of een ander digitaal communicatiekanaal, zodat de betreffende CRT-leden de nodige documenten tijdig kunnen inkijken en voorbereiden.
Tijdens de bestuursvergaderingen van de CRT geeft de schepen van cultuur of een medewerker van de afdeling Vrije Tijd bijkomende toelichting en duiding bij deze agendapunten.
Artikel 10. Wanneer het gemeentebestuur of het AGB de CRT om advies vraagt, zal het bij de adviesvraag alle nodige informatie voegen. Tevens hebben de bestuursleden van de CRT het recht op inzage in alle documenten en dossiers die betrekking hebben op de adviesvraag, tenzij er wettelijke bezwaren zijn. Dit inzagerecht kan uitgeoefend worden via de algemeen directeur of via een door hem aangeduide ambtenaar.
Wanneer de CRT op eigen initiatief een advies wenst uit te brengen, kan hij steeds informatie opvragen aan de algemeen directeur, die deze informatie ter beschikking zal stellen tenzij er wettelijke bezwaren zijn. De schriftelijke verzoeken om informatie vanwege de CRT zullen binnen de 14 dagen beantwoord worden door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen, ofwel door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.

Hoofdstuk 5 ADVIES
Artikel 11. Advies vragen
Het gemeentebestuur of het AGB zal de vragen om advies steeds schriftelijk stellen, met:
•    een duidelijke omschrijving van de concrete vraag;
•    opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden waarmee de adviesgever moet rekening houden;
•    opgave van de uiterste datum van inlevering van het advies bij het gemeentebestuur of het AGB.
Het gemeentebestuur of het AGB zal de CRT minimaal een termijn van 6 weken geven te rekenen vanaf de datum van ontvangst van de adviesvraag door de CRT. Slechts om uitzonderlijke redenen en in onderlinge afspraak tussen de CRT en het gemeentebestuur of het AGB kan de termijn verlengd of verkort worden.
Artikel 12. Advies geven
De CRT zal de uitgebrachte adviezen steeds schriftelijk bezorgen aan het gemeentebestuur of het AGB. Hij zal in de adviezen melding maken van:
•    de wijze waarop het advies tot stand kwam met een duidelijke opgave van welke betrokkenen op welke manier geconsulteerd werden;
•    de argumentatie die geleid heeft tot de standpuntbepaling in het advies;
•    een duidelijke weergave van het standpunt van de CRT, met vermelding van afwijkende meningen of minderheidsstandpunten.
De tekst van de adviezen maakt steeds deel uit van het dossier dat wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur, het AGB of de hogere overheid.
Artikel 13. Advies beantwoorden
Het gemeentebestuur of het AGB zal binnen een termijn van 6 weken te rekenen vanaf de ontvangst van het advies een schriftelijk gemotiveerd antwoord op het advies bezorgen aan de CRT. Slechts om uitzonderlijke redenen en in onderlinge afspraak tussen de CRT en het gemeentebestuur of het AGB kan de termijn verlengd of verkort worden.
Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het gemeentebestuur of het AGB binnen de 6 weken een antwoord bezorgen met melding van het verdere procedureverloop en met opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan de CRT zal bezorgd worden.

Hoofdstuk 6 ONDERSTEUNING
Artikel 14. Het gemeentebestuur zal de CRT ondersteunen door:
•    In het meerjarenplan jaarlijks een budget voor de financiering van de werking op te nemen. De controle op de aanwending van het budget zal gebeuren door het gemeentebestuur en de afdeling Vrije Tijd;
•    Administratieve en logistieke ondersteuning door de gemeentelijke diensten te voorzien, alsook door een ambtenaar ter beschikking te stellen voor het bijwonen en ondersteunen van de vergaderingen van de CRT.
De concrete uitwerking hiervan zal gebeuren door het gemeentebestuur in overleg met de CRT.
Artikel 15. Het gemeentebestuur zorgt voor de nodige verzekeringspolissen om de risico's van ‘Burgerlijke Aansprakelijkheid’, ‘Rechtsbijstand’ en ‘Lichamelijke Ongevallen’ voor de bestuursleden van de CRT te dekken.

Hoofdstuk 7 SLOTBEPALINGEN
Artikel 16. Aan deze statuten voor de CRT kunnen maar wijzigingen door de gemeenteraad aangebracht worden na voorafgaande besprekingen met de CRT, die tevens moet gevraagd worden om een schriftelijk advies uit te brengen.
Artikel 17. Het raadsbesluit van 25 juni 2019 over het organiek reglement voor de gemeentelijke raad voor cultuurbeleid wordt opgeheven op 1 juli 2025 en dit raadsbesluit treedt in werking op 1 juli 2025.